CRM для event-агентства: где проходит граница возможностей

Главное ограничение: учётная запись одна

Вы ищете CRM для event-агентства. Отвечаю сразу, потому что этот пункт отсекает больше половины запросов: в платформе одна учётная запись на человека, совместного доступа нет. Ни ролей, ни прав, ни общей базы на команду. Второй менеджер не увидит заказы первого — никак.

Для агентства это не мелочь, а решающее обстоятельство. Всё остальное — календарь, деньги, статусы, задачи, расходы — работает, но работает в границах одного сотрудника. Если у вас есть хотя бы один коллега, с которым надо делить заказы, вам нужна другая система, а платформа закроет другую часть работы — то, что происходит на экране в зале.

Что учитывает агентство и чем это отличается от одиночки

Разница не в объёме, а в структуре. У одиночки шесть потоков данных, у агентства их одиннадцать, и пять новых появляются именно из-за того, что людей больше одного.

1. Заявки и их источники. Откуда пришёл клиент: сайт, рекомендация, тендер, повторное обращение. Без источников нельзя понять, куда вкладывать деньги.
2. Стадии сделки с ответственным. Не просто «на какой стадии заказ», а «кто за него отвечает и что должен сделать следующим».
3. История общения. Что обещали, когда звонили, что писали. В агентстве это критично: клиента ведёт один, а проводит мероприятие другой.
4. Документы под каждый заказ. Коммерческое предложение, договор, счёт, акт, закрывающие для юридического лица.
5. Смета для клиента. Постатейная, с наценкой, в двух-трёх вариантах бюджета.
6. Подрядчики. Справочник со ставками, занятостью, техзаданиями и статусом подтверждения.
7. Проект подготовки. Задачи с исполнителями, сроками и зависимостями: пока не подтверждена площадка, не заказывается кейтеринг.
8. Реквизит и оборудование. Что где лежит, что занято на какую дату.
9. Деньги проекта. Приход, расход по подрядчикам, маржа по конкретному мероприятию.
10. Отчётность. Выручка по менеджеру, конверсия по источникам, план и факт.
11. Материалы мероприятия. Программа, тайминг, презентация, содержимое интерактивов.

Из этих одиннадцати наш кабинет закрывает три с половиной, и все — в границах одного человека. Дальше разберём, какие именно.

Что кабинет закрывает — и в каких границах

Календарь заказов одного сотрудника

Карточка события с датой, временем, площадкой, адресом, названием и заказчиком. Плюс деньги: сумма, аванс, остаток считается сам, срок доплаты в днях до события. Плюс контакты: имя, телефон, Telegram. Плюс тайминг блоками «время + подпись» до сорока строк. Граница: это календарь одного человека, а не общая сетка агентства.

Пять статусов заказа

Обсуждаем, подтверждён, аванс внесён, проведён, закрыт. По каждой стадии — количество заказов и сумма. Граница: это состояние подтверждённых договорённостей, а не воронка продаж. Нет источников заявок, нет причин отказа, нет ответственного, нет конверсии. Никаких «менеджер обработал двенадцать лидов, закрыл три».

Список заказчиков

Собирается сам из имени и телефона в карточках: сколько заказов, на какую сумму, когда ближайший и последний. Видно повторных клиентов. Граница: это адресная книга, а не карточка клиента. Истории общения, писем, звонков и вложений в ней нет.

Задачи

Название, срок, привязка к заказу, отметка о выполнении. Граница: исполнителя назначить нельзя, зависимостей и этапов нет, доски нет.

Расходы и оценка результата

Траты по семи категориям с привязкой к заказу, разрез за месяц, год или всё время, прикидка налога по выбранной ставке. Граница: это личный учёт, а не финансы проекта и не бухгалтерия агентства. Маржу по заказу с разбивкой по подрядчикам так не посчитать.

Автозаполнение из договора

PDF или Word загружается, поля карточки заполняются сами — правилами, на сервере, без нейросетей. Экономит несколько минут на каждом заказе. Граница: это чтение документа, а не его создание. Сформировать договор или счёт нельзя.

Напоминания

Ближайшая неделя и остатки, которые пора собрать. Можно завернуть в Telegram. Граница: приходят одному человеку — тому, чья это учётная запись.

Материалы мероприятия

До шестидесяти сохранённых мероприятий, каждое со своим набором разделов, гостями, таймингом и вопросами. Плюс файловое хранилище с квотой. Граница: передать собранное мероприятие коллеге через платформу нельзя.

Чего нет и не появится

Список короткий и окончательный. Это не дорожная карта, а описание границ продукта.

• Совместного доступа, ролей и прав. Одна учётная запись — один человек.
• Общей базы клиентов агентства.
• Источников заявок, причин отказа, конверсии.
• Истории общения с клиентом. Ни писем, ни звонков, ни переписки.
• Интеграций. Ни с почтой, ни с телефонией, ни с формами сайта, ни с мессенджерами как каналом заявок.
• Документооборота. Ни коммерческих предложений, ни договоров, ни счетов, ни актов, ни шаблонов.
• Смет для клиента. Ни постатейных, ни вариативных.
• Справочника подрядчиков. Ставок, занятости, техзаданий, статусов подтверждения.
• Управления проектом. Исполнителей у задач, этапов, зависимостей, доски.
• Складского учёта реквизита.
• Регистрации участников, билетов, рассылок.
• Отчётности агентства. Выручки по менеджеру, плана и факта, аналитики по источникам.

Минимум для агентства из двух-четырёх человек

Если агентство маленькое и полноценную систему ставить рано, вот рабочий минимум на общих таблицах. Он не элегантный, но он работает и стоит ноль.

Общая сетка занятости

Один лист: дата, мероприятие, клиент, ответственный, статус, площадка. Единственная задача — чтобы двое не пообещали одну дату. Право менять — у всех, право удалять — у одного.

Лист сделок

Дата обращения, источник, клиент, контакт, ответственный, ориентировочный бюджет, стадия, дата следующего касания, комментарий. Колонка «дата следующего касания» важнее всех остальных: именно её отсутствие теряет заявки.

Лист подрядчиков

Тип, название, контакт, ставка, город, с кем работали, оценка по итогу, чёрные метки. Через год этот лист становится самым ценным активом агентства.

Папка на проект

Одна папка на мероприятие, названная датой и клиентом. Внутри: бриф, смета, договор, техзадания подрядчикам, программа, фотоотчёт. Ссылка на папку — в сетке занятости.

Правила, без которых схема мертва

1. Один поток — одно место. Как только сделки ведутся и в таблице, и в переписке, оба источника недостоверны.
2. У каждой строки есть ответственный. Строка без фамилии — это ничья строка.
3. Пятнадцать минут в понедельник на сверку всей командой. Дисциплина заменяет половину функций любой системы.
4. Доступ на редактирование — только сотрудникам. Подрядчикам и клиентам — выгрузка, а не ссылка.

Когда пора ставить настоящую систему

Признаки, по которым понятно, что таблицы уже мешают. Достаточно двух из шести.

• Заявок в месяц больше двадцати. Ручное ведение начинает терять обращения, а потери не видны — вы просто не знаете, сколько недозаработали.
• Менеджеров больше двух. Возникает вопрос «кто взял этот заказ», а ответа в таблице нет.
• Клиент возвращается через год, и никто не помнит договорённостей. История общения перестаёт быть роскошью.
• Документы съедают день в неделю. Договоры, счета, акты, закрывающие — руками.
• Нужно посчитать маржу по заказу, а не просто приход и расход. Это уже финансы проекта.
• Собственник спрашивает про конверсию. Без источников заявок ответить нечем.

Что смотреть при выборе — четыре вещи, о которых обычно забывают

1. Сколько времени занимает занесение заказа. Если больше пяти минут, менеджеры перестанут заносить, и система станет декорацией.
2. Как это работает с телефона. Ивент-менеджер половину времени не за столом.
3. Можно ли выгрузить всё целиком. Данные агентства должны оставаться агентства.
4. Кто будет это настраивать и сопровождать. Система без хозяина внутри компании умирает за три месяца независимо от качества.

И трезвая мысль напоследок: агентства чаще проигрывают не от отсутствия системы, а от того, что купили сложную и не заполняют. Простая таблица, которую ведут, полезнее мощной системы, в которую не заходят.

Что платформа реально даёт агентству

Не учёт. Учёт — побочная часть, полезная одиночке. Агентству платформа полезна другим — тем, что происходит на самом мероприятии.

• Повторяемый стандарт вечера. Программа собирается заранее и сохраняется. Следующий раз — открыл, поправил под клиента, провёл. Не надо каждый раз собирать заново.
• Мероприятие может вести не автор программы. Собрал один сотрудник, отработал другой. Оговорка: передать собранное через платформу нельзя, учётные записи не связаны, — передаётся вместе с ноутбуком или доступом.
• Видимый результат для отчёта клиенту. Сколько участников подключилось, как проголосовал зал, какие команды победили. Оговорка: результаты голосований не сохраняются, экран фотографируют на площадке.
• Около шестидесяти разделов под разные форматы: деловые мероприятия, корпоративы, семейные праздники, детские программы.
• Свой квиз под клиента. Вопросы про компанию, итоги года, отраслевые задачи — с картинками, видео и звуком.
• Показ обычной презентации на экране зала с анимацией и переходами, без отдельного ноутбука под слайды.

Требования те же для всех: экран или проектор, интернет у обеих сторон, вход участников по QR камерой без установки приложений. Музыку и видео агентство приносит своё.

Развёрнутый разбор — на странице платформа для организаторов. Разбор личного учёта у организатора-одиночки — на странице CRM для организатора мероприятий.