Платформа для организаторов мероприятий: закрываем один участок, но целиком

Где проходит граница ответственности

Работа организатора мероприятия раскладывается примерно на восемь участков: бюджет и смета, площадка и договор с ней, подрядчики, тайминг подготовки, гости и приглашения, программа вечера, техника в зале, отчёт после события. PULTEVENT занимает полтора участка из восьми — программу и часть техники в зале. Остальные шесть с половиной ведутся так же, как вы ведёте их сейчас.

Это не скромность и не заниженное позиционирование. Это следствие того, как устроен продукт: платформа выросла из работы человека, который сам стоит с микрофоном в зале, и всё, что она умеет, относится к моменту, когда люди уже сидят за столами. Наращивать вокруг этого учёт подрядчиков и документооборот означало бы делать посредственный второй продукт вместо одного законченного.

Практический вывод для вас простой. Если задача звучит как «нам нужна система, где будет вся организация мероприятия», страница вам не подойдёт — и лучше узнать это сейчас. Если задача звучит как «программу на корпоратив надо сделать предсказуемой, а не полагаться на настроение подрядчика в день Х», дальше есть что читать.

По тем участкам, которые продукт не закрывает, у нас есть материалы без продажи внутри: смета мероприятия с разбором статей расходов, чек-лист организатора по фазам подготовки, тайминг подготовки обратным отсчётом от даты, подбор подрядчиков с критериями и красными флагами, бриф на мероприятие полный разбор как организовать мероприятие с нуля и разбор типичных ошибок организаторов. Это статьи и шаблоны, а не функции продукта — разница принципиальная, и мы её не размываем.

Что платформа даёт организатору

Ведущему мы продаём личный инструмент: как держать зал, как не потерять тайминг, как выглядеть дороже. С организатором разговор другой. Организатору нужна предсказуемость на площадке и цифры после неё — то, что можно положить на стол руководителю или заказчику. Ниже четыре вещи, которые платформа даёт именно в этой логике.

1. Программа существует до мероприятия, а не рождается на нём

Обычная схема выглядит так: подрядчику отправлен бриф, он говорит «всё будет отлично», и до вечера вы не знаете, что именно будет. Дальше либо повезло, либо нет. Здесь сценарий собирается в кабинете заранее: вы выбираете разделы, ставите их в порядке, загружаете свои фотографии, музыку, цифры года и цитаты сотрудников, и получаете список блоков, который можно распечатать и согласовать с руководителем за неделю до события.

Прогнать собранную программу можно дома или в переговорной — подключить ноутбук к телевизору и пройти вечер целиком. Это единственный способ узнать заранее, сколько на самом деле длится блок и в каком месте зал заскучает. После прогона в тайминге появляются реальные минуты вместо предположений.

Отдельно про повторяемость: собранное мероприятие сохраняется в аккаунте. Если у вас четыре филиала и одинаковый новогодний формат, программа делается один раз, а дальше подставляются свои фотографии и свои цифры. Для агентства это тот же механизм — сценарий перестаёт быть личным знанием одного ведущего.

2. Видно, сколько людей на самом деле участвовало

Вовлечённость на корпоративе обычно оценивают на глаз: «ну, было живо». Здесь есть счётчик. Гости подключаются по QR-коду, и вы видите, сколько телефонов в комнате прямо во время вечера. Это меняет два решения на месте: если подключилось двадцать человек из восьмидесяти, значит, QR раздали плохо или связь в зале слабая, и это лечится в первые полчаса, а не постфактум.

Каждое голосование даёт распределение ответов, а не общее впечатление. Спросили зал, какой формат хотят в следующий раз, — получили цифры по каждому варианту. Спросили, во сколько удобнее начинать, — получили цифры. Живой опрос в зале, где на экране растут столбики, отвечают охотнее, чем на письменную анкету на следующий день, и выборка получается заметно полнее.

3. Удалённые сотрудники оказываются в одной комнате с залом

Компания с распределённой командой почти всегда упирается в одно и то же: те, кто на удалёнке, смотрят трансляцию корпоратива как телевизор. Здесь они заходят по той же ссылке, что и зал, попадают в ту же комнату и участвуют наравне: голосуют, отвечают, тянут канат, набирают очки для своего отдела. На табло они идут общим списком, а не отдельной строкой «онлайн».

Важная оговорка: видеосвязь остаётся вашей. Платформа не показывает удалённым участникам зал — картинку и звук им даёт та видеоконференция, которой компания пользуется. Мы отвечаем только за то, что происходит в их телефоне и на экране в зале. Подробнее эта конструкция разобрана на странице про гибридные мероприятия.

4. После вечера остаётся материал для отчёта

Организатор почти всегда кому-то отчитывается: HR — руководителю, агентство — клиенту, площадка — собственнику. Проблема отчёта в том, что о программе в нём обычно писать нечего, кроме фотографий. Здесь есть чем: число подключившихся, результаты голосований, счёт команд по турам, победители с итогового табло. Это те строчки, из которых собирается отчёт заказчику и разбор эффективности корпоратива.

Побочный эффект, о котором говорят чаще всего: наличие цифр меняет разговор о бюджете на следующий год. Когда есть строка «в интерактиве участвовали 61 человек из 84», защищать статью расходов на программу заметно легче, чем со словами «было весело».

Разбор по ролям: кто именно покупает

Слово «организатор» объединяет людей с разными задачами и разными деньгами. Ниже шесть ролей, которые чаще всего заходят на эту страницу, — с тем, что каждой из них нужно на самом деле.

36 форматов для программы: список

Ниже то, что организатор может поставить в сценарий. У каждого формата указаны длительность и число участников — это те два параметра, которые нужны при сборке тайминга. Всего разделов в платформе около шестидесяти; здесь отобраны те, что работают на корпоративе, конференции и деловом вечере, без детских и узкосезонных.

Читать список стоит как меню, а не как программу: в один вечер на 80 человек влезает 5–7 блоков, остальное — резерв и варианты замены.

1. Мозговая Атака25–40 минут · от 12 человек

   Командная викторина на скорость: у каждого стола своя кнопка в телефоне, порядок нажатий определяет сервер, а не глаз ведущего. Снимает главный спор корпоративных викторин — «мы нажали первыми».

2. Супер умники20–30 минут · от 10 человек

   Поле с темами по горизонтали и стоимостью вопросов по вертикали. Основной интеллектуальный блок, когда зал уже разогрет; темы наполняются своими — про отрасль, про компанию, про город.

3. Народный опрос15–20 минут · от 10 человек

   Команды угадывают пять самых частых ответов на бытовой вопрос, ответы открываются по одному. Выигрывает не эрудиция, а умение думать как большинство, поэтому играет вся компания, а не три отличника.

4. Дамы и Господа15–20 минут · от 10 человек

   Командная викторина, где каждой стороне достаются вопросы из чужой области. Держится на эффекте неожиданности и хорошо идёт в смешанной по возрасту компании.

5. Круглый стол знатоков20–30 минут · шестеро играют, зал болеет

   Команда за столом получает минуту на обсуждение и один ответ от капитана. Формат-номер: работает как зрелище для зала, а не как игра для всех сразу.

6. Хронология10–15 минут · от 8 человек

   Карточки с событиями нужно выстроить от раннего к позднему. Можно наполнить историей компании — тогда зал спорит о собственном прошлом.

7. Кроссворд на экране12–18 минут · от 8 человек

   Сетка со своими словами: фамилии, отделы, внутренние словечки, названия продуктов. Спокойный командный блок между активными номерами.

8. Барабан слов12–18 минут · от 8 человек

   Слово спрятано под клетками, барабан задаёт цену каждой названной буквы. Механика знакома всем, объяснять правила не нужно.

9. Тайное слово8–12 минут · от 8 человек

   Зал называет буквы, совпадения открываются на экране. Тихий блок, который хорошо ставить сразу после подвижного, пока люди переводят дыхание.

10. В чём тут логика5 минут · от 6 человек

    Три-четыре подсказки на экране, между ними спрятана связь. Короткая вставка для паузы: меняют блюда, настраивают звук, задерживается спикер.

11. Эмодзи-загадка5–8 минут · от 6 человек

    Цепочка значков шифрует фильм или песню. Одинаково понятна двадцатилетним и их родителям — редкий случай на разновозрастном корпоративе.

12. Угадай фильм по кадру8–12 минут · от 8 человек

    Один кадр на весь экран, зал называет фильм. Набор собирается под возраст конкретной компании за вечер.

13. Что за трек10–15 минут · от 8 человек

    Мелодия без слов, потом версия со словами как подсказка, потом ответ. Музыкальный блок, для которого никому не нужно вставать из-за стола.

14. Хиты по годам12–18 минут · от 10 человек

    Викторина по десятилетиям: год на экране, отрывок в колонках. Заодно показывает диджею, какая музыка зашла этому конкретному залу.

15. Музыкальное бинго12–20 минут · от 10 человек

    У каждого гостя своя карточка в телефоне, треки идут по номерам с табло, выигрыш проверяет сервер. Идёт фоном между блоками и не требует отдельного окна в тайминге. Есть и печатный режим карточек, если телефоны решено не задействовать.

16. Свой квиз20–40 минут · от 10 человек

    Конструктор викторины под конкретное событие: свои вопросы, свои фотографии, своя музыка, ответы приходят с телефонов. Тот случай, когда готовые наборы подходят всем и никому.

17. Кто это сказал10–15 минут · от 8 человек

    Фразы, которые в компании узнают все, — зал угадывает автора. Материал даёт заказчик: десяток реплик коллег собирается за один разговор в чате.

18. Год компании в цифрах8–12 минут · от 15 человек

    Настоящие показатели года открываются прокруткой счётчика на экране. Итоги без слайдовой презентации: свои цифры зал слушает совсем иначе, чем чужие.

19. Отдел против отделафоном весь вечер · от 15 человек

    Сквозной зачёт по реальным подразделениям: набор разрозненных конкурсов превращается в турнир, за который болеют до финала. Названия команд задаются свои.

20. Норм или стрем8–15 минут · от 8 человек

    Утверждение на экране, зал голосует с телефонов, шкала заполняется на глазах. Даёт залу спорить между собой — на небольшой компании обсуждение получается плотнее, чем на большой.

21. Голосование зала с телефонов2–4 минуты на вопрос · от 10 человек

    Вопрос на экране, счётчики растут в реальном времени. Рабочий инструмент решений: выбрать формат следующего события, определить победителя, узнать мнение зала по любой теме.

22. Микрофон зала5–10 минут на блок · от 10 человек

    Телефоны меряют уровень звука, экран рисует результат — от «кто громче» до «кто тише». Звук никуда не передаётся: телефон отправляет одно число.

23. Энергия зала 3D3–5 минут · от 15 человек

    Объёмная сцена, которую зал раскачивает нажатиями со своих телефонов. Быстрый подъём температуры перед танцевальной частью.

24. Перетягивание каната на телефонах5–8 минут на две-три схватки · от 10 человек

    Зал делится на две стороны и тянет метку на экране нажатиями. Даёт эффект настоящего каната там, где нет двенадцати свободных метров и людей, готовых встать из-за стола.

25. Мощный старт3–5 минут номер · шестеро за рулём, зал болеет

    Гонка на большом экране: шесть гостей рулят со своих телефонов, камера идёт за лидером. Внимание держит весь зал, а не только играющих.

26. Весёлый полёт3–5 минут номер · шестеро играют

    Воздушная гонка, где очки дают не только финиш, но и монеты в стороне от прямой. Интрига держится до последней секунды: выиграть можно, сев вторым.

27. Снежная гонка на санях3–5 минут номер · шестеро играют

    Зимний спуск, где выигрывает не тот, кто жмёт газ, а тот, кто поймал горку. Готовый номер под новогодний корпоратив.

28. Лабиринт с шариком2–5 минут забег · шестеро играют

    Гость наклоняет телефон, шарик катится к центру, зал видит весь лабиринт целиком. Самый простой вход из форматов с телефонами: правило объясняется за пять секунд.

29. Денежный прорыв30–45 минут в быстром режиме, 60–90 в полном · от 8, по столам

    Длинная командная игра про выход из финансового колеса, разложенная на большой экран и телефоны столов. Ставится, когда нужен полноценный номер на час, а не конкурс на пять минут.

30. Ставки на вечер3 минуты на приём ставок плюс фоном весь вечер · от 15 человек

    Тотализатор длиной в мероприятие: гости в начале ставят на то, чего ещё не случилось. Сшивает вечер в одну историю и даёт повод для реплики каждые полчаса без отдельного блока в тайминге.

31. Лотерея по билетам с телефонов2–3 минуты на тур · от 15 человек

    Барабан крутится по трёхзначным номерам, которые гости получают при входе по QR. Заменяет коробку с бумажками и заодно мотивирует зал подключиться в начале вечера.

32. Кто первый — приз!2–3 минуты на розыгрыш · от 10 человек

    У всех гостей одна большая кнопка, вы видите порядок нажатий. Быстрый способ выбрать участника или вручить приз без спора о том, кто был раньше.

33. Лента гостейфоном весь вечер · от 10 человек

    Гости шлют фотографии и сообщения с телефонов, на экран выходит только то, что вы одобрили. Модерация здесь обязательна и включена по умолчанию — на корпоративе это не опция.

34. Камера гостя2–5 минут на включение · от 10 человек

    Гость наводит камеру телефона, его картинка идёт на большой экран. Поздравление в прямом эфире или включение с удалённой площадки без оператора и проводов.

35. Табло команд и награждение5–7 минут · от 8 человек

    Общий счёт вечера на экране и церемония с объявлением победителей. Это то, что сшивает разрозненные блоки в турнир и даёт мероприятию внятный финал — и одновременно даёт строчку в отчёт.

36. Презентация и видео-поздравления с экрана5–15 минут · любое число гостей

    Готовый файл презентации от заказчика или спикера выходит на проектор со своими шрифтами и анимацией; ролики от тех, кто не смог прийти, идут со звуком. Спасает, когда материал приносят накануне и переверстывать его некогда.

Полный перечень с описаниями и правилами лежит в инструментах event-менеджера и в видеообзорах разделов — там видно, как каждый формат выглядит на экране в движении, что при согласовании программы с заказчиком экономит переписку.

Технические условия на площадке

Требования короткие, но невыполнение любого из них ломает программу целиком, поэтому проверять их надо на осмотре площадки, а не в день события.

Про интернет стоит сказать отдельно, потому что это единственное место, где мы регулярно видим сорванные планы. Связь в банкетном зале в подвале, гостиничный Wi-Fi с авторизацией по номеру комнаты, загородная площадка с одной палкой на телефоне — всё это ситуации, где форматы с телефонами гостей ставить нельзя. Экранные блоки, где нажимает один человек, при слабой связи ещё работают, гостевые — нет. Что делать в этом случае, разобрано отдельно: если на площадке нет интернета. Список вопросов к площадке целиком — в чек-листе площадки и договоре с площадкой.

Как это встаёт в подготовку по срокам

Сборка программы — не отдельный проект, а несколько часов, распределённых по обычному графику подготовки. Ниже реальная последовательность, а не идеальная.

За три-четыре недели

На осмотре площадки задаются технические вопросы: есть ли экран, какой у него вход, есть ли вход в звук, какой интернет в зале и кто даёт пароль. Ответы фиксируются письменно — устное «конечно, всё есть» на площадке ничего не значит. Тогда же в общем тайминге подготовки резервируется окно на программу.

За две недели

Собирается материал, который может дать только заказчик: цитаты сотрудников, показатели года, список отделов и их названия, фотографии, если планируется угадайка по фото. Это самое узкое место всей подготовки: материал приходит поздно и не полностью, поэтому запрашивать его надо раньше, чем кажется нужным. Шаблон запроса — в брифе на мероприятие.

За неделю

Программа собирается в кабинете: выбираются разделы, ставятся в порядок, загружаются свои файлы, задаются названия команд. На выходе — список блоков с минутами, который отправляется на согласование руководителю или клиенту. Здесь же решается, где в вечере стоит награждение и в какой момент раздаётся QR-код.

Накануне

Прогон целиком на телевизоре: ноутбук, кабель, телефон в руке. За час прогона обычно выясняется, что два блока длиннее ожидаемого, один не нужен вовсе, а в третьем половина вопросов слишком сложная. Это единственный этап, который люди пропускают чаще всего, и единственный, который реально страхует от неожиданностей.

В день события

На монтаже: подключить ноутбук к экрану, проверить звук, зайти в платформу, открыть окно сцены на второй экран, проверить QR-код с чужого телефона. Пятнадцать-двадцать минут. QR раздаётся в начале, когда гости рассаживаются, а не в середине программы — подключение в разгар вечера собирает заметно меньше людей.

Подробный разбор дня события — с осмотром, зонами ответственности, монтажом, репетицией и резервным планом — лежит на странице сервис для организаторов мероприятий. Общий порядок работ по всему проекту — в тайминге подготовки.

Цифры после мероприятия и отчёт

Что остаётся в кабинете после вечера: число гостей, подключившихся по QR; результаты каждого голосования и опроса с распределением по вариантам; счёт команд по турам и итоговое табло. Ничего сверх этого мы не обещаем — ни оценки настроения, ни индексов вовлечённости, ни выводов о лояльности. Это сырые данные, из которых отчёт собираете вы.

Практически это выглядит так. В отчёте руководителю появляется абзац: «В интерактивной части участвовали 61 человек из 84 присутствовавших. По итогам голосования формат следующего корпоратива — выездной день (34 голоса против 27 за вечер в городе). Победитель командного зачёта — отдел логистики». Три предложения, но они меняют статус отчёта: из пересказа впечатлений он становится документом.

Второе применение — опрос по ходу события вместо анкеты на следующий день. Письменную анкету заполняет меньшая часть зала и обычно самые довольные. Опрос на экране, когда люди уже сидят с телефонами в руках, собирает заметно больше ответов, и картина получается честнее. Механика разобрана на страницах живые опросы на мероприятии, опрос гостей и голосование с телефонов.

Дальше цифры кладутся в отчётные материалы: аналитика мероприятия, отчёт после мероприятия, post-event отчёт для заказчика, эффективность корпоратива.

Цена доступа и как её провести

Два тарифа и демо. Никаких уровней «базовый — расширенный — корпоративный»: разделы во всех вариантах одни и те же, разница только в сроке.

Про разовый платёж стоит сказать отдельно, потому что для организатора это не про экономию, а про удобство согласования. Подписка означает повторяющийся расход, который финансовая служба будет спрашивать каждый месяц, а пользуетесь вы им четыре раза в год. Разовая покупка проходит один раз и закрывается одним документом.

Для агентства и площадки арифметика ещё проще: доступ один, а событий на нём сколько угодно. При десяти вечерах в сезон стоимость на мероприятие уходит в район трёхсот рублей, и в смете проекта эта строка перестаёт быть предметом обсуждения. Как это оформляют внутри проектной сметы, разобрано на странице ивент-платформа для проекта.

Правильный порядок действий перед покупкой мы советуем такой: открыть демо, взять ближайшее реальное мероприятие, собрать его целиком и прогнать дома на телевизоре. Всё собранное остаётся в аккаунте и после оплаты — заново ничего вводить не придётся. Решение о покупке принимается на основании увиденного, а не описания на странице.

Кому не подойдёт

Раздел написан всерьёз. Ниже пять ситуаций, в которых платформу брать не надо, — с объяснением, почему именно.

Нужна система учёта бюджета и смет

В платформе нет ни сметы, ни статей расходов, ни расчётов, ни выгрузки для бухгалтерии. Она не считает, во сколько обошёлся вечер, и не сводит расходы по подрядчикам. Если задача сформулирована как «нужна программа, где ведётся бюджет мероприятия», решение находится в классе учётных систем, а не здесь. Полезное, что мы можем дать по этой теме, — статьи: смета мероприятия, бюджет корпоратива на человека, калькулятор бюджета, бюджет новогоднего корпоратива.

Нужны тендеры и работа с подрядчиками

Базы подрядчиков, сравнения предложений, согласования документов, статусов договоров и приёмки работ здесь нет. Платформа не знает, кто везёт звук и подписан ли акт. Материал по теме есть в виде разбора: подрядчики на мероприятие.

Нужна регистрация участников, билеты и бейджи

Списков участников, рассылки приглашений, электронной регистрации, контроля прохода и печати бейджей нет и не планируется. Гость подключается к программе по QR анонимно, и это подключение не является регистрацией на событие. Если задача — собрать и подтвердить участников, нужен отдельный сервис регистрации, а платформа встанет рядом, на этапе самой программы.

Онлайн-конференция на большую аудиторию

Своей видеосвязи у платформы нет, трансляцию она не ведёт и тысячу удалённых участников не обслуживает. В гибридном формате она работает добавкой к вашей видеоконференции: зал видит экран, удалённые заходят в ту же комнату с телефона. Если события в зале нет вовсе и всё происходит только онлайн, задача решается вебинарными инструментами.

Мероприятие без экрана

Фуршет в лофте без проектора, выезд на природу, шествие, мероприятие в зале, где экран физически не поставить, — брать платформу незачем. Отдельные форматы с телефонами теоретически проживут без экрана, но смысл всей конструкции в том, что зал смотрит в одну точку. Нет точки — нет продукта.

Есть и шестой случай, менее очевидный: мероприятие, где программа принципиально не нужна. Деловой ужин на двенадцать человек, поминальный обед, официальный приём с протоколом. Экранный интерактив там не улучшит вечер, а сломает его тон, и никакая платформа этого не исправит.

Навигация: весь материал для организатора

Материалы сгруппированы по задачам подготовки. Ссылки, помеченные как готовящиеся, появятся по мере выхода страниц кластера.

Вопросы, которые задают на согласовании