Шаблон КП на новогодний корпоратив: 11 блоков, которые читает HR

Что HR просит в КП на Новый год

HR на новогоднем корпоративе решает сразу несколько задач. Ему нужно, чтобы праздник понравился сотрудникам, чтобы руководство согласовало бюджет, чтобы бухгалтерия приняла документы и чтобы всё прошло без сюрпризов. Коммерческое предложение ведущего должно помочь ему с каждой из этих задач.

По нашему опыту, HR читает КП в определённом порядке: сначала смета, потом программа, потом описание ведущего. Концепцию и интерактив дочитывают те, у кого сметой всё в порядке. Поэтому смета и программа должны быть безупречными, а остальное помогает выиграть, когда цены у конкурентов похожи.

Что HR спрашивает чаще всего

• Сколько стоит и входит ли НДС.
• Что будет происходить по времени.
• Как ведущий вовлечёт тех, кто не любит конкурсы.
• Нужна ли от площадки техника.
• Будет ли сценарий под компанию или шаблонный.
• Когда нужна предоплата и что при переносе.
• Можно ли посмотреть видео с мероприятий.

Когда отправлять КП в сезон

Новогодние корпоративы начинают планировать в сентябре, основной поток запросов приходит в октябре и ноябре. КП, отправленное в декабре, часто опаздывает: даты уже заняты, бюджеты распределены. Поэтому шаблон КП на Новый год лучше подготовить к концу августа, чтобы в сезон только подставлять данные клиента.

Скорость ответа в сезон решает многое. HR рассылает запрос нескольким ведущим и начинает сравнивать тех, кто ответил первым. Если КП приходит через три дня после запроса, его могут уже не открыть. Готовый шаблон позволяет отвечать в тот же день.

Отдельно продумайте повторные клиенты. Компания, у которой вы вели прошлый Новый год, часто возвращается, но уже в сентябре начинает смотреть альтернативы. Отправьте им КП первыми, не дожидаясь запроса, с напоминанием о прошлом вечере и новыми идеями. Такое предложение почти всегда читают.

Концепция: три примера

Концепция это не тема вечеринки, а объяснение, зачем этот вечер компании. Хорошая концепция связывает программу в историю и даёт руководству понятный ответ на вопрос «что мы получим».

Ниже три примера концепций, которые хорошо проходят согласование. Адаптируйте их под год и задачи компании.

Примеры концепций

• «Год в лицах: вечер, где каждый отдел увидит свой вклад на большом экране, а финал соберёт всех в одну команду».
• «Знакомство заново: компания выросла, и этот вечер поможет новым сотрудникам и старожилам узнать друг друга через игру».
• «Операция „Новый год“: шпионская игра на весь вечер, где задания сталкивают людей из разных отделов, а финал раскрывает, кто был лучшим агентом».

Пакеты: логика трёх вариантов

Три пакета работают потому, что меняют вопрос. Вместо «брать ли этого ведущего» заказчик решает «какой пакет выбрать». Но работает это только тогда, когда разница между пакетами понятна и обоснована.

«Базовый» закрывает минимальную задачу: ведение, программа, несколько интерактивов. «Оптимальный» добавляет то, что делает вечер цельным: сквозную игру, сценарий под компанию. «Премиум» добавляет персонализацию и шоу: задания по отделам, финальное голосование, дополнительные разделы на экране.

В каждом пакете покажите, что добавляется, а не повторяйте всё содержимое заново. Три длинных одинаковых списка читать тяжело, а список «плюс это, плюс это» читается за секунды.

Цены пакетов стройте так, чтобы шаг от базового к оптимальному был небольшим, а от оптимального к премиуму заметным. Большинство заказчиков выбирают средний пакет, и он должен давать ощущение разумного выбора.

Смета и НДС

Смета самое уязвимое место КП ведущего. Если вы работаете с компанией, которая платит с НДС, а в КП нет ни слова о налоге, бухгалтерия вернёт документ, и сделка встанет на неделю. Если НДС посчитан неправильно, это выглядит ещё хуже.

В смете всегда указывайте: считается ли НДС, по какой ставке, сверху или в том числе. Итог пишите цифрами и прописью. Отдельной строкой выезд, если площадка за городом, и дополнительные часы, если вечер затянется.

В Студии КП в пульте PULTEVENT НДС выбирается из трёх вариантов: без НДС, сверху или в том числе, со ставками 22, 10, 7 и 5%. Итог считается до копейки и прописью сам, реквизиты вставляются одним куском и раскладываются по полям.

Блок интерактива: как описывать

Самая частая ошибка в блоке интерактива: перечислить названия игр. «Квиз, шпионская игра, голосование» ничего не говорит заказчику. Он не знает, как это выглядит, и не может представить свой коллектив в этой игре.

Описывайте, что увидят и сделают гости. Не «квиз», а «весь зал отвечает на вопросы о компании со своих телефонов, результаты сразу на экране, побеждает отдел». Не «шпионская игра», а «каждый сотрудник получает секретное задание, выполняет его с коллегами из других отделов, фото появляются на экране». В студии КП блок интерактива берёт описание из разделов пульта, и формулировка «что увидят гости» появляется сама.

Типичные ошибки в КП ведущего

Мы видели сотни КП коллег и свои собственные первых лет работы. Ошибки повторяются, и почти все они делают КП труднее для согласования.

Отдельная группа ошибок связана с тоном. Слишком официальный язык делает ведущего похожим на подрядчика по уборке, слишком развязный пугает руководство. Пишите так, как говорили бы с заказчиком на встрече: вежливо, коротко и по делу, без канцелярита и без шуток ради шуток.

Главная ошибка: КП написано для себя, а не для того, кто будет его согласовывать. Вторая по частоте: одно и то же КП для всех клиентов, где забыли заменить название прошлой компании. Ведущий гордится своим опытом и пишет три страницы о себе, а HR нужна программа и смета.

Ошибки, после которых КП откладывают

• Нет НДС в смете для юрлица.
• Нет тайминга, только список развлечений.
• Пакеты отличаются только ценой.
• Описание ведущего длиннее программы.
• Интерактив описан названиями, без того, что увидят гости.
• Условия переноса не указаны.
• Файл весит так много, что не проходит в корпоративную почту.
• Реквизиты с опечатками.

PDF или ссылка

Раньше КП отправляли только файлом. Сейчас всё чаще ссылкой: её удобнее пересылать руководству, она открывается на телефоне, не блокируется корпоративной почтой из-за размера. А ведущий видит, открыли ли её.

Ещё одно преимущество ссылки: её можно поправить после отправки. Если HR попросил поменять тайминг или добавить позицию в смету, вы правите и сообщаете, что ссылка та же. Не нужно пересылать пятую версию файла с названием «КП_финал_точно_финал».

При этом бухгалтерия и юристы часто требуют PDF для архива. Лучший вариант: ссылка, из которой можно скачать PDF. В Студии КП клиент получает именно такую ссылку, плюс кнопку «Принять предложение». Писем клиенту студия сама не отправляет, ссылку вы пересылаете в своей переписке.

Что делать после отправки

После отправки КП наступает самый нервный момент: ожидание. Писать «Добрый день, получили ли вы предложение?» на следующий день выглядит навязчиво. Молчать неделю рискованно: могут выбрать другого.

Помогает знать, открыл ли клиент КП. Если открыл и читал долго, через день можно позвонить и предложить ответить на вопросы. Если не открыл, мягко напомнить через два дня. Если нажал «Принять предложение», сразу договариваться о договоре и предоплате. Студия КП показывает, открыл ли клиент предложение и сколько читал, и присылает уведомление.

Согласование с руководством

Помните, что HR не последний, кто читает ваше КП. Он перешлёт его руководителю, иногда финансовому директору. Эти люди читают ещё быстрее и ещё меньше. Им нужны три вещи: сколько стоит, что получим, почему этот ведущий.

Помогите HR: сделайте так, чтобы из КП можно было за минуту вытащить аргументы для руководства. Концепция в двух фразах, итоговая цена крупно, одно видео. Если HR сможет защитить ваше КП на совещании за пять минут, вы выиграли.

Иногда полезно спросить у HR напрямую: кто ещё будет читать предложение и что для этих людей важно. Финансовому директору нужна прозрачная смета, генеральному идея и уверенность, собственнику видео. Одно уточнение в начале переписки экономит неделю согласований.

Сценарий под компанию: как показать в КП

Заказчики часто спрашивают: будет ли сценарий под нас или шаблонный? Ответ должен быть в КП, а не в переписке. Опишите, что именно вы узнаете о компании и как это войдёт в программу: итоги года, отделы, внутренние шутки, имена лучших сотрудников.

Хорошо работает конкретный пример: «В квизе будут вопросы о вашей компании, которые мы составим вместе с вами. В шпионской игре задания про ваши отделы и ваш офис». Заказчик видит, что вечер будет про них, а не про абстрактный Новый год.

Не обещайте в КП того, что потребует от заказчика большой работы. Если для персонального квиза нужны пятьдесят фактов о компании, а HR и так завален, он может выбрать ведущего попроще. Лучше написать, что вы соберёте материал за одну короткую встречу или анкету.

Как оформить КП, чтобы его читали

Оформление КП не про красоту, а про скорость чтения. HR открывает документ на телефоне между совещаниями, и если шрифт мелкий, а таблица сметы уезжает за край экрана, он откладывает чтение на потом. Потом часто не наступает.

Держите один шрифт и один-два цвета, лучше фирменный цвет вашего бренда. Заголовки блоков крупно, текст короткими абзацами, смета таблицей с итогом внизу. Фото ведущего одно, хорошего качества, без коллажей. Логотип заказчика на обложке, если он дал разрешение, сразу делает КП персональным.

Проверьте КП на телефоне перед отправкой. Если на маленьком экране его неудобно читать, половина получателей так и не дочитает до сметы. В Студии КП есть шесть готовых оформлений, остаётся выбрать логотип и цвет.

Если бюджет заказчика неизвестен

Часто HR присылает запрос без бюджета: «Пришлите, пожалуйста, КП на Новый год, человек сто». В такой ситуации три пакета работают лучше всего. Базовый показывает нижнюю границу, премиум верхнюю, а заказчик сам находит себя между ними.

Не пытайтесь угадать бюджет и подстроить под него единственный вариант. Если угадаете низко, потеряете деньги. Если высоко, потеряете клиента. Три пакета снимают эту проблему и заодно показывают, что у вас есть решения для разных задач.

Если после КП заказчик просит скидку, не снижайте цену пакета. Лучше предложите убрать из пакета одну позицию. Так вы сохраняете цену своей работы, а заказчик видит, от чего отказывается.

Чек-лист КП перед отправкой

Перед тем как отправить КП, проверьте его глазами HR, который видит его впервые и у которого десять минут.

Если на все пункты ответ «да», КП готово. Если хотя бы на один «нет», лучше потратить ещё полчаса, чем получить отказ или неделю переписки.

Проверить перед отправкой

• На обложке название, дата и компания заказчика.
• Программа расписана по времени.
• Интерактив описан через то, что увидят гости.
• Пакеты отличаются понятно, средний самый логичный.
• В смете указан НДС и итог прописью.
• Условия предоплаты и переноса прописаны.
• Реквизиты проверены.
• Есть одно короткое видео.
• КП открывается на телефоне и весит мало.