PULTEVENT
Как забронировать ведущего на декабрь: 10 шагов и чек-лист за месяц
Сезон уже идёт: пятницы декабря разбирают в сентябре и октябре. Меня зовут Руслан Барашкин, веду с 2014 года. Ниже — как выглядит бронирование от первого сообщения до вечера, что нужно от вас на каждом шаге и чем заняться за месяц до даты.
Руслан Барашкин — ведущий мероприятий, Москва, Московская область и Санкт-Петербург
Беру заказы на декабрь. Напишите дату — отвечу, свободна ли она, в течение часа. Если день занят, честно скажу об этом сразу, а не буду тянуть неделю.
Веду с 2014 года, провёл более 500 праздников. Лучший ведущий Москвы 2024 и лучший ведущий Санкт-Петербурга 2023 по версии TOP 100 Awards. Работаю в паре со своим DJ — договариваться нужно с одним человеком.
★ Первые 48 часов бесплатно, без карты
Бронирование ведущего устроено проще, чем кажется, и ломается всегда в одном месте: заказчик считает дату занятой после переписки, а ведущий — после аванса. В промежутке приходит вторая компания, готовая подтвердить сегодня, и день уходит к ней. Обид на этом рынке больше всего именно по этой причине.
Ниже разложено, как это работает у меня: десять шагов, на каком из них дата действительно становится вашей, что я делаю сам и что нужно от вас. Отдельно — чек-лист за месяц до вечера, по которому видно, всё ли готово, и который одинаково полезен, даже если вы позовёте другого ведущего.
Десять шагов от первого сообщения до вечера
1 Первое сообщение
Самый быстрый способ узнать про дату. Три строки: число, площадка или район, примерное количество гостей. Этого хватает, чтобы ответить по существу.
Как провести. Пишите в Telegram — там я отвечаю быстрее всего. Если дата занята, скажу об этом сразу; тянуть неделю «на всякий случай» смысла нет ни вам, ни мне.
2 Короткий созвон
Пятнадцать минут голосом. Нужны, чтобы понять, совпадаем ли мы вообще: какой вечер вы хотите, что было в прошлые годы, чего точно не должно быть.
Как провести. На этом созвоне я иногда говорю, что не подхожу под задачу. Так бывает: если компания хочет шоумена с громкими конкурсами, лучше узнать об этом сейчас, а не в декабре.
3 Предложение под ваш вечер
Не прайс-лист, а структура вечера под конкретную компанию и площадку: что происходит по времени, где интерактив, где официальная часть, что нужно от площадки.
Как провести. Стоимость считается под ваш вечер: дата, длительность, площадка, объём программы, нужен ли DJ. Правим структуру, пока она не совпадёт с тем, что вы хотите получить.
4 Договор
Обычный документ с датой, временем, адресом, составом работ и порядком расчётов. Нужен обеим сторонам, а компаниям — ещё и для бухгалтерии.
Как провести. В договоре фиксируются дата, время начала и окончания, адрес площадки, что входит в работу и что происходит при переносе. Отдельно прописывается время моего заезда на площадку.
5 Аванс и фиксация даты
Единственный момент, после которого день перестаёт быть свободным. До аванса дата остаётся открытой для других заявок, даже если мы неделю переписывались.
Как провести. Размер аванса и остатка обсуждается индивидуально и фиксируется в договоре. После него я никому не отдаю этот день — и в декабре это единственный работающий механизм.
6 Бриф
Главный содержательный этап. Сорок минут разговора, из которых вырастает весь персональный слой вечера: люди, история компании, границы.
Как провести. Спрашиваю про состав, возраст, удалёнщиков, конфликты, запретные темы, отношение руководителя к вечерам, что было в прошлом году и что тогда не понравилось.
7 Материалы от компании
Награды, факты года, фотографии, имена. Без этого вечер получится хорошим, но универсальным — таким, который можно перенести в любую другую компанию.
Как провести. Присылаю форму, в которую вы вписываете номинации с деталями, факты года и ударения в фамилиях. Час работы HR превращается в самую сильную часть вечера.
8 Работа с площадкой
Технический слой: звук, экран, розетки, время заезда, тайминг подачи блюд, кто отвечает за зал в этот вечер. Обычно самая скучная и самая полезная часть подготовки.
Как провести. Списываюсь с менеджером сам и задаю свой список вопросов. Вам остаётся дать телефон и не удивляться, если площадка потом позвонит вам уточнить пару вещей.
9 Финальный тайминг
Один документ, где рядом стоят строки кухни, программы, подрядчиков и фотографа. Рассылается всем участникам, чтобы никто не действовал по своей версии вечера.
Как провести. В тайминге отдельно помечено, что сокращается первым, если вечер поплывёт по времени. В декабре он плывёт почти всегда, и лучше решить это заранее, чем на ходу.
10 День вечера
Приезд за два часа, монтаж, проверка звука и экрана, планёрка с подрядчиками, репетиция выходов с награждением. Дальше — сам вечер.
Как провести. Прошу назначить со стороны компании одного человека, который может принимать решения в течение вечера. Согласовывать перенос блока с тремя людьми по очереди в разгар праздника невозможно.
Почему декабрь заканчивается в октябре
Рабочих вечеров в декабре немного. Компании хотят вторую половину месяца, вечер пятницы и не хотят двадцать девятое число. В итоге весь спрос сходится примерно на десяти датах, и они закрываются первыми — обычно к концу октября.
Дальше действует простая арифметика: у ведущего один вечер в один день. Никакие переговоры, симпатии и намерения этого не меняют. Поэтому компания, которая готова подтвердить дату в сентябре, всегда обходит компанию, которая согласовывает бюджет до ноября.
Практический вывод для заказчика: если вечер точно будет, дату лучше закрепить раньше, чем финализировать программу. Программу можно править до последней недели, а день — нет. Обратный порядок стоит компаниям хороших дат каждый год.
Чек-лист за месяц до вечера
Пройдитесь по списку — он одинаково полезен с любым ведущим:
- Дата и площадка подтверждены договором, депозит внесён, время начала и окончания зафиксировано письменно.
- Известно, во сколько подают горячее и до скольких можно шуметь в зале.
- Проверено, есть ли экран или проектор, какой у него вход и виден ли он от дальних столов.
- Есть телефон человека, который будет отвечать за зал именно в ваш вечер.
- Разослано приглашение с адресом, временем, дресс-кодом и информацией про парковку.
- Собран список наград с формулировками, деталями и ударениями в фамилиях.
- Собраны факты года для персональной части программы.
- Определён один человек со стороны компании, который принимает решения в день вечера.
- Подрядчики знают общий тайминг: фотограф, кейтеринг, артисты, декоратор.
- Решено, что делать, если приедет заметно меньше людей, чем заявлено.
Что входит в работу ведущего, а что нет
Входит: подготовка сценария под вашу компанию, созвон-бриф, переговоры с площадкой по технике и таймингу, сведение подрядчиков в один документ, приезд за два часа до гостей, монтаж и проверка оборудования, репетиция выходов с награждением, ведение вечера целиком и работа с музыкой в паре с DJ.
Не входит: аренда площадки, кейтеринг, декор, фотограф, видеооператор, артисты, полиграфия и подарки. Всё это компания заказывает сама — но я помогаю состыковать их по времени и говорю, о чём с ними стоит договориться заранее.
Отдельный вопрос — звук и свет. Иногда достаточно комплекта площадки, иногда его надо привозить. Это решается на этапе предложения, под конкретный адрес, и попадает в смету честно, а не всплывает в декабре как сюрприз.
Экранная часть программы приезжает вместе со мной: интерактивы веду через свою платформу, вам ничего покупать и настраивать не нужно. От площадки требуется только экран или проектор и интернет в зале — и это я проверяю до вечера, а не при гостях.
Частые сложности и что с ними делать
Бюджет ещё не согласован. Обычная ситуация в сентябре. Скажите об этом прямо — я подскажу, до какого срока реально держать дату без аванса, и предупрежу, если на неё появится другой запрос. Тихо ждать хуже: день уйдёт, и никто не будет виноват.
Площадка ещё не выбрана. Не препятствие. Дату можно фиксировать без площадки, а зал добирать потом. Более того, я могу подсказать, о чём спрашивать площадки при выборе — список вопросов есть на странице про корпоратив в ресторане.
Дата может сдвинуться. Скажите об этом до договора: перенос внутри декабря почти всегда упирается в то, что соседние дни уже заняты. Заранее оговорённый запасной день решает вопрос.
Не понимаете, какая программа нужна. Это нормально и решается на брифе. Посмотрите форматы программы и разбор вечера по часам — обычно после этого разговор становится предметным.
Соседние страницы
Выберите формат вечера, под который бронируете дату:
Забронировать дату в декабре
Напишите дату первой строкой — отвечу, свободна она или нет. Всё остальное можно обсуждать потом, а день закрывается только один раз.
Стоимость зависит от даты, площадки и программы — напишите, отвечу в течение часа. Декабрь разбирают с сентября, и первыми уходят пятницы и предпоследняя неделя месяца.
Telegram: @hapholl — самый быстрый способ. Скиньте дату, площадку и число гостей одним сообщением.
Телефон и WhatsApp: 8 962 712 58 15 · WhatsApp · MAX
Сайт: rusikouf.ru · Instagram: @rusikouf
Instagram принадлежит компании Meta, признанной экстремистской организацией, её деятельность запрещена на территории РФ.
Частые вопросы
Когда бронировать ведущего на новогодний корпоратив?
Дата считается забронированной после переписки?
Какой нужен аванс?
Что будет, если корпоратив перенесут или отменят?
Работаете с компаниями по безналичному расчёту?
За сколько дней нужно прислать материалы?
Что если мы определились в последний момент, за неделю до вечера?
Можно сначала встретиться лично?
Смотрите также
Управляйте праздником, звуком, экраном и эмоциями
PULTEVENT объединяет пульт ведущего, DJ-пульт, второй экран, тайминг, интерактивы и CRM. Всё онлайн, без установки тяжёлого софта на ноутбук.
Начать бесплатно