Сервис вопросов из зала: 6 схем работы для сессии Q&A

Как выглядит вопрос со стороны участника

Участник открывает страницу по QR-коду и видит список спикеров сессии. Выбирает нужного, пишет вопрос в поле и отправляет. На экране телефона появляется анимированное подтверждение, что вопрос принят. Если организатор разрешил, участник указывает своё имя или отправляет вопрос анонимно.

Ниже на той же странице видны вопросы других участников, которые уже опубликованы. Любой из них можно поддержать одним касанием. Поддержка засчитывается один раз с одного телефона, поэтому накрутить популярность своему вопросу не получится.

Модель анонимности выбирает организатор: вопросы только анонимные, имя обязательно или по желанию участника. Для внутренних встреч с руководством чаще выбирают анонимность, для отраслевой конференции, где важно знать, кто спрашивает, имя обязательно.

Что видит модератор вопросов

В пульте модератор видит новые вопросы, автора, если вопрос не анонимный, и спикера, которому он адресован. У каждого вопроса есть статус, и модератор меняет его одной кнопкой: одобрить, отклонить, вывести на экран, пометить как переданный спикеру. Опубликованный вопрос можно скрыть, если он оказался неуместным.

Сортировка помогает не утонуть в потоке. Новые сверху, когда нужно быстро просмотреть свежие вопросы. Популярные сверху, когда пора выбирать вопрос для спикера. По спикеру, когда идёт панель. По статусу, когда нужно найти одобренные, но ещё не заданные.

На большой сессии модерацию лучше отдать отдельному человеку. Ведущий на сцене держит разговор, а модератор за ноутбуком в зале или в техническом углу отбирает вопросы и выводит их на экран. Так ведущему не нужно смотреть в ноутбук во время дискуссии.

Когда включать премодерацию

Премодерация нужна, когда в зале есть внешняя аудитория: журналисты, представители конкурентов, случайные посетители открытого форума. Она нужна и на внутренних встречах, где тема болезненная, например изменения в компании. Один резкий вопрос на экране меняет тон всей сессии.

Без премодерации сервис работает быстрее: вопросы сразу видны всем, зал поддерживает их, и лента живёт сама. Это подходит для закрытых отраслевых встреч, где все друг друга знают. Даже в этом режиме модератор может скрыть опубликованный вопрос, если нужно.

Премодерация не означает цензуру. Хорошее правило для модератора: отклонять только оскорбления, рекламу и дубли, а неудобные, но корректные вопросы пропускать. Зал быстро замечает, когда острые вопросы исчезают, и перестаёт писать.

Договоритесь с организатором заранее, какие темы модератор пропускает, а какие отклоняет. Например, вопросы о персональных ситуациях сотрудников на общей сессии не выводятся на экран, но передаются спикеру. Такое правило, сформулированное до мероприятия, избавляет модератора от решений на ходу под взглядом зала.

Как вывести вопросы на экран

Экран вопросов открывается как второй экран в браузере и разворачивается на проектор, LED-экран или телевизор. Режим одного вопроса показывает текст крупно и имя спикера, к которому он обращён. Это основной режим для больших залов: вопрос читается с последнего ряда.

Режим ленты показывает несколько одобренных вопросов с числом поддержек. Он хорош в перерывах и перед сессией ответов, когда зал видит, какие вопросы уже собраны, и может поддержать их. Во время ответа спикера ленту лучше сменить на один вопрос, чтобы внимание не разбегалось.

Проверьте экран вопросов на репетиции с длинным текстом. Вопрос в три строки выглядит иначе, чем тестовое «Проверка». Посмотрите на него из дальнего угла зала и убедитесь, что текст не обрезается.

Типичные ошибки при работе с вопросами из зала

Не объявить сервис в начале. Если QR-код появляется только к сессии ответов, половина вопросов, которые возникли во время доклада, забывается. Покажите код в начале сессии и скажите, что вопросы принимаются всё время.

Модерировать со сцены. Ведущий, который одновременно держит дискуссию и листает вопросы в ноутбуке, делает плохо и то, и другое. Если нет отдельного модератора, хотя бы выключите премодерацию и работайте с лентой.

Не закрыть судьбу оставшихся вопросов. Когда время вышло, вопросы без ответа нужно пометить переданными спикеру и сказать об этом залу. Иначе участники решают, что их вопросы просто проигнорировали.

Что говорить ведущему и сколько вопросов успеть

Первая фраза звучит в начале сессии, пока на экране QR-код: «Вопросы спикерам пишите с телефона прямо сейчас, по ходу выступлений. Выберите, кому адресован вопрос. Если видите вопрос, который хотели задать сами, поддержите его, так он поднимется выше». Тридцать секунд, и зал знает всё, что нужно.

В середине сессии полезно напоминание с конкретикой: «Уже пришло двенадцать вопросов, самый популярный адресован второму спикеру, до него дойдём в конце». Цифра и упоминание спикера показывают залу, что вопросы читают, и поток усиливается.

Когда начинается сессия ответов, ведущий читает вопрос вслух, называет автора, если он указан, и передаёт слово спикеру. Если спикер отвечает слишком долго, ведущий мягко возвращает к следующему вопросу: «В очереди ещё три вопроса, которые поддержал зал». Экран с лентой помогает, потому что очередь видна всем.

На ответ спикеру обычно нужно от одной до трёх минут. За пятнадцать минут сессии успевает пять-семь вопросов. Сервис собирает больше, и это нормально: задача модератора не задать всё, а выбрать лучшее и честно передать остальное спикеру.

Если вопросов заметно больше, чем времени, объедините похожие. Модератор выводит на экран один вопрос, а вслух добавляет: «Похожий вопрос задали ещё трое участников». Так зал видит, что его вопросы учли, даже если на экране оказался чужой.

Провести с модератором в Москве или Петербурге

Оформление, связь и данные

Логотип мероприятия, цвета, фон, название механики и тексты подтверждений организатор меняет сам в пульте. Экран вопросов выглядит как часть оформления конференции.

Вопросы идут через сервер, поэтому интернет нужен участникам и ноутбуку модератора. Если связь у участника прервалась, телефон возвращается в свою сессию. Сервис работает на iOS и Android, в Safari и Chrome.

Все вопросы сохраняются, вместе со статусами и числом поддержек. После мероприятия их можно выгрузить и передать спикерам или использовать для подготовки следующей программы: темы, которые зал спрашивал чаще всего, это готовый список идей для докладов. Данные хранятся на серверах в России и после выгрузки очищаются.

Если проводите сами

Механика «Вопросы спикерам» входит в раздел «Форум-интерактив» на PULTEVENT вместе с реакциями, баттлом мнений и инвестором. Пульт работает в браузере, участники заходят по QR-коду.

72 часа можно пользоваться бесплатно, без карты. Потом 1500 ₽ за месяц или 3500 ₽ навсегда.

Открыть демо на 72 часа