Праздник логистов: программа вечера для склада, дороги и офиса

Дальнобойщики, склад, диспетчерская и офис: кто приезжает на вечер

Твёрдой даты у праздника логистов нет. Кто-то привязывает вечер к дню основания компании, кто-то к закрытию высокого сезона, кто-то просто собирает всех в декабре, когда отгрузки идут на спад. Спросите заказчика, что он считает поводом, и не подставляйте число от себя.

Дальше выясняется главное: этот зал состоит из групп, которые в обычной жизни почти не пересекаются лицом к лицу.

• водители-дальнобойщики: люди привычно самостоятельные, приезжают компанией по два-три человека и садятся вместе;
• кладовщики и комплектовщики: держатся сменами, шумные, легко идут в любое движение, если движение понятное;
• операторы погрузчиков: отдельная гордая каста внутри склада;
• диспетчеры: живут в телефоне и наушнике, за вечер несколько раз выйдут в коридор по звонку;
• отдел таможенного оформления и внешнеэкономической деятельности: точные, спокойные, работают с бумагами и сроками;
• менеджеры по перевозкам: разговорчивые, привыкли договариваться, легко берут микрофон;
• механики автопарка: приходят неохотно, но именно они хорошо играют во всё, где надо что-то делать руками;
• офис: бухгалтерия, кадры, руководство направлений.

Кто с кем садится

Естественная рассадка выглядит так: склад к складу, водители к водителям, офис к офису. Разрезать её насильно с самого начала нельзя — люди сядут обратно. Перемешивание делается не рассадкой, а составом команд в игровых блоках, и это ключевая мысль всего вечера.

Два праздника за разными столами: главная беда вечера логистов

Если вечер пустить на самотёк, к десяти часам в зале образуются две отдельные компании. Слева склад и водители, справа офис и руководство. Между ними ничейная полоса, через которую никто не ходит, и обе половины по-своему довольны, но общего праздника не случилось.

Дистанция здесь не выдуманная. Кладовщик и менеджер по перевозкам за год перекинулись сотней сообщений в системе учёта, а вживую здоровались дважды. Плюс одежда: часть зала пришла из дома нарядной, часть — переодевшись после смены, и это чувствуется.

Что реально сближает:

• смешанные команды, собранные ведущим, а не самим залом;
• задания, где офисный человек проигрывает без склада, а склад — без офиса;
• общий счёт на большом экране, за которым следит весь зал;
• сквозная механика на весь вечер, например прогнозы на исход блоков, где ставку делает каждый со своего телефона.

Что не сближает: просьба «познакомьтесь с соседом», совместный танец по команде ведущего и тимбилдинговые упражнения на доверие. Взрослые мужчины, отработавшие смену, воспринимают это как повинность.

Как объявить смешанные команды

Не делите зал глазами по столам. Раздайте на входе жетоны или цветные бейджи и объявите, что цвет определился заранее и случайно. Тогда кладовщик, оказавшийся в одной команде с главным бухгалтером, никого в этом не винит.

1. 1

   Заранее взять у заказчика список приехавших по подразделениям.

2. 2

   Разложить людей по двум-трём командам так, чтобы в каждой были склад, дорога и офис.

3. 3

   Собрать бейджи по цветам и раздать их на входе, до рассадки.

4. 4

   Объявить состав команд один раз, вслух, и вывести цвета на экран, чтобы никто не переспрашивал.

5. 5

   Первое командное задание поставить простым и быстрым — людям надо привыкнуть к новому соседу.

Вечер у трассы по часам: расписание для смен и тех, кто в рейсе

Площадка у таких компаний часто прозаическая: кафе рядом со складом, банкетный зал у выезда на трассу, иногда собственная столовая на территории. Это нормально и даже удобно — людям близко добираться. Но два вопроса решаются до подписания: как гости доедут домой и во сколько закрывается площадка.

Отдельная тема — те, кого не будет. Часть водителей окажется в рейсе, часть склада — на смене, и это не отговорки, а работа, которая не останавливается. Договоритесь с руководством о двух вещах: их называют со сцены поимённо в награждении, и им отправляют короткое видео с общего кадра. Второй вариант, если компания готова, — вторая, дневная встреча для смены, которая работала.

Старт ставится после закрытия основной смены. Финал ранний: у половины зала утром отгрузка или выезд.

• 17:30
  Приезд гостей, встреча у входа, раздача цветных бейджей команд
• 18:00
  Рассадка, приветствие, объявление команд и правил вечера
• 18:10
  Слово директора и коммерческого — суммарно не больше десяти минут
• 18:25
  Первый заход награждения: подразделения и результаты сезона
• 18:45
  Горячее, на экране фоновая угадайка груза по габаритам и весу
• 19:05
  Тетрис-погрузка: командный конкурс на укладку в габарит
• 19:35
  «Что за трек»: радио дальнобойщика, зал отвечает с телефонов
• 20:00
  Танцевальный блок
• 20:20
  Скоростная сборка заказа по списку
• 20:45
  Викторина логиста на большом экране
• 21:10
  Второй заход награждения: стаж, личные благодарности, отсутствующие
• 21:25
  Слалом с тележкой между конусами
• 21:45
  Квиз «склад против офиса», счёт на общем табло
• 22:10
  Подведение прогнозов на вечер и розыгрыш по билетам с кодом
• 22:30
  Общий кадр, финальный счёт
• 22:45
  Свободные танцы, развоз по домам

Итоги года по отгрузкам: официальная часть без затяжки

Опасность стандартная: собственник выходит к микрофону и начинает разбирать сезон по цифрам. Для склада это двадцать минут чужого языка, и внимание уходит окончательно.

Работающий регламент:

• директор — до пяти минут, коммерческий или операционный — до пяти, оба в самом начале;
• начальники складов и руководители направлений не выступают, их слова уходят в текст награды;
• награждение разбивается на два захода минут по пятнадцати;
• имена выводятся на проектор крупно, чтобы ведущий не читал по бумажке и не спотыкался на отчествах.

Кого называть обязательно

Механиков автопарка и уборку склада забывают почти всегда, а без них не уезжает ни одна машина и не работает ни один участок. Спросите у заказчика, кто в списке наград, и отдельно спросите, кого в этом списке нет. Второй вопрос обычно даёт две-три фамилии.

Водителей, оставшихся в рейсе, называют вслух вместе со всеми, а награду передают начальнику колонны. Фраза о том, что человек сейчас на трассе, а его имя звучит в зале, для этой публики значит больше любого конкурса.

Тетрис-погрузка и сборка заказа: конкурсы на скорость в габарите

«Тетрис»

На полу размечается прямоугольник — условный кузов или паллетное место. Рядом набор пустых картонных коробок разного размера, среди них две-три заведомо неудобные. Команда за три минуты укладывает всё в габарит: ничего не торчит за линию, устойчивость проверяется лёгким толчком. Считается число уложенных коробок и высота.

Нужно: два комплекта коробок по двадцать штук, малярный скотч для разметки, таймер на экране. Двадцать минут на две-три команды. Подводный камень: коробки должны быть пустыми и лёгкими, никаких грузов и ничего тяжелее пары килограммов. И судья нужен один, с чётким критерием, иначе спор про «торчит или не торчит» съест столько же времени, сколько сам конкурс.

«Собери заказ»

Команде выдаётся список из десяти позиций, на противоположной стороне зала стоит стеллаж или стол с тридцатью предметами. Участники по очереди приносят по одной позиции. Ошибка стоит дорого: лишний предмет — минус балл, как недостача при отгрузке. Собранное сверяется вслух, чтобы зал видел процесс.

Нужно: два одинаковых набора предметов, два списка, стол или полка, секундомер. Пятнадцать минут. Камень в наборе: берите бытовые предметы, а не реальные артикулы со склада, иначе комплектовщики выиграют за десять секунд, а офис даже не поймёт, что искали. Список пишите словами, а не кодами.

Оба конкурса — рабочая площадка для смешанных команд. Кладовщик берёт на себя логику укладки, а офисный сотрудник оказывается тем, кто читает список вслух и следит за временем.

Слалом с тележкой и угадай груз: сцена без единого погрузчика

Сразу оговорю то, о чём заказчики спрашивают каждый раз. Настоящая складская техника в программе не участвует. Ни погрузчиков, ни рохлей с грузом, ни штабелёров, ни поездок по территории. Это не перестраховка: техника управляется по допуску, а вечером в зале люди отдыхают, и смешивать одно с другим нельзя ни при каких уговорах. Если заказчик настаивает на «покатать всех на погрузчике», отвечайте отказом и предлагайте замену.

«Слалом»

Обычная хозяйственная тележка или коляска, на ней коробка с чем-нибудь лёгким и звонким внутри. Трасса из пластиковых конусов или бутылок в пределах зала. Задача — пройти дистанцию и вернуться, не уронив конусы и не рассыпав содержимое. Каждый сбитый конус добавляет секунды.

Нужно: две тележки, десять конусов, лёгкий груз, секундомер на экране. Пятнадцать минут на эстафету по четыре человека от команды. Подводный камень: дистанция размечается там, где не ходят официанты, и обязательно вдали от столов. Один раз мне пришлось остановить эстафету посреди блока, потому что трасса пересеклась с выносом горячего.

«Угадай груз»

На экране появляется описание условной отправки: габариты, вес, температурный режим, число мест. Зал угадывает, что внутри. Механика идёт фоном между блоками, ответы принимаются с телефонов, счёт капает в общий зачёт команды. Уровни от очевидных до спорных: паллета минеральной воды угадывается сразу, а вот двести килограммов при объёме в кубометр вызывают настоящий спор.

Нужно: десять карточек в конструкторе квиза, проектор. По три минуты между блоками. Камень: не берите реальные отправки компании и имена клиентов. Груз должен быть узнаваемым по типу, а не по накладной.

Склад против офиса: командный квиз, маршрут и прогнозы на вечер

Квиз «Ворота против кабинета»

Четыре раунда по пять вопросов. Первый — про склад и приёмку, второй — про документы и оформление, третий про географию и маршруты, четвёртый на скорость. Устроено так, чтобы ни одна группа не вытянула в одиночку: без человека из отдела оформления команда не возьмёт вопросы про документы, без кладовщика — про хранение, без водителя — про дорогу.

Нужно: конструктор викторины с картинками, экран, ответы с телефонов, табло команд на весь зал. Двадцать пять минут. Подводный камень: не уводите вопросы в узкую специализацию, где разбираются три человека. Проверенная пропорция — из пяти вопросов раунда четыре понятны всем, а пятый для профессионалов.

«Маршрут на скорость»

На экране карта с несколькими точками доставки и стартовой базой. Командам даётся полторы минуты, чтобы выстроить порядок объезда с наименьшим общим километражем, и записать его на листе. Ответ раскрывается на том же экране с правильным вариантом и километрами.

Нужно: три-четыре карты, подготовленные заранее, бумага и ручки, таймер. Двенадцать минут. Камень: карты рисуйте условными, а не реальными городами с реальными расстояниями, иначе водители начнут спорить про ремонт на конкретном участке, и спор будет обоснованным.

«Прогнозы на вечер»

Сквозная механика, которая идёт с первой минуты до финала. Перед каждым блоком зал делает ставку игровыми очками: какая команда возьмёт этот раунд, уложат ли коробки выше метра, ответит ли директор на вопрос викторины правильно. Ставки принимаются с телефонов, итог подводится в конце.

Нужно: механика прогнозов, экран, пять-семь событий на вечер. Занимает по минуте перед блоком. Камень один: события должны быть проверяемыми на глазах у зала. Прогноз, который нельзя однозначно закрыть, ломает доверие ко всей механике сразу.

Викторина логиста: европаллета, кросс-докинг и последняя миля

Пятнадцать минут, ставить лучше после горячего. Вопросы должны быть проверяемыми до последней запятой: в зале сидят люди, которые с этими понятиями работают ежедневно и спорить будут до победы. Сомневаетесь в формулировке — выбрасывайте вопрос.

• Каков размер стандартной европаллеты? — Тысяча двести на восемьсот миллиметров.
• Чем от неё отличается финская паллета? — Размером: тысяча двести на тысячу миллиметров.
• Что такое кросс-докинг? — Схема, при которой товар с приёмки уходит прямо на отгрузку, минуя размещение на хранение.
• Что называют последней милей? — Завершающий участок доставки, от последнего склада или пункта выдачи до конечного получателя.
• Что фиксирует тахограф? — Режим труда и отдыха водителя, скорость и время движения транспортного средства.
• Как называется основной перевозочный документ при автомобильной перевозке груза внутри страны и как — при международной? — Транспортная накладная; при международной автоперевозке применяется накладная CMR.
• Что означает базис поставки EXW и чем он отличается от DAP? — При EXW продавец предоставляет товар на своей территории, и дальше всё делает и оплачивает покупатель. При DAP продавец доставляет товар до согласованного места назначения.
• Что такое простой и почему он стоит денег? — Время, которое транспорт ждёт сверх нормативного на погрузке, разгрузке или оформлении. Оплачивается отдельно, потому что машина в это время не работает.
• Через территории каких государств проходит автомобильный путь из Москвы в Калининград? — Беларуси и Литвы.
• Чем выпуск товара для внутреннего потребления отличается от таможенного транзита? — При выпуске уплачиваются пошлины и налоги, и товар свободно обращается внутри страны. Транзит — перемещение под таможенным контролем, без уплаты пошлин, до места назначения.

Первые четыре вопроса возьмёт весь зал. Последние два — территория отдела оформления, и это лучший момент их вечера: люди, которые весь год сидят в бумагах, вдруг оказываются главными на экране.

Что проваливается на корпоративе транспортной компании

• Любое использование настоящей складской техники и любые поездки по территории. Отказывать нужно твёрдо и с первого раза.
• Конкурсы на подъём и перенос тяжестей. У людей, которые весь год работают спиной, шутки на эту тему заканчиваются больничным.
• Разделение на команды по подразделениям. Склад против офиса как название — да, как реальный состав — нет: это закрепляет ту самую границу, которую вечер должен стереть.
• Соревнование смен по рабочим показателям. Между сменами и так идёт негласный счёт, и вечер не место его продолжать.
• Шутки про аварии, штрафы и лишение прав. У водителей это не смешная тема ни в каком виде.
• Программа, целиком построенная вокруг застолья. За рулём в этом зале больше людей, чем на любом другом корпоративе, и им нужно, чем заняться.

И про язык

Отраслевые словечки в подводках работают, но только те, которые понимает весь зал. «Машина стоит на воротах» знают все. Узкие термины из системы учёта знает офис, и склад в этот момент выключается.

Плейлист кабины и плейлист зала: музыка и оформление вечера

Оформление здесь простое и от этого честное. Не нужно завешивать зал дорожными знаками, пластиковыми фурами и катушками стретч-плёнки: люди пришли со склада и в понедельник вернутся туда же.

Что работает:

• фотографии машин и людей компании разных лет, выведенные на проектор в фоновом режиме;
• карта на экране с отмеченными маршрутами и городами, куда компания возит, — этим гордятся;
• крупный шрифт на экране: часть зала сидит далеко и в очках.

Музыка

Разброс вкусов тут больше, чем в любом офисе. Кабина дальнобойщика и офисная колонка — разные миры, и одним плейлистом их не закрыть. Рабочий приём: собрать по треку с каждого подразделения через опрос за пару недель, а потом сделать из этого игру «что за трек» — по первым секундам зал угадывает композицию, а заодно и того, кто её принёс. Получается и разминка, и объяснение, почему в плейлисте так странно всё намешано.

Танцевальный блок ставится раньше, чем в офисной компании: около восьми вечера. К десяти часть зала начнёт разъезжаться, потому что утром выезд, и откладывать танцы на позднее время нельзя.

Тосты за рейс, за отгрузку и за тех, кто сегодня в дороге

Реплики для этого зала должны быть короткими. Длинную красивую конструкцию тут дослушают вежливо, но лучше зайдёт фраза в три предложения, сказанная спокойно.

Открытие: «В этом зале сидят люди, которые весь год общались друг с другом заявками и звонками. Сегодня наконец можно посмотреть, как выглядит человек на том конце».

За склад: «Всё, что компания продала за год, кто-то принял, разместил, нашёл и собрал руками. За тех, из-за кого машина уходит вовремя».

За водителей: «Дорога — это работа, где ты один и никто не подскажет. За тех, кто сегодня довёз, и за тех, кто прямо сейчас едет и до нас не доехал».

За диспетчерскую: «Есть работа, где хороший день — это когда телефон молчал. За тех, у кого таких дней почти не бывает».

За отдел оформления: «Груз может стоять на границе из-за одной строчки. За людей, которые эту строчку находят раньше, чем она станет проблемой».

За механиков: «Машина не ломается только там, где её вовремя посмотрели. За тех, кого замечают в основном по звонку в шесть утра».

Перед финалом: «Завтра снова придут заявки, и снова будет машина на воротах. Пусть все они уезжают загруженными и вовремя».

Собственник, начальник смены и человек за рулём: расстановка сил

Субординация в логистике заметная и при этом не чванливая. Начальник склада разговаривает с комплектовщиком на одном языке, но кто здесь старший, понятно без объяснений.

• Собственник или директор — слово в начале, один раз. Дальше он гость, и вытягивать его в конкурсы не нужно, даже если он сам не против: зал будет играть с ним осторожно, и блок получится вялым.
• Начальники складов и руководитель автопарка — люди, на которых держится вечер. Через них проще всего поднять свои подразделения в игру.
• Диспетчеры выходят охотно и хорошо держат микрофон: они весь год говорят с незнакомыми людьми по телефону.
• Водителей на сцену вытаскивают только по согласию, полученному заранее. Многие из них не любят публичность и откажутся при всех, что неприятно обоим.
• Механиков и уборку в конкурсы не зовут, но в награждении называют обязательно.

Что уточнить до вечера

Спросите у заказчика два списка: кого нельзя вызывать ни при каких условиях и кто в компании недавно и ещё не со всеми знаком. Первый список бывает у любого заказчика, но называют его только по прямому вопросу. Отдельно уточните, есть ли конфликт между складами или сменами: если есть, командное деление строится поперёк этой линии.

Чек-лист ведущего перед вечером логистической компании

Подготовка к такому корпоративу больше половины времени состоит из вопросов про людей и площадку, а не про программу.

1. 1

   Выяснить, от какого повода компания отсчитывает праздник и как называет его внутри.

2. 2

   Получить список гостей по подразделениям и отдельно — список тех, кто останется в рейсе или на смене.

3. 3

   Согласовать с руководством, как поздравляют отсутствующих: имена со сцены и короткое видео.

4. 4

   Спросить, сколько человек приедет за рулём, и заложить в программу занятие для них.

5. 5

   Разобраться с развозом и временем закрытия площадки до того, как назначен финал.

6. 6

   Приехать в зал заранее и померить шагами трассу для тележки, отметив ступени и пороги.

7. 7

   Собрать и разложить по командам цветные бейджи до прихода первого гостя.

8. 8

   Проверить, что все коробки для укладки пустые и лёгкие, а конусы не бьются.

9. 9

   Написать вопросы викторины и вычистить все, в формулировке которых есть сомнения.

10. 10

    Нарисовать условные карты для маршрутного конкурса, без реальных городов и расстояний.

11. 11

    Пройти вход по коду с постороннего телефона и убедиться, что связь на площадке у склада действительно ловит.

12. 12

    Уточнить у заказчика два списка: кого не вызывать и кто в компании новичок.