Ивент-платформа: интерактивная часть проекта

Ивент-платформа: зачем она агентству

В любом проекте есть блок, который называется по-разному — интерактив, активация, вовлечение, программа зала. Обычно он собирается заново: отдельная презентация, отдельный подрядчик на игровую механику, отдельная аренда оборудования, и всё это в смете отдельными строками.

PULTEVENT — попытка собрать этот блок один раз и переиспользовать. Это 55 разделов в браузере: викторины, командные игры, розыгрыши, работа с фотографиями гостей, показ презентаций и титры. Открывается на ноутбуке, выводится на экран, гости подключаются со своих телефонов.

Что меняется в работе

• интерактивная часть перестаёт быть разовой разработкой
• под новый проект собирается содержание, а не механика
• на площадку не едет отдельный комплект оборудования
• координатор осваивает управление за один прогон

Я Руслан Барашкин, работаю ведущим больше десяти лет и делал платформу под собственные проекты. Всё, что в ней есть, я использовал на реальных площадках.

Что получает подрядчик и что получает клиент

Эти интересы полезно разделить, потому что аргументы для внутреннего решения и для защиты сметы разные.

Подрядчику

• один инструмент на все проекты вместо набора разрозненных решений
• сборка интерактивного блока за вечер, а не за неделю
• меньше техники в машине и меньше строк в техническом райдере
• предсказуемость: одна и та же схема на любой площадке

Клиенту

• участие гостей без установки приложений и регистрации
• интерактив, который не отваливается из-за плохого вайфая
• содержание под конкретный повод и компанию
• никакого сбора персональных данных с гостей

Последний пункт для корпоративных заказчиков часто оказывается решающим. Служба безопасности спокойнее относится к механике, где гость входит анонимно и ничего на телефон не ставит.

Сейчас платформой пользуются больше 600 ведущих и организаторов — от одиночных исполнителей до команд, которые ведут несколько проектов в месяц.

Отдельно стоит сказать про повторяемость. Проект, собранный из готовых механик, воспроизводится другой командой без потери качества: схема на площадке одна и та же, и человек, который вёл прошлое мероприятие, не уносит знание с собой.

Наполнение: 55 разделов в одном доступе

Тарифов нет, весь набор открывается сразу. Ниже — то, что чаще используется в проектах.

Соревновательный блок

• викторины и квизы с готовыми пакетами
• конструктор квизов под тему и бренд заказчика
• «Мозговая Атака» — командная игра на скорость
• «Дамы и Господа» — противостояние двух половин зала
• музыкальное бинго и мафия для неформальной части

Розыгрыши

• лотерея гостя под призовой фонд заказчика
• колесо гостей для выбора участника из зала
• ставки на вечер как сквозная линия программы

Работа с гостями

• камера гостя и лента гостей: фотографии со смартфонов на экране
• микрофон зала для вопросов и реплик из зала
• караоке-баттл и DJ-пульт для вечерней части

Показ и оформление

• презентации PPTX, открывающиеся на площадке
• титры для финала
• второй экран отдельным окном
• детская анимация на 27 игр для семейных форматов

Набор закрыт от деления на пакеты сознательно. Подрядчику неудобно выяснять на этапе сборки программы, входит ли нужная механика в оплаченный уровень: это тормозит согласование и создаёт лишний разговор с заказчиком. Проще, когда доступно всё сразу.

Как платформа встраивается в смету проекта

Практическая сторона, о которой редко пишут на страницах продуктов.

Интерактивный блок обычно закрывается тремя способами: подрядчиком с готовой активацией, арендой оборудования или разработкой под проект. Первое дорого и негибко, второе тянет за собой логистику и монтаж, третье не окупается на разовом мероприятии.

Платформа — четвёртый вариант: инструмент, который уже есть у команды. В смете он не появляется отдельной строкой закупки, а входит в работу ведущего или координатора.

Что уходит из технического райдера

• аренда игрового оборудования
• монтаж и демонтаж дополнительной техники
• отдельный оператор на интерактивную механику
• закупка расходников: бланков, карточек, жетонов

Остаётся то, что и так есть почти в любом райдере: экран или проектор, кабель, ноутбук, электричество.

Важная оговорка: платформа не сокращает работу по содержанию. Вопросы для викторины под клиента всё равно кто-то пишет, и это время нужно закладывать.

Полезно заранее решить, как интерактивный блок называется в документах. Обычно его проще описывать через результат — «интерактивная программа для гостей с участием через смартфоны» — чем через перечень технических средств, которых в этом блоке почти нет.

Работа на объекте: сборка за пятнадцать минут

Схема на площадке одинакова для любого раздела.

Ноутбук подключается к экрану, проектору или телевизору кабелем HDMI. Окно сцены выносится на экран зала — это то, что видят гости. Управляющая панель остаётся на ноутбуке.

Гости наводят камеру телефона на QR-код и попадают в комнату проекта через браузер. Установки нет, регистрации нет, вместимость комнаты — до 600 человек.

Ведущий или координатор берёт пульт в собственном телефоне и работает из зала, а не от ноутбука. На больших площадках это существенно: рабочее место может стоять у звукорежиссёра, а человек с микрофоном — где угодно.

Чек-лист сборки

• подключить ноутбук к экрану
• войти в учётку и открыть нужный раздел
• вынести окно сцены на экран зала
• поднять точку доступа и проверить вход с телефона
• вывести QR-код для гостей

На знакомой площадке это занимает около четверти часа, на незнакомой — заложите полчаса.

Отдельно про порядок действий: точку доступа лучше поднимать до того, как соберётся зал. Проверить вход с одного телефона за пять минут до гостей проще, чем разбираться с этим, когда двести человек уже смотрят на экран.

Окно сцены и рабочая панель проектной команды

Разделение на два окна — техническая основа всей схемы. В окне сцены живёт то, что показывают залу. В рабочей панели — правильные ответы, счёт, очередь блоков, настройки.

Для проектной команды это означает возможность работать параллельно: пока идёт текущий блок, следующий уже подготовлен, и переход между ними выглядит для зала мгновенным.

Что это решает на площадке

• гости никогда не видят служебной части
• ноутбук можно поставить вне зоны видимости зала
• смена раздела не требует возни на глазах у гостей
• ведущий держит управление в телефоне и ходит по залу

Для технической службы площадки картина привычная: вывод второго монитора по HDMI. Никакого специального оборудования, конвертеров или согласований не требуется.

Отдельно про перезагрузку: если рабочее окно перезапустили, окно сцены нужно открыть заново. Комната при этом остаётся живой, гости из неё не выпадают.

Автономность как страховка на выездных площадках

Ивент-проекты часто уезжают туда, где связи нет: загородные базы, шатры, производственные цеха, набережные, ангары. Даже в городских залах гостевой вайфай рассчитан на несколько ноутбуков, а не на две сотни телефонов.

Платформа во время мероприятия внешнюю сеть не использует. Ноутбук поднимает собственную точку доступа, гости подключаются к ней, комната работает локально.

Что это убирает из рисков проекта

• зависимость от интернета площадки
• согласование доступа к корпоративной сети заказчика
• падение отклика при большом числе устройств
• расход мобильного трафика гостей

Для выездных форматов это меняет технический райдер: вместо требования «стабильный интернет со скоростью не менее» остаётся «розетка и экран».

Проверять площадку всё равно нужно. Но список проверок становится коротким: разъём, длина кабеля, высота экрана, наличие звука.

Один практический совет по выездам. Если площадка новая и вы на ней не работали, заложите время на проверку подключения отдельно от монтажа. Пятнадцать минут в спокойной обстановке стоят дешевле, чем те же пятнадцать минут в момент, когда гости уже расселись.

Цена доступа для агентства

Первые 48 часов бесплатны, карта не требуется. Двух суток достаточно, чтобы собрать пробный блок, прогнать его в офисе на телевизоре и показать команде.

Дальше доступ стоит 3500 ₽ один раз и остаётся навсегда. Ни подписки, ни платежей за проект, ни привязанной карты, ни автопродления.

Что открывает доступ

• все 55 разделов сразу
• неограниченное число проектов
• комнаты до 600 гостей
• второй экран и пульт в телефоне
• автономную работу без сети
• учёт заказов и клиентскую базу
• новые разделы по мере их появления

Для агентства модель без подписки удобна тем, что расход разовый и не требует ежемесячного согласования. Для одиночного подрядчика — тем, что в мёртвый сезон платить не за что.

Оплата привязана к учётной записи. Если проекты ведут несколько человек, каждому нужна своя — комната создаётся тем, кто вошёл в систему.

Один доступ на много проектов

Ограничения по количеству мероприятий нет. Сколько проектов ведёт команда — столько раз и запускается платформа.

Практически это работает так: под каждый проект собирается своё содержание — свой набор вопросов, свои карточки бинго, свой призовой фонд для лотереи. Механики при этом переиспользуются.

Как накапливается библиотека

• собранные квизы остаются в учётке и достаются под похожий повод
• удачные связки блоков превращаются в собственный шаблон программы
• материалы прошлых проектов не приходится искать по папкам

Кроме этого в платформе есть учёт заказов и клиентская база: даты, площадки, контакты заказчиков, история проведённого. Для команды, у которой в месяц идёт несколько проектов, это ощутимее, чем кажется на первый взгляд.

Оговорюсь: это рабочая записная книжка, а не система управления проектами. Задач, бюджетов и подрядчиков она не ведёт.

Практическая деталь для команд: комната создаётся тем, кто вошёл в систему. Это значит, что на площадке ведёт тот человек, под чьей учётной записью открыт вечер, и передавать управление между аккаунтами по ходу мероприятия не получится.

Что запрашивать у площадки в техническом задании

Короткий список, который можно вставлять в запрос площадке как есть.

Обязательно

• экран, проектор или телевизор с входом HDMI
• кабель HDMI нужной длины до рабочего места
• электропитание рядом с рабочим местом

Желательно

• вывод звука с ноутбука в общую систему зала
• рабочее место ближе к центру зала, а не в дальнем углу
• возможность проверить подключение до прихода гостей

Отдельного игрового оборудования, планшетов для гостей, точек доступа от площадки и выделенного интернет-канала не требуется. Камера гостя и микрофон зала работают со смартфонов самих гостей.

Единственное жёсткое требование — экран. Если площадка его не предоставляет, интерактивный блок придётся либо снимать, либо закладывать аренду экрана в смету, и решать это нужно до защиты программы.

Как встроить платформу в первый проект

Не советую заходить с большого проекта. Разумнее обкатать инструмент на чём-то, где цена ошибки невелика.

Подготовка

• откройте платформу и посмотрите разделы в бесплатные двое суток
• выберите одну механику, лучше всего квиз или бинго
• соберите содержание под конкретного заказчика
• прогоните блок целиком в офисе на телевизоре
• зайдите гостем с телефона и посмотрите картину со стороны зала

На проекте

• приезжайте с запасом по времени
• соберите схему до прихода гостей и проверьте вход
• поставьте интерактивный блок не первым номером, а после разогрева
• держите в программе один блок без техники на случай паузы

После

• запишите, сколько реально занял блок по времени
• сохраните собранный квиз: он пригодится на похожем поводе

Со второго проекта добавляйте по одной новой механике. Через несколько мероприятий у команды складывается свой рабочий набор.

Что платформа не заменит в работе агентства

Список ограничений публикую прямо, потому что расхождение ожиданий на этапе продакшена стоит дороже, чем неудобный разговор на этапе выбора.

• не продаёт билеты и не принимает оплату от гостей
• не регистрирует участников и не ведёт списки приглашённых
• не оформляет бейджи и не работает с аккредитацией
• не проводит вебинары и онлайн-трансляции
• не считает аналитику посещаемости
• не рассылает приглашения и напоминания
• не заменяет систему управления проектами

Платформа отвечает за то, что происходит в зале в момент мероприятия. Всё, что вокруг — допуск, отчётность, логистика, документооборот — остаётся вашими инструментами.

Ещё одна честная оговорка: платформа не придумывает содержание. Она даёт механику, а вопросы, призовой фонд и сценарий пишет проектная команда.

Вопросы, которые задают на этапе согласования

«Что писать заказчику в описании активации»

Описывайте результат в зале: гости участвуют со своих телефонов без установки приложений, результаты видны на общем экране, персональные данные не собираются. Название инструмента заказчику обычно не нужно.

«Кто ведёт технически»

Тот же человек, который ведёт программу. Управление сводится к нескольким кнопкам на пульте в телефоне. Отдельный оператор не нужен, хотя на крупных проектах его иногда ставят для спокойствия.

«А если у заказчика запрет на сторонние приложения»

Ставить нечего ни на устройства гостей, ни на технику площадки. Всё открывается в браузере ноутбука подрядчика, а комната может работать без выхода во внешнюю сеть.

«Насколько это выглядит профессионально на большом экране»

Сцена оформляется под проект: фон, стили, оформление разделов задаются с рабочего места и передаются в окно зала вместе со сценой. Смотреть лучше на своём экране в бесплатный период — по описанию этот вопрос не решается.