CRM для организатора мероприятий: честный разбор задачи

Сразу о главном: это не CRM в привычном смысле

Вы ищете CRM для организатора мероприятий. Честный ответ на входе, до всякой продажи: полноценной CRM у нас нет. Есть личный кабинет одного человека, в котором учтены его мероприятия, деньги по ним, задачи и расходы. Этого хватает частному организатору и координатору-одиночке и не хватает всем остальным.

Разница в одной фразе

Настоящая CRM — это система, в которой работают несколько человек, ведётся история общения с клиентом и живёт документооборот. Наш кабинет — это записная книжка с деньгами и статусами, привязанная к одной учётной записи. Она решает задачу «не потерять дату, контакт и остаток оплаты» и не решает задачу «управлять отделом продаж».

Какие данные организатору вообще нужно вести

Прежде чем выбирать инструмент, стоит разложить, что вы на самом деле учитываете. У организатора мероприятий это шесть разных потоков, и они редко живут в одном месте.

1. Даты и занятость. Что и когда, где, во сколько, сколько это займёт с монтажом и демонтажом. Главный риск — двойное бронирование.
2. Заказчики и контакты. Кто платит, кто принимает решения, кто на связи в день мероприятия. Часто это три разных человека.
3. Деньги по заказу. Сумма, аванс, остаток, срок доплаты, факт оплаты. Самая болезненная часть: забытый остаток — это прямой убыток.
4. Задачи по подготовке. Позвонить, выслать программу, забрать реквизит, согласовать список гостей. Привязаны к конкретному мероприятию и к дате.
5. Расходы. Дорога, аренда, подрядчики, реквизит, реклама. Без них «доход» — это фикция, а не прибыль.
6. Материалы мероприятия. Программа, тайминг, файлы, презентация, вопросы для интерактивов. Живут отдельно от всего остального и обычно валяются в папках и переписках.

Разные инструменты закрывают разные потоки. Проблема в том, что маркетинг любого из них обещает закрыть все шесть. На практике так не бывает.

Что реально лежит в личном кабинете

Ниже — только то, что есть в продукте на сегодня. Ни одного пункта «в разработке».

Календарь мероприятий

Карточка события: дата, время, тип, название, адрес, описание. Плюс поля, которых обычно нет в обычном календаре: сумма, аванс, остаток (считается сам), срок доплаты в днях до события, имя заказчика, телефон, Telegram. Отдельным полем — тайминг события блоками «время + подпись», до сорока строк.

Статусы вместо воронки продаж

У каждого события один из пяти статусов: обсуждаем, подтверждён, аванс внесён, проведён, закрыт. По каждому статусу видно количество событий и сумму. Формально это выглядит как воронка, но называть это воронкой продаж неверно: тут нет источников лидов, конверсии, причин отказа и работы с несостоявшимися сделками. Это индикатор состояния подтверждённых договорённостей, а не инструмент продаж.

Заказчики

Отдельно их заводить не надо: список собирается сам из имени и телефона в карточках событий. По каждому видно, сколько мероприятий было, на какую сумму, когда ближайшее и когда было последнее, контакты в одно касание. Кто заказывал повторно — видно сразу.

Задачи

Список дел с датой и привязкой к событию. Выполненные уходят вниз, просроченные подсвечиваются.

Расходы и оценка налога

Траты по категориям: реквизит, дорога, диджей, аренда, реклама, команда, прочее. Привязываются к событию. Разрез за месяц, за год или за всё время: доход, расходы, чистыми и прикидка налога по выбранной ставке. Подчеркну: это оценка для себя, а не бухгалтерия и не отчётность — точную сумму считает налоговая служба.

Напоминания

Ближайшие события в пределах недели и остатки, которые пора собрать по указанному сроку доплаты. Уведомления можно завернуть в Telegram, привязав аккаунт.

Автозаполнение из договора

Договор в PDF или Word загружается в кабинет, и карточка события заполняется сама: дата, сумма, аванс, имя и телефон заказчика, адрес, тайминг. Разбор идёт по правилам, без нейросетей, на сервере. Результат обязательно надо проверить глазами — распознаётся не всё и не всегда.

Предупреждение о двух событиях в один день

День с двумя записями подсвечивается, в карточке появляется предупреждение. Именно предупреждение: поставить второе событие платформа не мешает. Бывает, что два события в день — это норма.

Материалы мероприятия

Отдельно от календаря живёт список сохранённых мероприятий — до шестидесяти штук, каждое со своим набором разделов, гостями, таймингом и вопросами. Плюс личное хранилище файлов с квотой и анкеты для гостей по ссылке. Это тот самый шестой поток из списка выше, и у него, в отличие от остальных, нормальное место.

Чего в кабинете нет — список без обиняков

• Второго пользователя. Учётная запись одна. Разделить работу с помощником, передать событие коллеге, дать кому-то доступ только на просмотр — нельзя. Ролей, прав и совместного доступа нет вовсе.
• Документооборота. Ни счетов, ни актов, ни договоров, ни коммерческих предложений, ни шаблонов, ни подписей. Договор можно загрузить, чтобы из него заполнились поля, — и на этом всё.
• Учёта подрядчиков. Нет справочника исполнителей, их ставок, брони на дату, технических заданий и статусов «подтвердил — не подтвердил».
• Сметы для заказчика. Расходы вы ведёте для себя, по категориям. Составить и отправить клиенту постатейную смету в кабинете нельзя.
• Источников лидов и истории общения. Откуда пришёл клиент, что ему писали, когда звонили, почему отказался — ничего этого не хранится.
• Интеграций. Ни с почтой, ни с телефонией, ни с формами на сайте, ни с мессенджерами как каналом заявок. Заявка с сайта в кабинет сама не попадёт.
• Управления проектом. Задачи плоские: название, дата, привязка к событию. Ни исполнителей, ни этапов, ни зависимостей, ни доски.
• Складского учёта реквизита.
• Регистрации участников, билетов и рассылки приглашений.
• Аналитики продаж. Конверсия, средний чек по каналам, план и факт, отчёт по менеджеру — ничего этого нет и не планируется.

Какой минимум закрывается обычной таблицей

Не самая выгодная для нас мысль, но правдивая: значительная часть учёта организатора-одиночки прекрасно живёт в таблице. Если вы только начинаете, начните с неё — и переходите к инструментам, когда таблица начнёт мешать. Учёт — это подготовка; отдельно расписано, что платформа закрывает в самом зале в момент мероприятия.

Лист первый: мероприятия

Колонки: дата, время, название, площадка, адрес, заказчик, телефон, сумма, аванс, остаток (формулой), срок доплаты, статус, ссылка на папку с материалами, заметка. Пятнадцать колонок закрывают девяносто процентов задачи.

Лист второй: расходы

Дата, категория, сумма, к какому мероприятию относится, комментарий. Сводная таблица по категориям и месяцам собирается за две минуты.

Лист третий: задачи

Задача, срок, мероприятие, отметка о выполнении. Условное форматирование красит просроченное.

Что таблица делает лучше любого инструмента

• Любая колонка добавляется за секунду и ровно такая, какая вам нужна.
• Данные полностью ваши и не зависят ни от чьего решения.
• Отдать таблицу бухгалтеру или партнёру можно как есть.
• Ничего не стоит.

Где таблица начинает мешать

• Заполнять с телефона в дороге неудобно, и вы перестаёте заполнять.
• Напоминаний нет — про остаток вспоминаешь, когда уже поздно.
• Двойное бронирование таблица не подсветит.
• Одну и ту же информацию приходится вбивать заново по каждому договору.
• Через два года лист превращается в полотно, в котором ничего не найти.

Ровно эти пять болей и закрывает кабинет. Если у вас их нет — оставайтесь на таблице, это разумно.

Где начинается настоящая CRM

Порог перехода определяется не количеством мероприятий, а четырьмя признаками. Появился хотя бы один — вам нужна CRM, и никакой личный кабинет её не заменит.

1. 1

   С клиентами работает больше одного человека. Как только появляется помощник, менеджер или второй координатор, нужен общий доступ, разграничение прав и понимание, кто что сделал. Это первый и главный порог.

2. 2

   Заявок больше, чем заказов. Пока вы ведёте только подтверждённые мероприятия, воронка не нужна. Как только появляется поток обращений, из которых часть отваливается, — нужны источники лидов, причины отказа и повторные касания.

3. 3

   Появился документооборот. Счета, акты, договоры под каждый заказ, закрывающие для юридических лиц. Ведение этого руками начинает съедать день в неделю.

4. 4

   Нужна история общения. Когда через полгода вы не помните, что обещали клиенту, а он помнит, — переписка должна храниться в системе, а не в четырёх мессенджерах.

Как выбирать, если порог пройден

• Считайте не функции, а сколько времени займёт занесение данных. CRM, которую не заполняют, хуже таблицы.
• Проверьте, как выглядит работа с телефона: организатор половину времени не за столом.
• Убедитесь, что систему можно выгрузить целиком. Данные должны оставаться вашими.
• Не берите систему на вырост. Возьмите под текущую задачу и меняйте, когда упрётесь.

Как разложить учёт по трём местам и не запутаться

Рабочая схема для организатора-одиночки. Она признаёт, что одного инструмента не будет, и делает из этого не проблему, а систему.

• Кабинет
  Даты и занятость, контакты заказчика, деньги по заказу, задачи с напоминаниями, расходы, материалы мероприятия. Всё, что нужно, когда вы в дороге или на площадке.
• Папка на диске
  Договоры, счета, акты, техзадания подрядчикам, сметы, фотоотчёты. Одна папка на мероприятие, названная датой и клиентом.
• Таблица
  То, чего нет нигде: подрядчики со ставками и контактами, годовые итоги, сметы для заказчика, планирование сезона.

Три правила, чтобы схема не развалилась

1. У каждого потока одно место. Как только деньги ведутся и в кабинете, и в таблице, оба источника становятся недостоверными.
2. Ссылка на папку — в карточке события. Поле описания для этого годится. Один клик вместо поиска по диску.
3. Раз в месяц — пятнадцать минут на сверку. Прошли по прошедшим событиям, проставили статусы, занесли расходы. Дисциплина стоит дешевле любой системы.

Чем платформа полезна помимо учёта

Учёт — не главная её часть, и притворяться иначе не будем. Основное — то, что происходит на экране в зале и в телефонах участников: около шестидесяти разделов от голосований и квизов до показа презентации на большом экране.

Для организатора это даёт две вещи, которых учёт не даёт.

• Повторяемость. Программа собирается заранее, сохраняется и открывается в следующий раз. Вести может другой человек — то, что собрано, не зависит от того, кто стоит с микрофоном.
• Видимый результат. Сколько участников подключилось, как проголосовал зал, какие команды победили. Цифра, которую можно показать руководству или заказчику. С оговоркой: результаты голосований платформа не хранит — экран надо сфотографировать на площадке.

Подробный разбор — на странице платформа для организаторов. Механика захода участников по QR — в материале голосование с телефонов в зале.