Электронное приглашение: из чего собрать и как разослать гостям

Электронное приглашение отправляется одной ссылкой

Независимо от числа гостей, приглашение одно и адрес один. Вам не нужно готовить отдельный файл для каждого и следить, кому какую версию отправили. Кто-то получит ссылку в личном сообщении, кто-то в письме, кто-то по QR-коду на открытке, но все попадут на одну страницу.

Как отправить в мессенджере

Самый частый канал: Telegram, WhatsApp, VK. Скопируйте ссылку в кабинете и вставьте в сообщение. Мессенджер покажет превью с названием и картинкой.

Личное сообщение работает лучше общего чата. В общем чате ссылку прочитают и забудут, в личном гость чувствует, что зовут именно его, и отвечает быстрее. Если гостей много, отправьте личные сообщения самым близким, а в общий чат положите ссылку для остальных.

Шаблоны сопроводительных сообщений

• Друзьям: «Отмечаем в субботу, всё про вечер внутри. Ответь в анкете до пятницы, ладно?»
• Родственникам: «Дорогие, приглашаем вас на крестины. Нажмите на ссылку, там адрес храма и кафе».
• Коллегам: «Коллеги, приглашение на праздник отдела по ссылке. Отметьтесь в анкете до 10 декабря».
• Соседям на новоселье: «Мы переехали и зовём в гости. Адрес и как пройти во двор в приглашении».

Как отправить по почте

Письмо уместно для корпоратива, делового юбилея, открытия, для гостей, которые не пользуются мессенджерами. Вставьте ссылку в текст письма и продублируйте главное: дату, время и срок ответа. Тема письма должна быть понятной без открытия: «Приглашение на новогодний вечер 26 декабря».

Не прикладывайте к письму скриншоты страницы. Почта может убрать картинки в спам или обрезать их, а ссылка откроется в браузере как есть.

QR-код: электронное приглашение на бумаге

QR-код скачивается в кабинете картинкой. Его печатают на бумажной открытке, если хочется вручить приглашение лично, или на табличке у входа, если гостям нужно быстро открыть программу вечера. Гость наводит камеру телефона и попадает на ту же страницу, что и по ссылке.

Печатайте код не меньше спичечного коробка и на светлом фоне. Мелкий код на тёмной бумаге камера узнаёт через раз, и гость решает, что приглашение не работает.

Когда рассылать: сроки по поводам

Чем больше гостей едет издалека и чем дороже праздник для них самих, тем раньше нужно прислать приглашение. Ориентиры ниже рабочие, а не обязательные: главное, чтобы у гостя было время освободить дату.

Ориентиры по срокам

• Свадьба: за 2–3 месяца, если гости едут из других городов, за 5–6 недель для городской свадьбы.
• Юбилей и годовщина: за 4–6 недель, особенно если зовёте старших родственников.
• День рождения взрослого: за 2–3 недели, вечеринка у друзей: за 1–2 недели.
• Детский праздник: за 2 недели, чтобы родители успели спланировать выходные.
• Корпоратив: за 3–4 недели, новогодний можно раньше, пока календари сотрудников не заняты.
• Крестины и новоселье: за 2 недели, дату в храме лучше сначала подтвердить.

Сколько времени занимает сама подготовка

Собрать страницу реально за вечер, если заранее известны дата, адреса и программа. Больше всего времени уходит не на оформление, а на решения: какое время окончания указать, что написать про подарки, нужно ли брать детей.

Заложите пару дней между готовым черновиком и рассылкой. Покажите предпросмотр одному-двум близким людям: свежий взгляд быстро находит перепутанную дату или адрес без номера дома. Черновик до публикации ничего не стоит, поэтому спешить с оплатой незачем.

Как собрать ответы гостей

Ответы из анкеты приходят в кабинет сразу: имя, придёт или нет, сколько человек, комментарий. Поставьте срок «ответить до» примерно за неделю до дня, когда площадка ждёт от вас точное число. Так у вас останется время дописать тем, кто промолчал.

Список выгружается в Excel. Дальше с ним удобно работать: посчитать гостей, отметить вегетарианцев и детей, отдать файл ресторану. Если у вас уже есть привычная Google-форма, её можно вставить в приглашение вместо встроенной анкеты.

Что делать с теми, кто не ответил

Молчание почти никогда не означает отказ. Чаще гость открыл ссылку в неудобный момент и отложил. За пару дней до срока напишите таким гостям лично, коротко и без упрёка: «Мы собираем список до пятницы, ответишь в анкете?» и снова ссылку.

Старшим родственникам проще позвонить и заполнить ответ за них. Это нормально: цель анкеты не проверить, умеет ли бабушка нажимать кнопки, а получить точное число гостей.

Типичные ошибки при рассылке

Большинство проблем с электронными приглашениями возникает не на странице, а в сообщении, которое её сопровождает.

Чего избегать

• Ссылка без единого слова. Выглядит как спам, и её не открывают.
• Рассылка в общий чат на сто человек, где половина не приглашена.
• Разные даты в сообщении и на странице после переноса. Исправили в приглашении, исправьте и в тексте рассылки.
• Срок ответа за день до праздника. Площадке число нужно раньше.
• Публикация на месяц для свадьбы, о которой сообщили за полгода. Выбирайте срок ссылки с запасом.

Цена и срок работы ссылки

Публикация электронного приглашения стоит 699 ₽ за одно приглашение, разовым платежом через ЮKassa: картой, по СБП и другими доступными там способами. Подписки нет, карта не сохраняется, чек приходит на почту.

При оплате выбираете срок: 1, 3, 6 или 12 месяцев, цена одна. Когда срок заканчивается, страница закрывается. Если праздник перенесли, продлите ссылку ещё на срок за 699 ₽.