Коммерческое предложение ведущего: что в нём должно быть

Зачем документ, если уже был разговор

Долго считал, что КП — это для агентств, а ведущему хватит разговора. Пока не увидел, как принимается решение: люди собираются вечером на кухне, открывают переписку и сравнивают то, что там осталось. У одного — три строки в мессенджере, у второго — аккуратный документ на несколько экранов.

Разговор живёт ровно до конца разговора. Через два дня человек не помнит, что вы говорили про подготовку и про экранную часть, — он помнит только цифру. Документ помнит за вас.

Вторая причина ещё важнее: КП пересылают. На корпоративах решение почти всегда принимает не тот, с кем вы говорили. Ваш собеседник перешлёт руководителю то, что у него есть. Если это три строки, вас сравнят по цене; если это внятный документ, у вас появляется шанс.

КП, прайс и презентация: чем они различаются

Три разных документа, которые постоянно путают, и от путаницы страдает результат.

Прайс — список услуг с ценами. Он статичен, одинаков для всех и отвечает на один вопрос: сколько. Прайс нужен, когда с вами связывается посредник или когда человек прямо просит цены списком.

Презентация о себе — рассказ про ведущего: кто, сколько лет, что умеет, как выглядит. Она универсальна и не привязана к конкретному событию. Её отправляют на раннем этапе, когда до дат ещё далеко.

Коммерческое предложение — документ под конкретный заказ: с датой, поводом, площадкой и суммой. Оно персональное и живёт ограниченное время. Именно КП решает исход, и именно его чаще всего заменяют на прайс, теряя заказ.

Структура: девять блоков по порядку

Порядок не случайный: он повторяет ход мыслей человека, который открыл документ.

Первый экран: пять секунд на решение

Человек открывает файл и за несколько секунд решает, читать дальше или нет. На первом экране должно быть три вещи: кто вы, что за событие и почему это про него.

Что работает у меня. Фотография — живая, с вечера, а не студийный портрет в костюме на белом фоне. Имя и роль без должностей и регалий. Строка с событием: «Свадьба Анны и Дмитрия, 18 июля, загородный комплекс». И одна фраза-обещание.

Что не работает: обложка с абстрактным фоном и надписью «Коммерческое предложение». Это выглядит как шаблон и читается как шаблон. И длинный заголовок, который человек пропускает, потому что в нём восемь слов и ни одного про него.

• Живая фотография с площадки, а не постановочный портрет.
• Имя, роль, город — три коротких элемента.
• Событие заказчика по имени и дате: он должен узнать себя.
• Одна фраза о результате, а не список услуг.
• Ничего лишнего: никаких орнаментов, слоганов и логотипов на пол-экрана.

Что входит в работу: три горизонта

Главная задача этого блока — показать, что вечер это верхушка, а под ней лежит работа, которую заказчик не видит и потому не оплачивает мысленно.

Раскладываю на три части. До вечера: встречи, сбор материала, написание программы, согласование тайминга, связь с площадкой и подрядчиками, подготовка экранной части. В вечер: приезд заранее, саундчек, работа в зале в оговорённые часы, управление таймингом, работа со сбоями. После: возврат реквизита, передача материалов, обратная связь.

Формулировать надо действиями, а не существительными. Не «координация подрядчиков», а «сам договорюсь с диджеем, фотографом и площадкой, вам не придётся ничего держать в голове». Первая формулировка описывает услугу, вторая продаёт спокойствие.

Как описывать пакеты в документе

Пакетов три. Один не с чем сравнивать, от пяти человек устаёт. Три — тот объём, который удерживается в голове и обсуждается дома.

В документе они должны стоять рядом и сравниваться по одним и тем же строкам. Не три разных абзаца текста, а одинаковый набор пунктов, где видно, что добавляется при переходе. Тогда человек видит разницу, а не читает три раза похожее.

Чаще всего выбирают средний: самое дешёвое брать неуютно, самое дорогое страшновато. Значит, средний надо наполнять тем, что вы действительно любите делать, а базовый оставлять честным, но скучным.

Цена: показывать, прятать или диапазон

Самый спорный блок. Моя позиция: цена в КП должна быть. Документ без цены заставляет человека писать ещё раз, а он в этот момент читает три предложения и напишет тому, у кого цифра уже есть.

Формат зависит от стадии. Если все вводные известны — дата, площадка, часы, — ставится конкретная сумма за конкретный пакет. Если вводные неполные, ставится вилка с объяснением, от чего она зависит: длительность, дорога, объём подготовки, экранная часть.

Чего делать нельзя: ставить нижнюю границу-приманку, за которую вы на самом деле не работаете. Она даёт много обращений, мало заказов и много неприятных разговоров на этапе «а почему теперь дороже».

Рядом с ценой обязательно стоит строка о том, что в неё входит по времени. «В стоимость входит подготовка, две встречи и работа в зале с восьми до двух» снимает большую часть вопросов про «дорого за пять часов».

Доказательства: что показывать вместо слов

Слова про профессионализм не работают: их пишут все. Работает то, что можно увидеть и проверить.

Самое сильное — короткое видео. Тридцать-шестьдесят секунд с реального вечера, где видно зал, реакцию людей и вас в работе. Не смонтированный на три минуты промо-ролик под музыку, а именно короткий фрагмент: длинное видео не досматривают.

Второе по силе — экранная часть, снятая с проектора. Её нельзя описать словами, зато можно показать за двадцать секунд, и она мгновенно отличает вас от коллеги, который присылает текст.

Отзывы — не скриншотами подряд, а два-три с именем и поводом, желательно про то, что важно этому заказчику. Если у человека на встрече была тревога «чтобы не было пошло», в КП идёт отзыв именно про это.

И фотографии: с площадок, с гостями, живые. Три-четыре штуки, не галерея на сорок кадров.

Чего в КП быть не должно

• Шаблонных фраз про «незабываемый праздник» и «индивидуальный подход». Их пишут все, и они не значат ничего.
• Автобиографии с годом начала карьеры и списком пройденных курсов.
• Полного сценария вечера. Во-первых, его крадут. Во-вторых, он не читается.
• Списка из тридцати конкурсов с названиями: это выглядит как меню, а вечер не собирается из меню.
• Упоминаний других ведущих и сравнений с ними. Чужие имена в вашем документе работают на них.
• Мелкого шрифта с условиями, спрятанного в конце. Условия лучше назвать прямо и коротко.
• Больше одной цены за один и тот же пакет: скидка, «специальная цена» и «цена до пятницы» в одном документе выглядят как торг.
• Ошибок в имени заказчика и в дате события. Это убивает документ мгновенно.

Формат файла и как его отправлять

Файл должен открываться на телефоне с первого нажатия. Это единственное реальное требование, и оно отсекает половину вариантов.

Что работает: документ в формате, который открывается везде, или ссылка на страницу. Что работает плохо: файлы, которые надо скачивать и открывать в специальной программе, архивы и презентации в редких форматах.

Название файла — это тоже часть впечатления. «КП Барашкин свадьба Анна Дмитрий 18 июля» находится в переписке через месяц. «Документ_1_финал_2.pdf» не находится никогда.

Отправлять лучше одним сообщением с одной короткой строкой сопровождения: «Аня, вот предложение по вашей дате. Если что-то непонятно — звоните, объясню за пять минут». Не десять сообщений подряд и не файл без единого слова.

1. 1

   Проверить имя заказчика и дату события — дважды.

2. 2

   Открыть файл на своём телефоне и убедиться, что он читается.

3. 3

   Назвать файл понятно, с именем заказчика и датой.

4. 4

   Отправить одним сообщением с короткой сопроводительной фразой.

5. 5

   Назвать срок: до какого числа действует предложение и дата.

6. 6

   Поставить себе напоминание на день, когда стоит вернуться.

Для частного заказчика и для компании

Два разных документа, и подменять один другим — распространённая ошибка.

Для компании я всегда добавляю отдельный блок с формальностями: в каком статусе работаю, какие документы предоставляю, как выставляется счёт. Это скучно и это ровно то, что нужно человеку, который будет проводить оплату через свою бухгалтерию.

Срок действия и что делать после отправки

Предложение без срока висит вечно и не побуждает ни к чему. Я ставлю срок всегда и объясняю его честно: дата остаётся свободной до такого-то числа, дальше я не могу её держать.

Это не приём давления, а правда: закрытая дата — мой основной ресурс. Формулировка мягкая и без угрозы: «Держу за вами 18 июля до конца недели, дальше, если появится другой запрос, буду вынужден его рассмотреть».

После отправки — одно напоминание. Через два-три дня, коротко, с новым поводом, а не с упрёком: свободная дата уходит, появилось видео с похожего вечера, вопрос по площадке. Второго напоминания я не делаю: дальше это давление, и оно портит впечатление сильнее, чем молчание.

Как понять, что предложение работает

Считать надо не «понравилось ли», а конверсию. Из скольких отправленных предложений получились заказы. Если из десяти ноль — дело не в цене, дело в документе или в том, кому вы его отправляете.

Второй показатель — какие вопросы приходят после КП. Если спрашивают «а что входит», значит, блок про работу непонятный. Если спрашивают «а сколько часов», значит, вы не написали про часы. Каждый повторяющийся вопрос — это дырка в документе, которую надо закрыть в следующей версии.

Третий — какой пакет выбирают. Если все берут базовый, значит, средний недостаточно привлекателен или разница между ними не объяснена. Если все берут полный, вы, скорее всего, недооценили себя.

Пересматривать документ имеет смысл раз в сезон: меняются цены, меняется программа, устаревают фотографии. Мой КП за несколько лет менялся раз шесть, и каждый раз становился короче.

Что даёт экранная часть в предложении

Отдельный блок про экран я держу в КП потому, что это единственная часть работы, которую можно показать в документе. Голос показать нельзя, харизму нельзя, а викторину с фотографиями гостей на большом экране — можно, и за двадцать секунд.

Про инструмент. PULTEVENT — платформа для ведущих: доступ стоит 3500 рублей один раз навсегда либо 1500 рублей за неделю, если нужен один вечер. Первые 48 часов бесплатно и без карты — этого достаточно, чтобы собрать пару механик и снять для КП короткое видео с экрана. Гости на мероприятии подключаются по QR-коду с телефона, устанавливать ничего не нужно. Интернет требуется и ведущему, и гостям: комната работает на сервере, работы без интернета нет, и в предложении это стоит писать честно, а не обещать заказчику работу без сети.