Шаблон приглашения на корпоратив: 10 вариантов для HR и руководителя

Для кого этот шаблон

Для HR-менеджера, офис-менеджера, руководителя отдела или ассистента директора, которому поручили собрать людей на корпоратив. Обычно эта задача занимает пару недель переписки: кто придёт, кто с парой, кто едет автобусом, кто на своей машине. Шаблон страницы-приглашения сокращает её до одной ссылки и одной таблицы ответов.

Шаблон подходит и для компании на пятнадцать человек, и для большого коллектива. Разница только в наборе блоков: маленькому отделу хватит места и времени, большому нужна программа, трансфер, контакты координатора и дресс-код.

Официальный тон: как писать приглашение от компании

Корпоративное приглашение пишется на «вы» и от имени компании или руководителя. Но официальный не значит казённый. «Приглашаем вас на новогодний вечер» звучит лучше, чем «Уведомляем о проведении корпоративного мероприятия». Одна живая фраза от директора делает текст человеческим.

Избегайте двусмысленности вокруг обязательности. Если корпоратив по желанию, так и скажите: сотрудники оценят честность. Если важен общий сбор, например для награждения, объясните зачем.

Формулировки для приветствия

• «Год был непростым, и мы хотим сказать спасибо каждому. Ждём вас на новогоднем вечере»
• «Компании десять лет. Приглашаем всех, кто был с нами в эти годы, отметить вместе»
• «Летом работаем меньше, отдыхаем больше. Приглашаем на выезд за город»
• «Вечер для команды и ваших близких: можно прийти с парой и детьми»

Программа корпоратива в приглашении

Программа показывается линией по времени. Для корпоратива в ней стоит отметить три вещи: во сколько сбор, когда официальная часть и во сколько обратный трансфер. Всё остальное можно оставить на ведущего.

Сотрудники с детьми и с долгой дорогой домой планируют вечер по последнему пункту. Если обратный автобус в 23:00, так и напишите, чтобы никто не рассчитывал на час ночи.

Пример программы новогоднего корпоратива

• 18:00 отправление автобуса от офиса
• 19:00 сбор гостей, фото у входа
• 19:30 слово руководителя и итоги года
• 20:00 ужин и развлекательная программа
• 21:30 награждение лучших команд
• 23:00 обратный трансфер к офису

Трансфер и несколько мест

На выездной корпоратив в приглашении нужно минимум два места: точка сбора и площадка. Для двухдневного выезда добавьте третье: отель. У каждого места своё описание, фото и кнопка «Построить маршрут» в Яндекс Картах.

Главная ошибка выездного корпоратива: точка сбора «у офиса» без уточнения. У бизнес-центра три входа и две парковки, и автобус ждёт у одного, а сотрудники у другого. Сфотографируйте конкретное место, где будет стоять автобус, и поставьте фото в карточку.

Анкета сотрудника: встроенная или своя

Встроенная анкета собирает имя, придёт ли человек, сколько с ним гостей и комментарий. Этого хватает для большинства корпоративов: в комментарии сотрудник пишет про вегетарианское меню или про то, что едет на своей машине. Ответы видны в кабинете и выгружаются в Excel.

Если нужно больше полей, например выбор горячего, размер футболки для выезда или место в автобусе, вставьте вместо встроенной анкеты свою Google-форму. В любом случае поставьте дату «ответить до» за две недели до события: к этому сроку обычно просят финальное число гостей рестораны и перевозчики.

Дресс-код без лишних обид

Дресс-код на корпоративе должен быть понятным и необидным. Палитра из трёх цветов и одна фраза пояснения работают лучше, чем «black tie», который половина сотрудников не расшифрует.

Для тематического корпоратива дайте конкретные примеры образа и напишите, что будет, если костюма нет. «Кто без костюма, получит аксессуар на входе» снимает тревогу у тех, кто не любит наряжаться.

Фирменный стиль в шаблоне

В теме «Журнал» палитру можно настроить под фирменные цвета компании: цвет фона, акцента и текста задаются вручную. Пара шрифтов выбирается из семи вариантов, все с кириллицей.

Логотип на обложку не нужен, чтобы приглашение выглядело корпоративным. Достаточно названия компании, фирменного цвета и строгой типографики. Если хочется картинку, поставьте фото команды в галерею.

Как разослать приглашение сотрудникам

Ссылку отправляют в рабочий чат, мессенджер или корпоративную почту. В превью видно название и картинку, так что сотрудник понимает, о чём речь, до того как откроет. Для офиса скачайте QR-код картинкой и распечатайте на табличке у кофемашины или на ресепшене.

Отправляйте новогоднее приглашение за четыре–пять недель: декабрь у всех расписан. Летний и выездной корпоратив за три–четыре недели, праздник отдела за неделю–две.

Типичные ошибки HR в приглашении

Большинство недоразумений на корпоративе начинается с приглашения. Проверьте его по списку перед рассылкой.

Чек-лист

• Нет времени обратного трансфера, и люди не знают, во сколько уезжают
• Точка сбора без фото и уточнения входа
• Не сказано, можно ли прийти с парой или детьми
• Срок ответа позже, чем дедлайн ресторана
• Анкета без комментария, и вы не узнаёте про особое меню

Стоимость и оплата

Публикация одного приглашения стоит 699 ₽, разовый платёж без подписки, карта не сохраняется. Черновик и предпросмотр бесплатно: можно собрать шаблон, согласовать его с руководителем и только потом опубликовать. Срок ссылки 1, 3, 6 или 12 месяцев, цена одна.

Оплата через ЮKassa: банковская карта, СБП и другие доступные способы, чек приходит на почту. Страница закрыта от поисковиков, рекламы на ней нет, адрес знают только те, кому вы его отправили. На самом вечере PULTEVENT может помочь ведущему с играми для сотрудников на экране.