Голосование на общем собрании сотрудников: 7 форматов для town hall

Почему на общем собрании молчат

Вопрос вслух при руководителе и сотне коллег стоит дорого. Человек рискует выглядеть глупо, показаться нелояльным или испортить отношения с непосредственным начальником, который сидит рядом. Поэтому вопросы задают те, кому нечего терять, и те, кто хочет засветиться. Большинство молчит.

Анонимный вопрос с телефона снимает эти риски. Сотрудник пишет, что его действительно волнует: будут ли сокращения, почему отменили премию, когда переезд. Руководство может не любить такие вопросы, но лучше услышать их на собрании, где есть возможность ответить, чем узнать о настроениях через увольнения.

Поддержка вопросов добавляет второй слой. Если вопрос поддержали двести человек, это уже не мнение одного недовольного, а тема, которая волнует коллектив. Руководитель видит масштаб и отвечает соответственно.

Как настроить анонимность правильно

Модель анонимности выбирает организатор: только анонимно, имя обязательно или по желанию. Для town hall выбирайте первый вариант. Режим «по желанию» кажется гибким, но на практике люди подписывают безопасные вопросы, а острые пишут без имени, и это само по себе привлекает к ним лишнее внимание.

Скажите сотрудникам прямо, как работает анонимность: при анонимной модели модератор в пульте не видит автора. Если коллектив сомневается, покажите пульт на экране до начала собрания. Доверие к анонимности определяет, будут ли вопросы вообще.

При этом анонимность не значит вседозволенность. Включите премодерацию и договоритесь заранее, что отклоняются только оскорбления и вопросы о конкретных людях по имени. Всё остальное, включая неудобное, проходит на экран.

Если в компании несколько офисов и часть сотрудников смотрит собрание по трансляции, они могут открыть ту же страницу по ссылке и задавать вопросы наравне с залом. Решите заранее, участвуют ли удалённые коллеги в голосовании. Для вопросов это почти всегда полезно: люди из региональных офисов редко попадают в зал, а вопросы у них есть.

Как руководителю отвечать на вопросы с экрана

Вопрос на экране видят все, поэтому уйти от ответа сложнее, чем от вопроса из зала. Это хорошо. Руководителю стоит заранее посмотреть поток вопросов, если их присылали до собрания, и подготовить ответы на самые популярные темы.

Если точного ответа нет, так и нужно сказать: «Решение ещё не принято, срок такой-то». Это воспринимается лучше, чем расплывчатые общие слова. Если вопрос касается другого руководителя, модератор выводит его с именем адресата, и отвечает тот, кому вопрос задан.

Отвечайте в порядке популярности, даже когда сверху неприятный вопрос. Если руководитель пропускает первый вопрос в ленте и берёт третий, это видит весь зал, и эффект открытого разговора пропадает.

Голосование мнений, а не решение

Голосование на общем собрании сотрудников на платформе даёт срез мнений коллектива. Это не юридически значимая процедура и не замена решениям, которые по закону или уставу принимаются в особом порядке. Для таких решений нужны отдельные процедуры с кворумом и протоколом.

Сказать об этом стоит и сотрудникам. Если голосование консультативное, руководство так его и называет: «Мы хотим знать ваше мнение, решение примем с учётом результата». Если результат обязателен для исполнения, тоже нужно сказать заранее. Путаница в этом вопросе подрывает доверие сильнее, чем отсутствие голосования.

Хорошая практика: на следующем собрании коротко вернуться к результатам прошлого голосования. «Три месяца назад шестьдесят процентов выбрали гибкий график по пятницам, вот что мы сделали». После такой фразы сотрудники голосуют охотнее, потому что видят, что их мнение привело к последствиям.

Сценарий town hall на час

Первые пять минут: QR-код на экране, приветствие, объяснение, что вопросы принимаются всё собрание и анонимно. Далее двадцать минут итогов и планов от руководства с включёнными реакциями. Сотрудники параллельно пишут вопросы.

Затем десять минут на голосование: один баттл по конкретному выбору или раунд инвестора по инициативам. Результат выводится на экран и комментируется. Последние двадцать пять минут отданы ответам на вопросы в порядке поддержки. В конце модератор помечает оставшиеся вопросы переданными и называет срок письменных ответов.

Если собрание проходит регулярно, раз в квартал или раз в месяц, держите один и тот же формат. Сотрудники привыкают, что вопросы работают, и начинают готовить их заранее.

Для собрания на полтора-два часа добавьте второй блок вопросов посередине, сразу после самой насыщенной части доклада. Если копить вопросы до конца, к финалу их набирается слишком много, а часть зала уже думает о работе, которая ждёт за дверью. Два блока по пятнадцать минут работают лучше одного на полчаса.

Типичные ошибки на общем собрании

Отвечать только на удобные вопросы. Сотрудники видят ленту и число поддержек, и выборочность замечают сразу. Следующий town hall пройдёт с меньшим числом вопросов.

Не включить премодерацию. В коллективе из нескольких сотен человек почти всегда найдётся резкий вопрос с именем конкретного коллеги. На экране он создаёт неловкость, которую потом долго разбирают.

Не проверить экран и связь. Большие собрания часто проходят в актовых залах и арендованных площадках, где мобильная связь слабая. Интерактив идёт через сервер, интернет нужен сотрудникам и ноутбуку модератора. Проверьте всё на репетиции и держите пароль Wi-Fi на слайде.

Провести с модератором в Москве или Петербурге

Данные и оформление

Экран вопросов и голосований оформляется в корпоративном стиле: логотип, цвета, фон, названия механик. Всё меняет сам организатор в пульте.

Данные хранятся на серверах в России. После собрания вопросы и результаты можно выгрузить для HR и внутренних коммуникаций, а затем очистить. Работает на iOS и Android, в Safari и Chrome.

Для внутренних коммуникаций выгрузка полезна как карта настроений. Темы, которые собрали больше всего поддержек, показывают, о чём говорить в следующей рассылке, на следующей встрече с руководством и в разговорах руководителей отделов со своими командами. Повторяющийся из собрания в собрание вопрос означает, что прошлый ответ не убедил.

Если проводите сами

Вопросы спикерам, баттл мнений, реакции и инвестор входят в раздел «Форум-интерактив» на PULTEVENT. Пульт работает в браузере, сотрудники подключаются по QR-коду без приложения.

72 часа можно пользоваться бесплатно, без карты. Потом 1500 ₽ за месяц или 3500 ₽ навсегда.

Открыть демо на 72 часа