PULTEVENT
Дед Мороз по договору для организаций
Как оформляется заказ для детского сада, школы и компании: договор, счёт, безналичный расчёт и закрывающие документы после мероприятия. Разбираем порядок, сроки и то, что понадобится от вас. Студия «Конорок», СПб и Ленобласть.
СПб и Ленобласть · от 5 500 ₽ · с 2015 года · договор и безнал
Коротко для организаций
- Работа с детскими садами, школами и компаниями идёт по договору с безналичной оплатой.
- После мероприятия передаются закрывающие документы для бухгалтерии.
- Программа — от 5 500 ₽ за 30 минут, приезжают Дед Мороз и Снегурочка.
- Для утренников и групповых форматов время и сценарий считаются под число детей.
- Заявку подают раньше частной: согласование договора и проведение оплаты занимают недели.
- Студия «Конорок» работает с 2015 года по всем 18 районам Петербурга и по Ленобласти.
Порядок работы студии «Конорок» с юридическими лицами, Санкт-Петербург и Ленинградская область.
Заказ от организации отличается от семейного не программой, а тем, что к нему прилагается бумажная часть. Заведующей нужно основание для расхода, бухгалтерии — счёт и закрывающие документы, руководителю компании — понятный договор, в котором записано, кто, когда и что делает.
Эта часть не усложняет работу, но требует времени. Пока семья решает вопрос за один разговор, организация проходит цепочку: согласование, счёт, оплата, подтверждение. Каждое звено занимает дни, и в декабре эти дни превращаются в главный риск сорвать дату.
Ниже — как устроен порядок оформления, какие документы вы получаете, что понадобится от вас и чем отличаются площадки: группа детского сада, школьный класс и офис — три разные истории.
Как проходит визит
Видео: как готовятся к выезду
Съёмка со сборов студии «Конорок» — костюмы, мешок и подготовка подарков. Звук включается кнопкой в плеере.
Форматы для организаций
1 Утренник в детском саду
Выход на общий праздник в музыкальном зале: появление, хоровод, игры, вручение подарков по списку группы.
Персонаж приходит на готовый сценарий музыкального руководителя, не ломая его структуру.
2 Визит в группу
Камерный формат без зала: артисты приходят прямо в группу, знакомятся с детьми, проводят игры и вручают подарки.
Не требует зала и репетиций, подходит яслям и младшим группам.
3 Начальная школа
Визит в кабинет или выход на общий праздник в актовом зале. Для младших классов — игровой блок, для старших — короткое появление и фотозона.
Укладывается в перемену и часть урока, не перекраивая расписание дня.
4 Детский день в компании
Праздник для детей сотрудников в офисе или на арендованной площадке. Программа под смешанный возраст, вручение подарков по именному списку.
Закрывает корпоративную новогоднюю программу для семей сотрудников.
5 Вручение подарков сотрудникам
Взрослый формат: появление на общем сборе, обращение к коллективу, вручение подарков по списку, совместные кадры.
Превращает выдачу подарков в событие вместо раздачи пакетов в коридоре.
6 Несколько площадок одного заказчика
Сеть филиалов, несколько групп или корпусов. Визиты выстраиваются цепочкой в одном графике, документы оформляются одним комплектом.
Бухгалтерии не нужно проводить пять отдельных мелких расходов.
Как оформляется заказ
Начинается всё так же, как у семьи: дата, время, адрес, формат и количество детей или гостей. Отличие в том, что сразу нужно сказать про безналичную оплату — от этого зависит, какой комплект документов готовят и в какие сроки.
Дальше согласуется договор. В нём фиксируются дата и время мероприятия, адрес площадки, состав программы, её продолжительность, стоимость и порядок действий на случай изменений. Это рабочий документ, а не формальность: именно он определяет, что считается исполненным обязательством.
После согласования выставляется счёт. С этого момента скорость зависит от вашей бухгалтерии: чем раньше счёт попал в работу, тем спокойнее проходит декабрь. Дата считается закреплённой в порядке, который прописан в договоре.
В день мероприятия артисты приезжают на площадку в согласованное время. После него передаются закрывающие документы — комплект, который бухгалтерия ставит в учёт как основание расхода.
Какие документы вы получаете
Договор — основной документ, который вы получаете в самом начале. Его стоит прочитать не по диагонали: там прописаны состав программы и продолжительность, и именно с этим текстом вы будете сверять реальность, если что-то пойдёт не так.
Счёт на оплату — то, с чем работает бухгалтерия. Для бюджетных учреждений важно заранее понимать, в каком периоде проводится оплата: декабрьские сроки закрытия у всех свои, и подгонять их в последнюю неделю месяца неприятно.
Закрывающие документы после мероприятия — подтверждение того, что услуга оказана. Это то, что бухгалтерия подшивает к расходу, и без чего формально мероприятие для отчётности не существует.
Если внутренние правила вашей организации требуют дополнительных форм — например, конкретной редакции условий или согласования с юридической службой, — скажите об этом сразу при заявке. В ноябре такие вопросы решаются спокойно, в двадцатых числах декабря — с трудом.
Заявки на Деда Мороза и Снегурочку принимает сайт студии — дедморозы.рф
Заказать Деда Мороза8 962 712 58 15Что понадобится от вас
Реквизиты организации и контакт ответственного лица — того, кто реально принимает решения и отвечает на звонки, а не числится в документе. В декабре возможность быстро дозвониться до ответственного стоит дороже, чем кажется.
Точный адрес площадки с подъездом, входом и этажом. В садах и школах отдельный вопрос — пропускной режим: охрана, список посетителей, вход со двора. Артисты в костюмах не должны стоять на проходной, пока кто-то ищет, кто их вписал.
Список детей или сотрудников, если подарки вручаются поимённо. Имена нужны заранее и в письменном виде: перечитывать двадцать пять имён с листа в момент вручения — рабочий вариант, а вот узнавать их на месте — нет.
И описание площадки: размер зала или комнаты, наличие музыкального сопровождения, кто из сотрудников будет рядом. Для утренника важно понимать, встраивается ли визит в готовый сценарий музыкального руководителя или идёт самостоятельным блоком.
Чем отличаются площадки
Детский сад — самая структурированная история. Здесь есть готовый сценарий, музыкальный руководитель, расписание групп и понимание, что визит должен уложиться в отведённое время. Главный риск — несогласованность: артисты приезжают на утренник, а сценарий предполагал другое появление. Решается одним разговором заранее.
Школа живёт расписанием уроков. Визит нужно вписать в перемену и часть занятия либо в общий праздник в актовом зале. Для младших классов программа работает почти как в саду, для старших имеет смысл ограничиться коротким появлением и фотозоной — семиклассники играть в хоровод не будут.
Офис — самая свободная и самая непредсказуемая площадка. Пространство не приспособлено под праздник, людей может оказаться больше или меньше заявленного, часть гостей придёт с детьми. Чем точнее заранее описан формат, тем меньше импровизации на месте.
Отдельно — родительский комитет. Формально это не организация, но порядок действий похож: один ответственный, список детей, согласование с администрацией площадки. Разница в том, что оплата может идти и наличными, а собирать деньги с двадцати семей приходится самому комитету.
Заявки на Деда Мороза и Снегурочку принимает сайт студии — дедморозы.рф
Заказать Деда Мороза8 962 712 58 15Почему организациям нужно начинать раньше
Потому что у вас два срока вместо одного. Первый — календарь студии, тот же, что у всех: даты разбирают к середине декабря, а утренники ставят в будние дни первой половины месяца, и именно эти дни уходят первыми. Второй — ваш собственный документооборот.
Второй срок обычно и оказывается узким местом. Согласование договора, выставление счёта, проведение оплаты и внутренние визы занимают недели, особенно в бюджетных учреждениях, где декабрь и так перегружен закрытием года.
Разумный горизонт — октябрь и ноябрь. В это время календарь ещё пустой, документы согласовываются без спешки, а бухгалтерия проводит оплату в спокойном режиме, а не последним днём периода.
Заявка в двадцатых числах декабря от организации — это, как правило, уже не выбор даты, а попытка совместить остатки графика со скоростью собственной бухгалтерии. Иногда получается, но закладывать такой сценарий заранее не стоит.
Как оформить заказ по договору: шесть шагов
- 1
Сообщите при заявке, что нужен договор и безналичная оплата, — это меняет порядок подготовки.
- 2
Назовите дату, время, адрес площадки, формат и количество детей или гостей.
- 3
Передайте реквизиты организации и контакт ответственного, до которого можно дозвониться.
- 4
Согласуйте договор и проведите счёт через бухгалтерию с запасом по срокам.
- 5
Пришлите список имён для вручения подарков и опишите площадку и пропускной режим.
- 6
После мероприятия получите закрывающие документы для учёта расхода.
Частые вопросы
Работаете ли вы по безналичному расчёту?
Какие документы получает организация?
Когда детскому саду подавать заявку?
Сколько стоит программа для сада или школы?
Можно ли заказать визит сразу в несколько групп или филиалов?
Что нужно подготовить на площадке?
Смотрите также
Документы готовят заранее
Скажите при заявке, что нужен договор и безналичная оплата, — комплект подготовят до мероприятия, а не после. Заявка на сайте дедморозы.рф, телефон 8 962 712 58 15.
Заказать Деда Мороза