Event-платформа для организаторов: 7 задач, которые она закрывает

Как выбрать event-платформу для организаторов

Критериев немного, но каждый важен. Первый: участники не должны ничего устанавливать. Приложение для одного события скачивает малая часть зала, а страница по QR-коду открывается у всех. Второй: модерация. Организатор отвечает перед заказчиком за то, что появится на экране, поэтому премодерация вопросов и возможность скрыть результаты должны быть встроены. Третий: второй экран. Картинка должна выводиться на проектор, LED или телевизор площадки в полноэкранном режиме и читаться с последних рядов.

Четвёртый критерий: брендирование своими силами. Если для смены логотипа нужно писать в поддержку, агентство не успеет подготовить три события в неделю. Пятый: данные. Для корпоративных заказчиков важно, где хранятся ответы сотрудников, поэтому серверы в России и возможность очистить данные после события часто становятся условием договора. Шестой: выгрузка результатов для отчёта.

Седьмой критерий касается большого зала: защита от накрутки, возврат в сессию после обрыва связи и стабильная работа при одновременных голосах. PULTEVENT отвечает на все семь пунктов, а предельное число участников мы не называем: она зависит от интернета на площадке больше, чем от платформы.

Экономика для агентства

Доступ к платформе стоит 1500 ₽ за месяц или 3500 ₽ один раз, навсегда, для всех разделов. Для агентства, которое проводит несколько деловых событий в месяц, разовая оплата окупается на первом же проекте, где интерактив заложен в смету. Дальнейшие события идут без дополнительных лицензий на каждый зал или каждого участника.

Основная статья затрат смещается с разработки на людей: модератор вопросов, технический специалист на площадке, ведущий, который умеет работать с экраном. Это услуги, которые агентство и так продаёт. Интерактив становится поводом продать модерацию как отдельную позицию.

Перед покупкой можно 72 часа пользоваться бесплатно, без карты. Удобно запустить демо за несколько дней до пилотного события, собрать брендинг клиента и провести внутреннюю репетицию.

Как вести несколько клиентов

Каждое событие настраивается заново: логотип, цвета, фон, названия механик, спикеры, проекты, позиции баттла. Организатор меняет их в пульте за время, которое уходит на согласование с клиентом. Удобная практика: держать в агентстве таблицу с материалами на каждое событие, чтобы перенос в пульт занимал минуты.

Между событиями данные предыдущего клиента выгружаются и очищаются. Так следующий заказчик не увидит чужих вопросов или проектов, а корпоративные ответы не хранятся дольше, чем нужно. Эту процедуру стоит прописать в чек-листе агентства как обязательный шаг после каждого проекта.

Если события идут подряд, например конференция утром и дилерская встреча вечером у разных клиентов, подготовьте оба набора заранее и переключайтесь между ними по сценарию. Тестовый прогон второго события лучше сделать накануне.

Для постоянных клиентов удобно хранить в агентстве папку с их логотипами в нужных форматах, цветами бренда и утверждёнными текстами кнопок. Тогда подготовка к следующей конференции того же заказчика сводится к замене спикеров и проектов, а на согласование оформления время почти не уходит.

Роли в команде на площадке

На небольшом событии интерактивом управляет один человек: ведущий с ноутбуком на кафедре. На конференции от двухсот участников роли лучше разделить. Ведущий или модератор на сцене объявляет механики и зачитывает вопросы. Модератор за отдельным ноутбуком одобряет вопросы и выводит их на экран. Технический специалист отвечает за второй экран, интернет и переключение источников на режиссёрском пульте площадки.

Модератор вопросов должен понимать тему события и знать спикеров. Лучше, если это сотрудник заказчика, прошедший короткий инструктаж агентства: он точнее оценит, какие вопросы уместны, и возьмёт на себя ответственность за спорные решения.

Технический специалист до начала проверяет интернет во всех зонах зала, открывает второй экран в полноэкранном режиме и смотрит на него с последнего ряда. Если шкала баттла или полосы «Инвестора» обрезаются по краю LED, это видно только на месте.

Что обещать заказчику, а что нет

Можно обещать: участники подключаются по QR-коду без приложения и регистрации, вопросы проходят модерацию, голос с одного телефона учитывается один раз, результаты видны на экране за пару секунд и выгружаются после события, оформление в бренде клиента.

Нельзя обещать работу без интернета. Интерактив идёт через сервер, связь нужна и участникам, и ноутбуку. Если площадка известна плохим сигналом, заложите в смету гостевой Wi-Fi или проверку связи на техническом выезде. Не стоит обещать и юридическую значимость голосований: для кворума и протокола нужны отдельные процедуры.

Не называйте заказчику цифр о предельном числе участников, которые нельзя проверить. Честнее сказать, что ограничение обычно связано со связью на площадке, и провести тест во время монтажа.

Как продать интерактив заказчику

Заказчик редко покупает «платформу». Он покупает результат: зал, который не сидит в телефонах посторонних приложений, а участвует в программе, и отчёт, который можно показать руководству. Поэтому в коммерческом предложении лучше описывать сценарии, а не функции. Не «вопросы спикерам с премодерацией», а «сотрудники зададут вопросы генеральному директору анонимно, модератор выберет самые популярные, после события вы получите полный список».

Хорошо работает короткая демонстрация на встрече. Организатор открывает демо, показывает клиенту QR-код на своём ноутбуке, тот сканирует его телефоном и видит страницу с логотипом своей компании. Одна минута заменяет несколько страниц описания.

Для повторных клиентов сильный аргумент даёт отчёт прошлого события: сколько вопросов задали, как разделился зал в баттле, какой проект победил. Эти цифры клиент уже видел и может сравнить со следующим годом. Event-платформа для организаторов полезна тем, что превращает участие зала в данные, которые переходят из проекта в проект.

Типичные ошибки агентств при запуске интерактива

Оставить настройку на день события. Брендирование, спикеры, карточки проектов собираются за день-два, согласуются с клиентом и проверяются на телефоне. Утро конференции для этого не подходит.

Не включить премодерацию на событии с первыми лицами. Если заказчик не просил иначе, для конференции с руководством премодерация должна быть включена по умолчанию.

Забыть закрыть раунд перед объявлением. Ведущий называет результат, а цифры на экране продолжают меняться. Правило для сценария: сначала «Завершить» в пульте, потом слова со сцены. Ещё одна частая ошибка: не проверить второй экран с дальнего ряда до прихода гостей.

Провести с ведущим в Москве или Петербурге

Если проводите сами

Для организаторов деловых мероприятий в PULTEVENT есть раздел «Форум-интерактив»: вопросы спикерам с модерацией, реакции, баттл мнений и «Инвестор», а рядом больше сотни разделов для неделовой программы. Пульт в браузере, экран на площадке, брендирование своими силами.

72 часа можно пользоваться бесплатно, без карты. Потом 1500 ₽ за месяц или 3500 ₽ навсегда.

Открыть демо на 72 часа