PULTEVENT
Новогодние подарки детям сотрудников: как это устроить без нервов
Раздача детских подарков — маленький проект внутри декабря, у которого есть список, бюджет, сроки и ответственный. Ниже разобрано, как собрать данные о детях, разложить подарки по возрастным группам и провести вручение так, чтобы ни один ребёнок не остался без коробки.
СПб и Ленобласть · от 5 500 ₽ · с 2015 года · договор и безнал
Если коротко
- За детские подарки обычно отвечает один человек — HR, офис-менеджер или профсоюзная комиссия; без единого ответственного список расползается.
- Список собирают заранее: фамилия сотрудника, имя ребёнка, полных лет на конец декабря, а для фото и публикаций — согласие родителей лучше получить заранее.
- Возрастные группы удобнее делать широкими: до 3 лет, 4–6, 7–10, 11–14 — и по одному типу наполнения на группу.
- Бюджет на ребёнка компания определяет сама; важнее выдержать равенство внутри группы, чем угадать с ценой.
- Закупку закрывают до середины декабря, иначе рискуете остаться без нужного количества одинаковых позиций.
- Вручение с Дедом Морозом и Снегурочкой — от 5 500 ₽ за программу 30 минут, два артиста, СПб и Ленобласть, оплата по договору и безналу.
Практика студии «Конорок», Санкт-Петербург, работаем с 2015 года.
Детские подарки от работодателя выглядят простой задачей ровно до момента, когда выясняется, что в компании сто сотрудников, а сколько у них детей — не знает никто. Дальше начинается декабрь: списки уточняются в рабочем чате, коробки приезжают разного размера, а тридцатого числа выясняется, что для двухлетней дочери менеджера из отдела логистики привезли набор с мелкими деталями.
Эта страница — про организационную часть. Кто ведёт проект, как собрать данные о детях и не нарушить границы, как разложить наполнение по возрастам, в какие сроки закупать и какими способами передать подарок семье, чтобы он дошёл до ребёнка, а не остался лежать на подоконнике в переговорной.
Отдельный блок — про вручение. Коробка, которую ребёнок получает из рук Деда Мороза, и коробка, которую родитель забирает в бухгалтерии под роспись, — это две разные истории, хотя внутри лежит одно и то же. Студия «Конорок» работает в Петербурге и Ленинградской области с 2015 года и приезжает на такие мероприятия вдвоём — Дед Мороз и Снегурочка.
Как проходит визит
Видео: как готовятся к выезду
Съёмка со сборов студии «Конорок» — костюмы, мешок и подготовка подарков. Звук включается кнопкой в плеере.
Как передать подарок ребёнку: рабочие схемы вручения
1 Семейный праздник в выходной
Компания собирает сотрудников с детьми в зале или кафе, подарки лежат в мешке и вручаются поимённо в конце программы. Самый тёплый вариант и самый требовательный к подготовке.
Ребёнок получает подарок лично и при других детях — это то, что потом вспоминают.
2 Визит в офис в рабочий день
Дед Мороз и Снегурочка приезжают в офис на час-полтора, дети приходят с родителями к назначенному времени. Программа короткая, зато никого не нужно вывозить за пределы здания.
Не требует аренды площадки и вписывается в обычный рабочий день.
3 Выдача родителю под роспись
Ведомость, стол у ресепшена, окно в два-три дня. Родитель расписывается, забирает коробку и вручает дома сам. Административно самый простой путь.
Гарантирует, что каждый подарок закрыт подписью и ничего не потерялось.
4 Доставка курьером домой
Подходит удалённым сотрудникам и филиалам. Коробка приезжает по адресу, который сотрудник указал сам; внутри — именная бирка и подписанная открытка от компании.
Снимает вопрос «а нам почему ничего не привезли» у тех, кто не бывает в офисе.
5 Выезд Деда Мороза на дом
Компания оплачивает домашние визиты для семей с маленькими детьми. Артисты приезжают по адресу сотрудника, подарок передаётся заранее и достаётся из мешка.
Работает для малышей, которым тяжело даётся чужое шумное помещение.
6 Подарки на утреннике в саду
Если у компании есть корпоративная группа в саду или много детей одного возраста, коробки отдают на общий утренник и вручают там по списку воспитателя.
Экономит семьям отдельный выезд в выходной день.
Кто ведёт этот проект и почему нужен один ответственный
В небольших компаниях подарками занимается офис-менеджер, в средних — HR, в крупных задача уходит в профсоюзную или социальную комиссию. Название роли не важно, важно другое: у проекта должен быть один человек, который держит список, бюджет и сроки. Как только ответственных становится двое, появляется два списка, и они не совпадают.
Ответственному нужны три вещи: утверждённая сумма расходов, доступ к данным о сотрудниках и право решать спорные случаи. Спорных случаев всегда больше, чем кажется: совместители, сотрудники на испытательном сроке, декретницы, уволившиеся в ноябре, дети старше подросткового порога. Правила по каждой категории лучше зафиксировать письменно до того, как кто-то обидится.
Полезно назначить дублёра. Декабрь — месяц больничных и отпусков, и если единственный человек с паролем от таблицы уходит на неделю, проект встаёт. Дублёру достаточно доступа к файлу и понимания, где лежат накладные.
Отдельно стоит договориться, кто отвечает за коммуникацию. Одно письмо по компании с понятными сроками, правилами и контактом снимает три четверти вопросов в чатах. Без него ответственный проводит декабрь, отвечая одно и то же по кругу.
Список детей: что собирать, как спрашивать и что делать с согласиями
Минимальный набор данных — фамилия сотрудника, подразделение, имя ребёнка и количество полных лет на конец декабря. Возраст спрашивают именно числом, а не датой рождения: числа достаточно, чтобы разложить подарки по группам, и оно не тянет за собой лишнюю персональную информацию. Если хотите именные бирки — уточните, как ребёнка называют дома, потому что в документах и в жизни имя часто разное.
Форму лучше делать короткой и добровольной. Пять полей, срок в одну строку, явная пометка, что участие по желанию. Сотрудники, которые не хотят сообщать о детях, имеют на это полное право, и давить здесь нельзя — принудительный сбор данных о семье портит отношения надёжнее, чем отсутствие подарка.
Если на празднике будет съёмка и фотографии потом пойдут во внутреннюю рассылку или на сайт компании, согласие родителей на использование фото лучше получить заранее — отдельной галочкой в той же форме. Это проще сделать в ноябре одним пунктом, чем в январе догонять двадцать человек по одному.
Список замораживается в конкретную дату — например, за три недели до закупки. После заморозки правки принимаются только через ответственного и фиксируются в отдельной строке. Это скучно, но именно эта дисциплина не даёт кому-то остаться без коробки.
Заявки на Деда Мороза и Снегурочку принимает сайт студии — дедморозы.рф
Заказать Деда Мороза8 962 712 58 15Возрастные группы и наполнение: что кладут и чего избегают
Дробить подарки по каждому году бессмысленно — получится десять вариантов и путаница на выдаче. Рабочая схема: до 3 лет, 4–6, 7–10, 11–14. Внутри группы наполнение одинаковое у всех, и это принципиально: дети сравнивают коробки друг с другом быстрее, чем взрослые успевают объяснить разницу.
По содержанию безопасные категории такие: сладкий набор, книга по возрасту, набор для творчества, конструктор, настольная игра, что-то тёплое и полезное вроде шапки или варежек для младших. Для подростков лучше работают нейтральные практичные вещи и сертификаты, потому что угадать вкус в этом возрасте почти невозможно.
Чего избегать. Мелкие детали в подарках для малышей до трёх лет — главный риск; всё, что помещается в рот, из этой группы убирается. Хрупкое стекло и керамика не переживают дорогу и детские руки. Аллергены в сладком наборе — орехи, мёд, яркие красители — лучше вынести отдельной позицией или заменить, потому что проверить ограничения каждого ребёнка компания всё равно не сможет. Ещё один тихий провал — шумные игрушки: их не любят родители, и это возвращается к вам в виде обратной связи.
Именные бирки решают сразу две задачи: снижают риск перепутать коробки и делают подарок адресным. Подписанная открытка от компании — короткий текст в две строки, лучше не от отдела кадров, а от руководителя, с обращением к ребёнку по имени. Стоит она копейки, а запоминается сильнее наполнения.
Сроки: когда закупать и когда бронировать вручение
Календарь простой. Октябрь — согласование бюджета и правил. Начало ноября — рассылка формы и сбор списка. Середина ноября — заморозка списка и расчёт количества по группам. Конец ноября — закупка и оформление документов. Первая половина декабря — сборка коробок, бирки, открытки. Вторая половина декабря — вручение.
Почему нельзя тянуть с закупкой: чем ближе к празднику, тем выше шанс, что нужного количества одинаковых позиций уже нет. А одинаковость внутри группы — то самое, что отличает нормальную раздачу от скандала. Добирать «что осталось» в двадцатых числах — гарантированный способ получить пять разных коробок в одной возрастной группе.
Дату вручения фиксируют раньше, чем кажется разумным. Выходные дни середины декабря разбираются первыми, а 30 и 31 декабря у артистов закрываются к середине месяца — если вы планируете праздник в конце месяца, бронировать нужно заранее. Для компаний это важнее, чем для семей: перенести корпоративное мероприятие на другой день гораздо сложнее, чем домашний визит.
Заложите два-три дня запаса на приёмку. Коробки нужно вскрыть выборочно, пересчитать, проверить комплектность и подписать бирки. Делать это в день вручения — ставить праздник в зависимость от того, всё ли привезли.
Заявки на Деда Мороза и Снегурочку принимает сайт студии — дедморозы.рф
Заказать Деда Мороза8 962 712 58 15Вручение, документы и типичные провалы
Самый заметный формат — когда подарки вручают Дед Мороз и Снегурочка отдельным номером в конце программы. Коробки передаются артистам заранее, разложенные по возрастам и подписанные: артисты не должны разбираться в вашем списке на ходу. Получасовой блок на двадцать детей — реалистичный тайминг, если имена читает ведущий, а не Дед Мороз, и дети подходят по одному.
Для организаций всё оформляется по договору с безналичной оплатой и закрывающими документами — и услуги артистов, и закупка подарков. Это стандартная практика, и она же удобна бухгалтерии: один счёт на программу, отдельная накладная на подарки, ведомость выдачи как подтверждение, что коробки дошли до адресатов.
Типичные провалы повторяются из года в год. Первый — не тот возраст: подарок для семилетнего уехал трёхлетнему, потому что в списке стоял год рождения без учёта, что день рождения в декабре. Второй — забытый ребёнок: сотрудник не заполнил форму, а на празднике его дочь стоит без коробки. Лечится это только резервом — три-четыре нейтральных подарка среднего возраста, которые лежат за кулисами.
Третий провал самый обидный: подарок остался в офисе. Родитель забрал коробку, поставил под стол и уехал в отпуск. Поэтому выдачу закрывают ведомостью с датой, а за день до новогодних каникул ответственный проходит по кабинетам и смотрит, не стоит ли где-то одинокая коробка с именной биркой.
Частые вопросы
До какого возраста компании дарят подарки детям сотрудников?
Какой бюджет заложить на один подарок?
Как собрать данные о детях, если сотрудники не хотят их давать?
Что нельзя класть в детский подарок?
Можно ли заказать Деда Мороза именно на вручение подарков?
Как оформляется оплата для юридического лица?
Смотрите также
Вручение подарков — отдельный номер, а не раздача в коридоре
Дед Мороз и Снегурочка приезжают вдвоём и превращают выдачу коробок в короткий праздник на полчаса. Работаем по СПб и Ленобласти с 2015 года, для компаний — договор и безналичный расчёт с закрывающими документами. Заявка на сайте дедморозы.рф или по телефону 8 962 712 58 15.
Заказать Деда Мороза