Корпоратив HR-службы: вечер для тех, кто сам их организует

Рекрутеры, кадровое делопроизводство и обучение: кто в зале

Единой утверждённой даты у праздника кадровой службы нет: в календарях ходит и весенняя, и осенняя, а многие компании вообще привязывают вечер к дню рождения фирмы или к закрытию годового цикла оценки. Первый вопрос заказчику — от чего он отсчитывает повод. Ответ сразу задаёт интонацию: годовой цикл тянет к подведению итогов, дата основания компании — к старым фотографиям и историям про то, как всё начиналось.

Второй вопрос — кто именно приедет. Со стороны HR-департамент выглядит однородным, изнутри это несколько разных профессий, которые пересекаются в общем чате, но живут по своим законам:

• специалисты по подбору: самые быстрые на язык, привыкли заговаривать с незнакомыми людьми и держать темп разговора;
• кадровое делопроизводство: приказы, сроки, ознакомление под подпись и очень точное отношение к формулировкам;
• обучение и развитие: у них своя сцена, они сами ведут тренинги и разогревы, любое упражнение оценят как коллеги по ремеслу;
• компенсации и льготы: считают, сравнивают, любят таблицы и не переносят приблизительности;
• HR-бизнес-партнёры: ходят между отделом и бизнесом, знают в компании всех и обо всех;
• охрана труда: часто люди постарше, держатся особняком, в игры идут неохотно и только после того, как увидят, что никого не выставляют дураком;
• иногда приезжает весь департамент из нескольких городов, и половина зала видит друг друга живьём раз в год.

Кто с кем садится

Подбор садится к подбору, документы к документам, и ломать это не надо: рассадка потом сама превращается в состав команд. Региональных коллег стоит рассадить вперемешку со столичным офисом, иначе они весь вечер проговорят между собой и уедут, ни с кем не познакомившись. Схему зала с фамилиями просите заранее — в этом отделе она точно существует, её рисовали сами гости.

Впервые не за пультом: главный нерв корпоратива HR-службы

Это единственная публика, каждый гость которой знает вашу работу со стороны заказчика. Именно они весь год выбирают площадку, собирают предпочтения по еде, пишут пожелания к программе, звонят ведущему, а потом отвечают перед руководством за то, что вечер прошёл нормально. На собственном празднике им впервые дают просто сидеть за столом. Ради этого ощущения вечер и делается.

Отсюда правило, которое я проговариваю с заказчиком ещё до подписания: организация с этого отдела снимается целиком. Ни одного вопроса в зал. Список того, что нельзя произносить, короткий и жёсткий:

• «А не подскажете, где тут розетка?»;
• «Вы не поможете раздать карточки?»;
• «Кто-нибудь из ваших объявит следующий блок?»;
• «Можно кого-то из вас в жюри?».

Каждая такая фраза возвращает человека на рабочее место. Он тут же встаёт, начинает решать, и праздник для него на этом кончается.

Как снять организацию

Второе следствие парадокса: этот зал видел ведущих больше, чем вы видели такие залы. Стандартный набор с шариками между коленями считывается мгновенно, и дальше вас слушают вежливо, но уже как исполнителя, а не как автора вечера. Спасает отраслевая фактура — задания, собранные из их собственной работы, и техника, которая не требует помощников: интерактив идёт на большом экране, гости подключаются к нему с телефонов, и по рядам никого посылать не нужно.

1. 1

   Назначить человека вне HR-департамента, к которому уходят все бытовые вопросы: администратор площадки, ассистент генерального, сотрудник хозяйственной службы.

2. 2

   Схему зала, точки питания и контакт техника получить напрямую от площадки, а не через заказчика из отдела.

3. 3

   Весь реквизит, карточки и бланки разложить до прихода первого гостя.

4. 4

   Договориться с руководителем: сегодня сотрудники отдела ничего не объявляют, не выносят и не помогают.

5. 5

   Если что-то ломается посреди программы, чинить молча и не выносить проблему в зал.

Расписание вечера кадровой службы: от сбора до финального кадра

Кадровики редко празднуют в середине недели: у них самих в понедельник выходят новички, и встреча по адаптации в девять утра никуда не денется. Рабочий вариант — пятница, старт после окончания рабочего дня, площадка не дальше сорока минут от офиса, чтобы люди не тратили вечер на дорогу.

• 18:30
  Сбор, велком-зона, гости сканируют код со стола и заходят в комнату вечера
• 19:00
  Рассадка, приветствие ведущего, правила и объявление общего счёта
• 19:10
  Слово HR-директора — не больше пяти минут
• 19:20
  Первая часть награждения: итоги по направлениям
• 19:40
  Горячее, фоновое голосование за номинации вечера с телефонов
• 20:00
  «Угадай гостя»: одна строчка о себе на большом экране
• 20:25
  «Собеседование наоборот» на сцене
• 20:50
  Танцевальный блок
• 21:10
  Викторина по трудовым терминам на большом экране
• 21:35
  Вторая часть награждения: личные благодарности и стаж
• 21:50
  Командный квиз: делопроизводство против подбора, счёт на табло
• 22:20
  «Оффер за минуту», зал голосует с телефонов
• 22:40
  Колесо фортуны и розыгрыш по билетам с кодом
• 23:00
  Финальный счёт, итоги вечера, общий кадр
• 23:15
  Свободные танцы, развоз

Награждение своих: как HR-директору не уйти в годовой отчёт

Риск здесь специфический. Отдел кадров живёт цифрами закрытых позиций, сроками и планами обучения, и руководителя тянет показать залу всё это на слайдах. Получается защита годовых результатов перед людьми, которые эти результаты и делали.

Регламент, который держит вечер:

• HR-директор — пять минут, один раз, в начале;
• генеральный директор, если он приехал, — до пяти минут, слово ему дают первым, но хозяин вечера всё равно не он;
• руководители направлений со сцены не выступают вовсе, их благодарности уходят в раздачу наград;
• всё награждение разбивается на два захода по двадцать минут, между ними обязательно что-то живое.

Тексты и порядок

Обычно все наградные формулировки в компании пишет как раз этот отдел. На своём празднике тексты пишет кто-то другой, и почти всегда получается сухо. Возьмите черновики за неделю и перепишите под произнесение вслух: короткая фраза, за что именно, и имя в конце, а не в начале.

Номинации делайте предметными. Не «лучший сотрудник года», а «за то, что ни один приказ за год не вернулся на переделку», «за самую тяжёлую вакансию, которую всё-таки закрыли», «за то, что новичкам в первый день не страшно». Общие слова этот зал слышит каждый день и не реагирует.

Сцена для рекрутеров: собеседование наоборот и оффер за минуту

«Собеседование наоборот»

На сцене два стула. Участник играет кандидата, но говорить может только вопросами. Ведущий или заранее подготовленный коллега играет работодателя и отвечает честно, но не называет должность. Карточка с вакансией есть только у работодателя. Задача участника — за девяносто секунд вопросами вытащить, на какую позицию его вообще зовут, и назвать её.

Вакансии на карточках берите вымышленные и слегка вывернутые: «сотрудник, который весь день ходит по этажам и следит, чтобы никто не забыл поесть», «человек, отвечающий за то, чтобы принтер никогда не заканчивался». Нужно: два стула, микрофон, десять карточек, таймер на экране. Время блока — двадцать минут на четыре пары. Подводный камень: рекрутеры настолько хороши в этом, что угадывают за двадцать секунд. Держите в запасе пять карточек посложнее и выпускайте их со второй пары.

«Оффер за минуту»

Участник вытягивает описание фантазийной вакансии и получает шестьдесят секунд, чтобы уговорить зал её принять. Условия на карточке заведомо кривые: график с двух ночи, кабинет в подвале без окон, зато корпоративный самокат. Зал голосует с телефонов простым «принял бы» и «не принял бы», результат сразу выводится на проектор столбиками.

Нужно: восемь карточек, микрофон, голосование на экране. Пятнадцать минут. Камень в другом: если не остановить участника ровно на шестидесятой секунде, следующий заговорит на полторы минуты, и блок расползётся. Таймер должен видеть зал, тогда человек сам ускоряется на финише. И ещё: не давайте карточки, где вакансия похожа на реальную позицию внутри компании, иначе шутка мгновенно превращается в производственный разговор.

Экран вечера: угадай вакансию, абсурдное резюме и первая строчка

«Угадай вакансию по требованиям»

На проектор выводится только блок требований, без названия должности и без компании. Зал или команды угадывают, кого ищут. Материал пишется под вечер, от простого к запутанному: сначала требования, за которыми угадывается очевидная профессия, потом набор, под который подходят три разные позиции. Собирается в конструкторе квизов с картинками, ответы принимаются с телефонов, счёт идёт сам.

Нужно: десять слайдов, экран. Двенадцать минут. Подводный камень: не берите настоящие вакансии своей компании и чужих компаний — половина зала их узнает, и начнётся обсуждение работы.

«Разбор абсурдного резюме»

На экране вымышленное резюме, в котором спрятаны нестыковки: два места работы в одни и те же годы, вуз окончен раньше, чем начата школа, в навыках слепая печать и рядом «не пользуюсь компьютером». Команды за три минуты выписывают всё, что нашли. Побеждает та, у которой список длиннее и без выдуманных пунктов.

Нужно: одно резюме на слайде крупным шрифтом, бумага и ручки на столах, таймер. Десять минут. Камень: делать резюме нужно смешным, но не карикатурным на конкретный тип людей. Возраст, внешность, национальность, семейное положение — из материала вычищаются полностью. Этот зал профессионально относится к дискриминации при найме и мгновенно замечает, когда шутка съезжает.

«Угадай гостя по первой строчке резюме»

За неделю до вечера собирается анкета: каждый желающий присылает одну фразу о себе в стилистике резюме, но про что-то нерабочее. «Умею собирать байдарку в одиночку». «Пятнадцать лет пою в хоре». Строчки выводятся на экран по одной, зал угадывает автора голосованием с телефонов.

Нужно: анкета заранее, экран, механика угадывания гостя. Пятнадцать минут. Подводный камень тут единственный, зато серьёзный: только добровольно и только про личное вне работы. Никаких зарплат, прежних работодателей и причин ухода.

Кадровое делопроизводство против рекрутинга: командный блок

Внутри одного отдела живут два разных мира, и это готовая интрига вечера. Кадровое делопроизводство мыслит сроками, приказами и датами. Подбор мыслит воронкой, откликами и оффером. Они работают в соседних кабинетах и плохо представляют кухню друг друга.

Командный квиз «Документы против воронки»

Две команды, четыре раунда. Первый — вопросы про документы и сроки, второй — про наём и оценку, третий смешанный, четвёртый на скорость. Соль в том, что отвечать нужно и на чужие темы тоже: подбор получает вопросы про табель, делопроизводство — про этапы отбора. Счёт идёт на табло команд, его видно всему залу, и это единственное, что реально удерживает внимание к четвёртому раунду.

Нужно: конструктор квиза, экран, две капитанские кнопки или ответы с телефонов. Двадцать пять минут. Камень: не делайте раунды слишком специальными, иначе одна половина зала просидит молча. Проверенная пропорция — на четыре вопроса три общих и один для профессионалов.

«Кто это сказал»

Фразы, услышанные на собеседованиях, выводятся на экран, а зал угадывает, кто из коллег их принёс. Материал собирается заранее и без имён кандидатов: «Я не готов начать раньше, чем через полгода, у меня отпуск». «А можно резюме посмотреть прямо сейчас, я его не помню». «Начальник у меня был хороший, просто мы по-разному дышали».

Нужно: пятнадцать фраз, экран, механика угадывания автора. Пятнадцать минут. Подводный камень: любой намёк на действующего сотрудника компании или на реального кандидата убирается. Фразы — только про безымянных людей со стороны.

Викторина по трудовым терминам: от отпуска до срочного договора

Блок на пятнадцать минут, лучше всего идёт после горячего. Правило одно: ни одного сомнительного факта. Этот зал спорит, проверяет и помнит нормы наизусть, поэтому выдуманные цифры и вольные пересказы законов сюда нельзя категорически. Если сомневаетесь в формулировке — уберите вопрос, а не смягчайте его.

• Сколько календарных дней длится основной оплачиваемый отпуск за рабочий год? — Двадцать восемь.
• Какова нормальная продолжительность рабочей недели? — Не более сорока часов.
• За какой срок работник обязан предупредить работодателя об увольнении по собственному желанию? — Не позднее чем за две недели.
• Как называется документ, в котором ведётся учёт отработанного времени? — Табель учёта рабочего времени.
• Какой максимальный испытательный срок можно установить обычному работнику и кому его разрешено сделать длиннее? — Обычному работнику до трёх месяцев; руководителю организации, его заместителям и главному бухгалтеру — до шести.
• Кому испытание при приёме на работу не устанавливается? — Беременным женщинам и женщинам с детьми до полутора лет, несовершеннолетним, тем, кто пришёл в порядке перевода от другого работодателя, и принятым на срок до двух месяцев.
• Когда должен быть утверждён график отпусков на будущий год? — Не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
• Чем совместительство отличается от совмещения? — Совместительство это отдельный трудовой договор и работа в свободное от основной время; совмещение — дополнительная работа у того же работодателя внутри рабочего дня, без отдельного договора.
• Имеет ли оффер силу трудового договора? — Нет. Это предложение о работе с описанием условий, трудовые отношения возникают из договора и приказа о приёме.
• Что происходит со срочным трудовым договором, если срок вышел, но никто ничего не потребовал и работник продолжает трудиться? — Условие о срочном характере теряет силу, и договор считается заключённым на неопределённый срок.

Первые четыре вопроса берёт весь зал, включая офис-менеджера, который зашёл на огонёк. Последние два — территория кадрового делопроизводства, и это правильный момент вечера: люди, которые весь год сидят тихо, вдруг оказываются главными на экране.

Провалы корпоратива для HR: чего не делать с этим залом

• Любая просьба помочь. Даже мелкая, даже с улыбкой. Человек, который сегодня впервые гость, обратно в роль организатора не возвращается.
• Шутки про увольнения и сокращения. Заранее спросите руководителя, был ли в компании тяжёлый год. Если сокращения были, эти люди подписывали каждое из них, и любая реприза попадёт в открытую рану.
• Разбор реальных резюме и реальных кандидатов. Это персональные данные, за которые отвечает именно тот, кто сидит в зале.
• Пародия на собеседование, где кандидат выставлен идиотом. Ход выглядит очевидным и заходит хуже всего: половина зала строит свою работу на том, чтобы кандидат чувствовал себя нормально.
• Разговоры про зарплаты, вилки и премии в игровой форме. В зале сидят люди из компенсаций и льгот, для них это самая закрытая тема в компании.

Отдельно про охрану труда

Специалистов по охране труда часто добавляют в HR-департамент по формальному признаку. На празднике они самая молчаливая часть зала. Не вытаскивайте их на сцену и не шутите про инструктажи и журналы — эти люди по работе имеют дело с несчастными случаями, и тема закрыта целиком.

Оформление зала и плейлист для отдела, который сам всё заказывает

Первое искушение оформителя — офисная эстетика: папки, скоросшиватели, штампы, декоративные личные дела на столах. Не надо. Люди пришли из этого кабинета и через два дня в него вернутся. Один-два предмета-подмигивания на входной фотозоне допустимы, дальше начинается работа.

Что работает вместо этого:

• живой свет и тёплые лампы вместо офисного потолочного;
• нейтральный второй экран на проекторе, куда уходит счёт, имена и материал конкурсов, чтобы зал смотрел в одну точку, а не на планшет ведущего;

Музыка

Возрастной разброс здесь больше, чем кажется. Подбор — это часто люди двадцати с небольшим, кадровое делопроизводство и охрана труда — сорок плюс. Плейлист из одной эпохи выключит половину зала.

Рабочий приём: за две недели соберите с каждого по одному треку через ту же анкету, что и строчки для угадайки. Дальше вы получаете готовый список на весь вечер, а вдобавок — материал для игры «что за трек», где по первым секундам угадывают композицию и её владельца. Танцевальный блок в таком зале ставится не раньше девяти вечера: до этого времени люди разговаривают, и вытаскивать их на танцпол бесполезно.

Подводки и тосты про воронку, оффер и испытательный срок

Реплики для этого зала строятся на его собственном языке. Но термин должен работать на мысль, а не быть украшением — иначе получится капустник из внутренних словечек.

Открытие вечера: «Сегодня в этом зале нет ни одного организатора. Есть пятьдесят гостей и один человек с микрофоном, который за всё отвечает. За то, чтобы вам сегодня ни разу не пришлось встать и что-то решить».

Перед словом руководителя: «Вы весь год пишете тексты, которые другие произносят со сцены. Сегодня наоборот: тексты написали для вас, а произносить будут вслух и при всех».

За кадровое делопроизводство: «За людей, чья работа заметна только тогда, когда она сделана плохо. Если за год ни один документ не вернулся, значит, кто-то в этом зале год делал всё правильно и молча».

За подбор: «У любой вакансии есть день, когда кажется, что подходящего человека не существует. За тех, кто в этот день открывает список заново и звонит дальше».

За обучение и адаптацию: «Первый рабочий день человек помнит годами. За то, что в этой компании его помнят по хорошим причинам».

Перед вторым награждением: «Испытательный срок у всех, кто сидит в этом зале, давно закончился. Сегодня закончился ещё и испытательный срок этого вечера — и, кажется, вы его прошли».

HR-директор, руководители направлений и новички: расстановка сил

Иерархия тут мягкая на вид и жёсткая на деле. По имени в таких отделах обращаются почти все, а кто решает — видно по тому, на кого смотрят после смелой шутки.

• HR-директор — хозяйка или хозяин вечера. Слово в начале, дальше по договорённости. На сцену второй раз — только если сам предложил.
• Генеральный директор, если приехал, — гость почётный, но это не его праздник. Слово первым, ровно один раз, дальше не трогать.
• Руководители направлений выходят получать награды для своих людей, но не выступают.
• Кадровое делопроизводство и охрана труда на сцену не вытаскиваются без согласия, полученного заранее и лично.
• Новички, вышедшие в этом году, — отдельная история: их представляют залу, но короткой доброй фразой, а не заданием на публике.

Что уточнить у заказчика

Кого нельзя вызывать вообще ни при каких обстоятельствах — этот список есть всегда, и его называют, только если прямо спросить. Причины бывают любые: человек в разводе, у человека болеет близкий, человек только вышел после долгого больничного. Спросите прямо и запишите фамилии.

Что ведущему проверить до вечера кадровой службы

Подготовка к такому корпоративу отличается от обычной тем, что заказчик разбирается в вашей работе. Спрашивать он будет по существу, и лучше прийти на встречу с готовыми ответами.

1. 1

   Выяснить, от какой даты отсчитывается повод и как компания его называет внутри.

2. 2

   Получить список приехавших с направлениями и городами, отдельно отметить тех, кто прилетел из региона.

3. 3

   Спросить прямо, были ли в этом году сокращения, и если были — вычистить из программы всё, что касается ухода людей.

4. 4

   Взять список тех, кого нельзя вызывать на сцену, с фамилиями и без объяснения причин.

5. 5

   Назначить контактное лицо на вечер вне HR-департамента и записать его телефон.

6. 6

   За две недели разослать анкету: строчка о себе и один любимый трек.

7. 7

   Собрать фразы с собеседований для угадайки, вычистив из них любые имена и упоминания реальных кандидатов.

8. 8

   Проверить каждый вопрос викторины по действующим нормам; сомнительные вопросы удалить.

9. 9

   Приехать на площадку заранее, проверить проектор, звук и то, как видно экран с дальнего стола.

10. 10

    Разложить весь реквизит до прихода гостей и убрать со стола ведущего всё лишнее.

11. 11

    Прогнать интерактивную часть с телефона: пройти по коду как обычный гость и убедиться, что вход занимает несколько секунд.