Сервис для агентства, где ведущих несколько, а имя одно

Программа живёт в голове одного человека

Ведущий работает пять лет, ведёт корпоративы уверенно, заказчики довольны. Спросите его, где сценарий — он покажет блокнот, заметки в телефоне и папку на рабочем столе ноутбука. Половина программы там вообще не записана: он помнит, где шутка, где пауза, где включить музыку.

Пока он здоров и в городе, всё работает. Проблема появляется двадцать восьмого декабря, когда он звонит в девять утра с температурой тридцать девять, а вечером у него корпоратив на сто двадцать человек. Заменить некем: второй ведущий свободен, но он не знает ни программы, ни имён руководителей, ни того, что заказчик просил не трогать тему сокращений.

Агентство в этот момент теряет не один вечер. Оно теряет клиента, который в следующем году позвонит другим.

Что помогает

• Программа разложена на блоки с временем, а не хранится сплошным текстом
• Материалы — вопросы викторины, фотографии, музыка — привязаны к мероприятию, а не к ноутбуку ведущего
• Пожелания и запреты заказчика записаны словами, а не пересказаны по телефону

Материалы разбросаны по флешкам и личным облакам

У каждого ведущего свой набор: подборка викторин, папка с музыкой, презентации от прошлых заказчиков, фотографии для игры «Угадай гостя». Часть лежит на флешке, часть в личном облаке, часть в переписке с клиентом.

Когда агентство берёт новое мероприятие, менеджер спрашивает в общем чате: «У кого есть викторина про кино для возраста сорок плюс». Через сорок минут приходят три разных файла в трёх форматах, два из них с чужим логотипом внутри. Проблема снимается, когда у команды есть единый набор механик для организатора, а под проект собирается только содержание.

Общее хранилище решает не задачу порядка ради порядка. Оно решает вопрос скорости: программа под новый заказ собирается из готовых блоков за вечер, а не пишется с нуля неделю. И вопрос качества: викторина, которую уже проверили на реальном зале, работает лучше свежесобранной.

В PULTEVENT наборы викторин, вопросы, картинки и звук лежат в учётной записи и подтягиваются в любое мероприятие. Конструктор квизов позволяет собрать свой блок под конкретного клиента и сохранить его — в следующий раз он берётся готовым.

Один заказчик, три ведущих, три разных вечера

Крупная компания заказывает у агентства три площадки в разных городах в один день. Работают трое. В первом зале программа собранная, экран оформлен, награждение прошло за двадцать минут. Во втором ведущий полвечера читал с листа и забыл про награждение вообще. В третьем экран не включили, потому что ведущий не возит с собой ничего, кроме микрофона.

Заказчик получил три разных мероприятия под одним названием агентства. В отзыве он опишет худшее — так устроена память.

Разброс качества — главная беда агентств, которые выросли из одного человека. Владелец ведёт хорошо и считает, что остальные так же. Пока он не увидит запись чужого вечера, он этого не узнает.

Три признака, что стандарта нет

• Никто, кроме самого ведущего, не может сказать, что было в программе
• Оформление экрана в каждом зале своё, включая шрифты и цвета
• После мероприятия заказчику отправляют только счёт

Что делаем одинаково, а что оставляем личным

Полная унификация убивает ведущих. Человек, которому расписали каждую реплику, перестаёт работать с залом и начинает читать. Поэтому стандарт нужен не на всё.

Одинаково у всех

• Структура вечера: сколько блоков, где кормят, где танцы, где награждение
• Оформление второго экрана: логотип клиента, цвета, вид табло и результатов
• Порядок объявлений: кто говорит первым от компании, как объявляют руководителя, как закрывают вечер
• Отчёт заказчику после: что именно уходит клиенту и в какой срок
• Реакция на срыв: что делает ведущий, если техника отказала или гости расходятся раньше

Личное дело ведущего

• Манера речи, шутки, темп
• Способ знакомиться с залом в первые минуты
• Какие игры он берёт из общего набора, а какие ведёт по-своему

Такое разделение легко объяснить команде: заказчик покупает предсказуемый каркас, а живость приносит конкретный человек.

Заготовки под новогодний корпоратив, день компании и награждение

Восемьдесят процентов заказов агентства сводятся к четырём-пяти форматам. Новогодний корпоратив, день рождения компании, тимбилдинг, награждение по итогам года, выезд на природу летом. Под каждый имеет смысл собрать заготовку и держать её как основу.

Заготовка — это не жёсткий сценарий. Это набор: последовательность блоков с примерным временем, две-три викторины под формат, оформление экрана, список того, что надо узнать у заказчика заранее.

Дальше ведущий берёт заготовку, меняет под клиента имена, шутки и половину вопросов, и получает программу за час вместо дня. Новый человек в агентстве получает не пустой лист, а рабочий каркас, по которому видно, как здесь принято.

Отдельно стоит держать заготовку под неудобный запрос: смешанный зал, где руководство и линейный персонал вместе, или мероприятие в столовой без нормального экрана. Такие случаи повторяются чаще, чем кажется.

Передача вечера другому ведущему за сутки

Замена за сутки — не редкость, а нормальная часть работы агентства. Болезнь, задержанный рейс, авария на дороге. Вопрос только в том, сколько времени займёт передача.

Если материалы в общем месте и карточка мероприятия заполнена, сменщик тратит на подготовку два-три часа и выходит в зал спокойным. Если нет — он выходит на импровизацию и заказчик это увидит.

Ниже порядок, который я советую держать в агентстве написанным на стене. Не потому что он сложный, а потому что в панике люди забывают половину.

1. 1

   Открыть карточку мероприятия и убедиться, что в ней есть площадка, время сбора, контакт от заказчика на месте и телефон менеджера агентства

2. 2

   Передать сменщику доступ к мероприятию в сервисе: программа, викторины, музыкальные блоки, оформление экрана уже внутри

3. 3

   Отдельным сообщением отправить запреты и чувствительные темы: кого не трогать, о чём не шутить, чьи имена произносить точно

4. 4

   Проговорить голосом порядок награждения и официальной части: кто выходит, в каком порядке, кто говорит от компании

5. 5

   Проверить технику: чей ноутбук едет на площадку, есть ли переходник под проектор, кто везёт микрофоны

6. 6

   Позвонить заказчику самому, от лица агентства, и назвать имя нового ведущего до того, как он узнает это на площадке

7. 7

   Приехать на площадку на час раньше обычного: сменщик не знает зал и ему нужен запас на прогон

8. 8

   После вечера собрать отчёт по той же форме, что и всегда, чтобы замена не выпала из общей истории клиента

Декабрь: четыре площадки в один вечер и календарь агентства

Двадцатые числа декабря — время, когда агентство работает на пределе. Четыре площадки в один вечер, ведущие разъехались по городу, менеджер сидит в офисе с телефоном и не понимает, у кого что происходит.

Держится это на двух вещах. Первая — календарь, где видно все мероприятия и кто на каком объекте. Вторая — карточка каждого мероприятия, заполненная заранее, а не в день вечера.

Что должно быть в карточке

• Дата, время сбора, время начала, ориентировочный конец
• Площадка с адресом, этажом и входом для персонала — в бизнес-центрах это отдельная история
• Заказчик и контактное лицо на месте с телефоном
• Количество гостей и формат зала: банкет, фуршет, рассадка по командам
• Кто ведёт, кто на музыке, кто отвечает за технику
• Программа с таймингом и все материалы вечера

В PULTEVENT это раздел CRM: карточки мероприятий и календарь. Тайминг вечера ведётся там же, поэтому ведущий на площадке смотрит не в отдельный файл, а в то же мероприятие, из которого запускает игры.

Повторные заказы и годовщины компаний

Агентство живёт на повторных клиентах. Компания, которая заказала новогодний корпоратив, через полгода будет отмечать день основания, а через год снова Новый год. Проблема в том, что помнит об этом обычно один человек, и когда он уходит, база уходит с ним.

Клиентская база нужна не ради красивых цифр. Она нужна для двух звонков в году: за два месяца до годовщины компании и в сентябре перед новогодним сезоном. Кто позвонил первым, тот и получил бюджет.

Что стоит хранить по клиенту

• Дата основания компании и другие внутренние даты
• Что уже проводили и как прошло, включая честные заметки о том, что не зашло
• Кто принимает решение и кто согласовывает бюджет
• Что просили не повторять: игры, музыка, темы

Через год эти заметки стоят дороже любой презентации. Заказчик слышит, что его помнят, и это заметно в разговоре.

Отчёт заказчику: что уходит клиенту на следующий день

Большинство агентств заканчивают работу в момент, когда собрали технику. Заказчик остаётся с ощущением, что вечер прошёл, и всё. Через неделю он уже не помнит деталей и на вопрос руководства «как отработали подрядчики» отвечает неопределённо.

Отчёт меняет эту картину. Через день после мероприятия клиент получает материал, который можно показать своему начальству: фотографии гостей, которые они присылали сами в течение вечера, результаты голосований, итоги игр и командных зачётов, пожелания, которые собирали через телефоны.

Это не отчётность ради отчётности. Это документ, который живёт внутри компании клиента и работает на следующий заказ. HR-специалист приложит его к своей внутренней отчётности, и агентство останется в этом файле по имени.

В PULTEVENT сбор фото и пожеланий, голосования и результаты игр остаются в мероприятии. Собрать из них отчёт после вечера проще, чем восстанавливать по памяти и телефону фотографа.

Экран с логотипом клиента вместо чужих заставок

Момент, который заказчики замечают сразу: на экране в зале появляется их логотип и их цвета, а не стандартная заставка неизвестного происхождения. Стоит это пятнадцать минут подготовки, а воспринимается как отдельная работа.

Для агентства тут ещё и вопрос единообразия. Если у каждого ведущего экран оформлен по-своему, клиент с тремя площадками увидит три разных мероприятия. Если оформление задаётся один раз и применяется во всех залах, картинка получается общая.

Второй экран выводится на проектор или телевизор. Туда уходят вопросы викторины, табло команд, колесо фортуны, имена награждённых, презентация PPTX от заказчика с его цифрами по году. Пульт остаётся у ведущего в ноутбуке или телефоне — зал видит только то, что нужно показать.

Менеджер не ведёт, но должен видеть вечер

В агентстве есть человек, который продал мероприятие, согласовал программу и отвечает перед заказчиком. На площадке его нет. Двадцать восьмого декабря он отвечает за четыре вечера сразу и узнаёт о проблемах последним.

Ему не нужен полный контроль. Ему нужно понимать три вещи: мероприятие началось, программа идёт по плану, ничего не сломалось. Дальше он подключается только если что-то пошло не так.

Практический минимум — общий календарь, где видно все вечера дня, заполненные карточки с таймингом и короткое сообщение от ведущего в двух точках вечера: после сбора гостей и после официальной части. Две строки в мессенджере снимают половину тревоги.

Сколько на самом деле стоит программа

Агентства часто считают только гонорар ведущего и аренду техники. За кадром остаётся то, что съедает прибыль на длинной дистанции.

Что входит в себестоимость

• Часы на подготовку программы: сбор вопросов, обработка фотографий, переписка с заказчиком
• Работа менеджера: согласования, договор, счета, звонки на площадку
• Техника: свой комплект или аренда, амортизация, переходники и кабели, которые теряются
• Инструменты: то, чем собирают программу и ведут вечер
• Дорога и время в пути, особенно в декабре

Заготовки под форматы бьют именно по первой строке. Программа, собранная из готовых блоков за час, стоит агентству дешевле программы, написанной с нуля за два дня, при том же гонораре.

По инструментам: доступ к PULTEVENT стоит 3500 ₽ один раз, без подписки. Первые 48 часов открыты бесплатно и без карты — этого хватает, чтобы прогнать один реальный вечер и понять, ложится ли сервис на процессы агентства.

Как учить новых ведущих внутри агентства

Новичок в агентстве обычно учится, стоя рядом на чужом мероприятии, а потом получает первый заказ и выкручивается. Это работает медленно и дорого: первые вечера он проводит хуже, чем мог бы, и часть клиентов после них не возвращается.

Готовые материалы меняют кривую обучения. Человек получает заготовку под формат, видит структуру вечера, знает, где что включается, и может сосредоточиться на том, чему действительно надо учиться — на работе с залом и на голосе.

Порядок, который себя оправдывает

• Разбор заготовки за столом: почему блоки стоят в таком порядке
• Прогон техники в пустом зале или в офисе: экран, микрофон, запуск игры
• Второй ведущий на реальном вечере, где новичок ведёт один-два блока
• Первое самостоятельное мероприятие из простых, с наставником на телефоне
• Разбор после: что получилось, где потерял зал, что менять в заготовке

Последний пункт важнее остальных. Замечания новичка часто показывают дыры в стандарте, которые опытные ведущие давно обходят молча.

Интернет на площадке: где он нужен, а где нет

Про это честно, потому что на площадке разбираться поздно.

Всё, что запускается с ноутбука на экран, идёт с ноутбука, а для гостей всё равно нужен интернет: викторина, презентация PPTX, колесо фортуны, таймер, табло команд, музыкальные блоки. Ноутбук, кабель к проектору, ведущий с микрофоном — этого достаточно.

Интернет нужен там, где гости подключаются со своих телефонов: голосования, сбор фотографий и пожеланий, лотерея с билетами по QR, ставки на вечер. Гостю не надо ничего устанавливать, он сканирует код и попадает в комнату мероприятия. Но и телефонам, и ноутбуку ведущего нужен выход в интернет.

Что бывает на площадках

• Ресторан или банкетный зал: гостевой Wi-Fi обычно есть, но на сто человек он может лечь — спросите пароль и проверьте скорость заранее
• Офис заказчика: корпоративная сеть чаще всего закрыта для чужих устройств, и служба безопасности не откроет её за час до начала
• Загородная площадка: сеть может отсутствовать вовсе

Решение для закрытого офиса простое: раздача с телефона ведущего. На двадцать-тридцать человек это работает нормально. Если гостей больше и телефонные механики принципиальны, вопрос сети поднимают на согласовании программы, а не в день мероприятия. Запасной вариант — программа, которая полностью идёт с экрана, без телефонов гостей.