База клиентов для ведущего

Что хранится в карточке клиента

Карточка заказчика собирает всё, что раньше приходилось держать в голове, в блокноте или в переписке сразу в нескольких мессенджерах.

• Контакты — телефон, Telegram, имя, иногда второй контакт, например организатор со стороны компании
• Тип мероприятия — свадьба, юбилей, корпоратив, детский праздник, выпускной и так далее
• Дата и площадка — привязка к конкретному событию в календаре
• Бюджет и статус оплаты — гонорар, аванс, остаток, отметка о доплате
• Статус заказа — заявка, бронь, предоплата внесена, отработано
• История заказов — сколько праздников провели с этим клиентом и суммарный доход по нему
• Заметки — пожелания, что понравилось, чего не стоит повторять

Для клиента, который заказывает не первый раз — например, компанию на второй корпоратив подряд или семью на годовщину свадьбы после самой свадьбы, — вся эта история открывается за пару секунд вместо получаса в архиве переписки.

База и остальные разделы платформы

База клиентов — один из 107 разделов PULTEVENT, и её польза раскрывается в связке с остальными. В карточке удобно фиксировать, какие интерактивы уже проводились у конкретного заказчика, чтобы не повторять программу на следующем празднике той же компании или семьи.

Например, если в заметках отмечено, что на прошлом корпоративе играли квизы «Девяностые» и «Корпоративный», а из командных активностей было «Перетягивание каната», на следующий заказ для той же компании логично взять другую тему — скажем, квиз «Мемы и интернет» или «Мозговую атаку», и добавить одну из 3D-игр с телефонов гостей, например «Боулинг» или «Полёт на метле», которых на платформе ещё не показывали.

Похожая логика работает для свадеб и юбилеев: если в первый раз на свадьбе играли свадебный квиз и «Дамы и Господа», на годовщину через год стоит выбрать что-то из другого раздела — «Родители против детей» или «Голосование зала» — вместо повтора того же сценария. Карточка клиента экономит время именно на этом шаге: не нужно вспоминать или переспрашивать у заказчика, что уже было.

Кому и зачем нужна такая база

Базой пользуются по-разному — в зависимости от того, сколько заказов у ведущего и как устроена его работа.

Начинающий ведущий с несколькими клиентами

Пока заказов пять-десять в сезон, кажется, что блокнота достаточно. Но именно на старте важнее всего не потерять первых клиентов — тех, кто может стать постоянными и советовать вас дальше. Карточка с историей и статусом помогает не забыть перезвонить и не упустить бронь среди остальных дел.

Ведущий с постоянным потоком заказов

Когда мероприятий по нескольку в неделю в сезон, держать в голове, кто на каком статусе и кому напомнить про доплату, физически сложно. База берёт эту память на себя: все заявки, брони и предоплаты видны одним списком по датам.

Агентство с несколькими ведущими на одном аккаунте

Если под одним логином работает команда — соведущий или несколько исполнителей агентства, — карточки клиентов видны всем, кто заходит под этим аккаунтом. Удобно, когда заказ подхватывает другой человек: не приходится заново выяснять историю у коллеги.

Один ведущий сам на себя

Для соло-исполнителя база выполняет роль органайзера и записной книжки одновременно: не нужно отдельно помнить, отдельно записывать в блокнот и отдельно искать переписку — всё в одном разделе той же платформы, где готовится сам вечер.

Сезонность: свадьбы летом, корпоративы в декабре

У большинства ведущих выраженная сезонность: свадебный поток с весны по осень, всплеск корпоративов в декабре, затишье в январе и феврале. Между сезонами легко потерять контакт с клиентом, который писал полгода назад. Карточка остаётся на месте и не теряется среди старых чатов — к декабрьскому корпоративу можно вернуться к заказчику, который интересовался датой ещё весной.

Чего в базе клиентов нет

Важно понимать границы честно, чтобы не ждать от раздела того, чего в нём нет. База клиентов в PULTEVENT — это встроенный в платформу учёт клиентов ведущего мероприятий, а не полноценная CRM с многоуровневыми воронками продаж, автоматическим обзвоном или интеграцией с бухгалтерией.

Здесь нет автоматических email-рассылок, скоринга лидов и настраиваемых пайплайнов с десятками этапов — вместо этого простые и понятные статусы, которых достаточно одному ведущему или небольшой команде. Если нужна сложная многоуровневая CRM для отдела продаж из десяти человек с отчётами для руководителя, это уже другой класс инструментов, и PULTEVENT такую задачу не решает: платформа заточена под подготовку и проведение мероприятий, а учёт клиентов в ней — практичное дополнение, а не отдельный продукт для отдела продаж.

Комментарий Руслана

«Один клиент заказывал у меня два юбилея подряд — сначала пятидесятилетие отца, через два года шестидесятилетие. Между заказами прошло достаточно времени, чтобы я забыл детали первого вечера: помнил только город и то, что было весело. Перед вторым звонком открыл карточку в базе — и увидел, что на первом юбилее уже были видео-поздравления от гостей и голосование зала, которое я как раз собирался предложить снова. Поменял программу на квиз по десятилетиям и «Мозговую атаку» — гостям было интереснее, а я не выглядел человеком, который возит один и тот же набор всем подряд.»

«Второй случай проще, но тоже характерный: без напоминания в базе я один раз чуть не упустил доплату по брони, которую подтвердили за три месяца до даты, а потом заказчик надолго замолчал. Напоминание всплыло за две недели до мероприятия, я написал, уточнил детали — оказалось, человек тоже собирался написать, просто закрутился с подготовкой. Мелочь, но именно из таких мелочей складывается ощущение, что ведущий держит вечер под контролем ещё до того, как он начался».