PULTEVENT
Руслан Барашкин о подготовке к вечеру: 12 шагов до входа в зал
Руслан Барашкин, ведущий мероприятий с 2014 года, более 500 праздников. TOP 100 Awards: лучший ведущий Москвы 2024 и лучший ведущий Санкт-Петербурга 2023.
Веду в Москве, Московской области и Санкт-Петербурге. Выезды по России — по договорённости.
★ Первые 48 часов бесплатно, без карты
Работа ведущего видна четыре часа в зале. Всё остальное время её не видно вовсе, и именно поэтому вопрос «а что входит в стоимость?» задают почти на каждой встрече. Ответ простой: входит подготовка, и её заметно больше, чем самого вечера.
Меня зовут Руслан Барашкин, я веду праздники с 2014 года. На один вечер у меня уходит от восьми до двенадцати часов подготовки, а на сложных форматах — больше. Это не растянутое ожидание, а конкретные действия, которые можно перечислить по пунктам.
Ниже двенадцать шагов от первого сообщения до момента, когда я захожу в зал. По каждому — когда он происходит и сколько занимает. Заодно это ответ на вопрос, что именно вы получаете, кроме четырёх часов с микрофоном.
12 шагов подготовки: от первого сообщения до зала
1 Первый ответ в течение часа
На этом этапе решается, разговариваем мы дальше или нет. Заказчик обычно пишет нескольким людям сразу, и скорость ответа значит больше, чем текст.
Как провести. Отвечаю в течение часа, называю, свободна ли дата, и задаю три вопроса: площадка, повод, примерное число гостей. Прайс-листом в ответ не отвечаю никогда.
2 Встреча или созвон на час
Главный этап подготовки. Не презентация себя, а разговор про людей, которые будут в зале, и про то, чего вы на самом деле хотите от вечера.
Как провести. Спрашиваю я, а не вы. Про гостей, про отношения между ними, про прошлые праздники, про то, что вызвало неловкость. К концу разговора у меня есть каркас вечера.
3 Анкета про людей
После встречи присылаю письменные вопросы. Они не про конкурсы и не про оформление, а про гостей: кто кому кем приходится и чем живёт.
Как провести. Прошу заполнять не спеша, в течение недели, и лучше вдвоём. Половина ответов приходит не от заказчика, а от его близких — это нормально и даже полезно.
4 Разговор с тем, кто против
На многих вечерах есть человек, который не хотел ни ведущего, ни программы. Чаще всего это сам виновник торжества или один из родителей.
Как провести. Прошу отдельный короткий контакт с ним и говорю прямо: что вам точно не нужно. Обычно после такого разговора именно этот человек становится опорой вечера.
5 Сбор фактов
То, из чего потом получается вечер «про этих людей», а не «про свадьбу вообще». Истории, привычки, прозвища, совпадения, внутренние шутки.
Как провести. Собираю от трёх-четырёх человек, а не от одного: у каждого своя часть картины. Ничего не выношу к микрофону без разрешения того, чья это история.
6 Черновик тайминга
Первая версия расписания с часами и блоками. На этом этапе почти всегда выясняется, что день не сходится: где-то не хватает часа, где-то он лишний.
Как провести. Собираю тайминг от точки рассадки назад и присылаю вам с пометками, что именно не помещается. Дальше правим вместе, обычно за два-три круга.
7 Согласование с площадкой
Площадка знает то, чего не знает заказчик: время подач, ограничения по громкости, где розетки, как ставится экран, во сколько уходит персонал.
Как провести. Связываюсь с банкетным менеджером сам и присылаю ему тайминг. Если площадка новая для меня, приезжаю посмотреть зал заранее.
8 Согласование с диджеем
Музыкальная часть собирается отдельно: точки входа и выхода по каждому блоку, стоп-лист, первые танцевальные треки и финал.
Как провести. Отдаю диджею тайминг на одну страницу и проговариваю переходы. С новым человеком добавляю разговор про жесты, чтобы в зале не подходить к пульту.
9 Сборка экранной части
Вопросы, фотографии, наборы для голосований и командного счёта. Это единственная часть подготовки, которую нельзя сделать в последний день.
Как провести. Собираю блоки под конкретный зал в своей платформе и проверяю их целиком, а не по кусочкам. Фотографии прошу присылать за неделю и с подписями, кто на них.
10 Договор и бронь даты
Дата считается занятой не по договорённости на словах, а по предоплате. До этого момента я честно говорю, что дату могут забрать.
Как провести. Договор простой и короткий: дата, часы, сумма, что входит, что происходит при отмене и при болезни. Подписываем в начале, а не за неделю.
11 Звонок за неделю
Контрольная точка. За месяц между встречей и праздником меняется многое: число гостей, порядок блоков, сюрпризы, состав подрядчиков.
Как провести. Звоню сам и прохожу по списку: сколько людей, какие изменения, появились ли сюрпризы, кто отвечает на вопросы в день праздника. Двадцать минут, которые снимают половину рисков.
12 Репетиция вслух
Последний шаг дома. Написанный текст и произнесённый текст — разные вещи, и это выясняется только вслух, с секундомером.
Как провести. Проговариваю входы в блоки и подводки целиком, засекая время. Обычно после этого треть формулировок меняется, а один блок укорачивается вдвое.
8–12 часов на вечер
Столько уходит на подготовку одного праздника. Четыре часа в зале — видимая часть работы.
Спрашиваю я
Заказчик не обязан знать, чего хотеть. Вопросы про гостей — моя работа, а не ваша.
Анкета про людей
Не про конкурсы и не про оформление: кто кому кем приходится, чем живёт и о чём не говорить.
Репетиция вслух
После проговаривания с секундомером треть формулировок меняется, а один блок обычно укорачивается вдвое.
Почему анкета — про людей, а не про конкурсы
Самый частый вопрос по анкете: зачем вам знать, кто у нас кем работает и как познакомились родители. Ответ в том, что вечер собирается из связей между людьми, а не из набора блоков.
Практический пример. Если я знаю, что двое гостей знакомы с виновником торжества тридцать лет, у меня появляется точный вопрос и точное слово именно им. Если не знаю — остаётся общее «а кто тут дольше всех знаком?» и лотерея вместо попадания.
Второй слой — границы. Анкета всегда содержит вопрос про темы, которых касаться нельзя, и про людей, которых не стоит сажать рядом. Это самая ценная её часть, и заполняют её обычно в последнюю очередь.
И третий — участие. Я спрашиваю, кто в зале точно не выйдет к микрофону ни при каких условиях, а кого звать можно смело. Этот список сокращает число неловких моментов вечера до нуля.
Четвёртый слой — язык. Я спрашиваю, как в этой семье или компании принято обращаться друг к другу, какие слова звучат естественно, а какие нет. Ведущий, который называет коллектив «ребятами» там, где принято по имени-отчеству, теряет зал в первые же минуты.
Что такое сценарий на самом деле
Сценарий — не текст, который читают вслух. У меня это две вещи: тайминг с блоками и часами и отдельный лист с фактами, именами и заготовленными формулировками для ключевых точек.
Дословно я пишу только входы в блоки и подводки к важным моментам: слово родителям, первый танец, финал. Остальное живёт как схема: что происходит, сколько длится, чем заканчивается, куда передаётся внимание.
Причина в том, что заученный текст в зале слышно сразу. Он звучит ровно, гладко и мимо: человек говорит не с этими людьми, а вообще. Поэтому заготовленных фраз должно быть немного, и они нужны там, где нельзя ошибиться.
К вечеру я прихожу с бумажным листом тайминга и телефоном с фактами. И то и другое за вечер открывается несколько раз — обычно в паузах, когда меня не видно.
Отдельный лист — это имена. Кто есть кто, кто с кем в паре, у кого какое отчество и как его правильно произносить. Неверно названное отчество у микрофона стоит вечеру больше, чем неудачная шутка, и исправить это уже нельзя.
Что меняется, если до даты неделя
Такие обращения бывают регулярно: кто-то подвёл, кто-то заболел, кто-то решил про праздник в последний момент. Я за них берусь, если дата свободна, но честно проговариваю, что именно сократится.
Первое, что уходит, — сбор фактов от нескольких человек. Вместо трёх-четырёх источников остаётся один разговор с заказчиком, и вечер получается менее личным. Это главная потеря, и её видно в зале.
Второе — заезд на незнакомую площадку заранее. Приходится решать вопросы по звуку и залу в день события, а значит, приезжать ещё раньше и работать быстрее.
А вот что не сокращается никогда: разговор про запретные темы, тайминг, согласование с площадкой и диджеем и репетиция вслух. Без этих четырёх пунктов я за вечер не берусь, даже если времени в обрез.
И ещё одно наблюдение: срочные вечера чаще получаются хорошими, чем можно ожидать. Причина в том, что за неделю заказчик успевает ответить на все вопросы разом, а не растягивает их на месяцы, и подготовка идёт плотно и без потерь.
Соседние страницы и материалы
Что ещё посмотреть про подготовку.
- Как забронировать дату — порядок и что нужно от вас.
- Ведущий мероприятий в Москве — Руслан Барашкин: форматы, которые я веду сам.
- О себе: правила, по которым я веду вечер.
- Отзывы и обратная связь — как это устроено у меня.
Практические материалы сайта: бриф на мероприятие, встреча с ведущим перед праздником и репетиция вечера дома.
Другие статьи серии: как выбрать ведущего, 15 ошибок заказчиков, что ведущий делает за кулисами.
Как со мной связаться
Руслан Барашкин — Москва, Московская область, Санкт-Петербург
Напишите дату, площадку и повод — отвечу в течение часа и скажу, свободен ли я. Если до даты осталась неделя, тоже пишите: честно скажу, что успею, а что нет. Стоимость зависит от даты, площадки и программы, поэтому называю её после разговора.
Съёмки с вечеров лежат в Instagram. Instagram принадлежит компании Meta, признанной экстремистской организацией, её деятельность запрещена на территории РФ.
Как проходит подготовка с моей стороны
- 1
Ответ на первое сообщение в течение часа: свободна ли дата и три вопроса про вечер.
- 2
Встреча или созвон на час, где спрашиваю я, а вы рассказываете про людей.
- 3
Анкета про гостей, запретные темы и тех, кого не стоит звать к микрофону.
- 4
Черновик тайминга от точки рассадки назад и два-три круга правок.
- 5
Согласование с площадкой и диджеем: подачи, звук, точки входа, стоп-лист.
- 6
Звонок за неделю, репетиция вслух за день-два и приезд на площадку за полтора-два часа.
Частые вопросы
Обязательно ли встречаться лично?
Что входит в стоимость, кроме часов в зале?
Можно ли увидеть сценарий заранее?
Мы не хотим заполнять анкету. Так можно?
За сколько нужно бронировать дату?
Вы приезжаете смотреть площадку заранее?
А если мы что-то поменяли за два дня до праздника?
Сколько встреч обычно нужно?
Вы работаете по договору?
Смотрите также
Управляйте праздником, звуком, экраном и эмоциями
PULTEVENT объединяет пульт ведущего, DJ-пульт, второй экран, тайминг, интерактивы и CRM. Всё онлайн, без установки тяжёлого софта на ноутбук.
Начать бесплатно