Чек-лист ведущего: что я проверяю за неделю, накануне и за час до выхода

Почему в день праздника память врёт

Подготовка разваливается не там, где сложно, а там, где привычно. Сложное я записываю: новый интерактив, редкий тост, сюрприз заказчика. А удлинитель, который беру на каждый заказ, голова считает делом решённым и вычёркивает из внимания заранее.

В день праздника голова занята другим: первый блок, имена, успеет ли фотограф до подачи горячего. Места на бытовые мелочи не остаётся — и выпадают именно они.

Я пришёл к спискам после юбилея в Подмосковье. Собрался за сорок минут, выехал довольный, а коробка с призами осталась стоять в прихожей — я обошёл её дважды и не увидел. Вернулся, приехал впритык и первые двадцать минут вёл хуже, чем умею.

Главное правило я вывел тогда же: пункт должен быть проверяемым. Не «решить вопрос с площадкой», а «позвонить администратору и уточнить, во сколько откроют зал и кто встретит». Первое можно считать сделанным в любой момент, второе — только после звонка.

• плохой пункт: подготовить технику
• хороший пункт: зарядить оба радиомикрофона и положить в сумку восемь батареек АА

За неделю: договорённости, площадка и подрядчики

Неделя — последний срок, когда вскрывшуюся проблему решают спокойно. Всё, что выясняется позже, стоит нервов и денег.

Однажды я приехал в загородный ресторан и обнаружил: банкетный зал на втором этаже, лифта нет, а у меня стойка, колонка и две коробки. Таскал в четыре ходки и вспотел до начала. Теперь про этаж и вход для оборудования спрашиваю всегда.

1. 1

   Написать заказчику одним сообщением: дата, адрес, время начала, время окончания — и получить письменный ответ, а не устное «да, всё так».

2. 2

   Позвонить администратору площадки: во сколько открывают зал, кто встречает, есть ли отдельный вход для оборудования.

3. 3

   Спросить этаж, наличие лифта и расстояние от парковки до зала.

4. 4

   Уточнить, кто отвечает за свет в зале и можно ли приглушить его на время экранных блоков.

5. 5

   Узнать, есть ли на площадке проектор или большой телевизор, чей он, кто его включает и какой у него разъём.

6. 6

   Спросить размер экрана и высоту, на которой он висит: видно ли его от дальних столов и не перекрывает ли колонна.

7. 7

   Списаться с диджеем или звукорежиссёром: чей пульт, сколько микрофонов, как заводится звук с моего ноутбука.

8. 8

   Согласовать с фотографом и видеографом ключевые моменты, чтобы они не ушли ужинать ровно на главном блоке.

9. 9

   Собрать у заказчика имена: кто с кем, кого можно вызывать на сцену, а кого нельзя ни при каких условиях.

10. 10

    Уточнить возраст и число детей — от этого зависит, нужен ли отдельный детский блок и какой.

11. 11

    Спросить про ограничения: беременные гостьи, аллергии, темы, которые семья просит не трогать.

12. 12

    Зафиксировать деньги: сумма, размер аванса, кто и в какой момент отдаёт остаток.

За три дня: тексты, музыка и то, что появится на экране

Программа к этому моменту утверждена, идёт работа с материалом. Три дня нужны не чтобы всё успеть, а чтобы осталось время переделать неудачное.

Один раз я открыл на площадке блок про молодожёнов и увидел в вопросе имя невесты с прошлой свадьбы: брал старый файл за основу и не вычитал. Правил за минуту до выхода. Теперь вычитка каждого вопроса стоит отдельной строкой.

1. 1

   Отправить заказчику порядок блоков и дождаться правок — вопросы лучше получить сейчас, чем в зале.

2. 2

   Прочитать вслух приветствие и первый тост: то, что гладко читается глазами, во рту иногда не собирается.

3. 3

   Сложить музыку в одну папку, разбитую по блокам, а не искать треки по всему диску в темноте.

4. 4

   Проверить, что каждый трек лежит файлом на ноутбуке, а не только в онлайн-плейлисте.

5. 5

   Открыть каждый вопрос викторины и вычитать: имена, даты, фамилии, род и падеж.

6. 6

   Собрать свой квиз в конструкторе PULTEVENT: вопросы про виновника торжества, фотографии из его архива, звуковые подсказки.

7. 7

   Посмотреть загруженные фотографии на большом экране заранее: скриншот из мессенджера рассыплется на пиксели.

8. 8

   Прогнать музыкальное бинго и «Что за трек» на своих отрывках — судейство берёт на себя платформа, музыку приношу я.

9. 9

   Вбить в колесо фортуны и лотерею имена и призы именно этого вечера.

10. 10

    Подготовить призы по числу блоков плюс три запасных на ничью и на ребёнка, который расстроился.

11. 11

    Проверить, что ноутбук держит заряд и не уходит в сон во время показа.

12. 12

    Сохранить всё в облако и продублировать на флешку — два места, а не одно.

Накануне вечером: сумка, файлы и один тихий прогон

Вечер накануне — это сборка: укладка вещей и один спокойный проход по кнопкам.

Как-то я положил в сумку радиомикрофон, а батарейки к нему оставил на столе — видел их, брал в руки, не убрал. Микрофон сел в первом блоке, и я десять минут работал голосом на зал в сто человек.

1. 1

   Поставить на зарядку ноутбук, телефон, повербанк и оба радиомикрофона — вечером, а не ночью в спешке.

2. 2

   Положить в сумку восемь батареек нужного типа. Не две, а восемь.

3. 3

   Разложить реквизит по блокам в отдельные пакеты и подписать пакеты маркером.

4. 4

   Проверить костюм при свете: пуговицы, пятна, стрелки, обувь.

5. 5

   Открыть ноутбук и запустить каждый интерактив, который планирую вести, — по одному клику на каждую кнопку.

6. 6

   Выключить на ноутбуке уведомления, обновления и всё, что может выскочить поверх картинки.

7. 7

   Скопировать сценарий и список имён в телефон — на случай, если ноутбук не доедет.

8. 8

   Распечатать шпаргалку с именами и порядком блоков на одном листе, крупным шрифтом.

9. 9

   Забить адрес в навигатор и посмотреть, где парковка и где вход для оборудования.

10. 10

    Поставить два будильника с разницей в двадцать минут.

11. 11

    Собрать сумку и поставить в прихожей всё, что берётся отдельно от неё.

12. 12

    Сфотографировать собранную кучу целиком — утром сверяю фото с тем, что несу в машину.

Утро дня: то, что на площадке уже не сделать

Утро — последняя точка, где есть интернет, розетка и магазин за углом. Всё, что их требует, делается до выезда.

Пункт про скачивание файлов появился после подвального лофта: связь не ловила вообще, а часть фотографий лежала только в облаке. Блок с фото я снял и заменил на ходу.

1. 1

   Позвонить заказчику: время не сдвинулось, адрес тот же, ничего не поменялось за ночь.

2. 2

   Написать администратору площадки и подтвердить, во сколько заходишь ставить технику.

3. 3

   Сверить сумку с вечерней фотографией — глазами, по предметам, а не «вроде всё».

4. 4

   Скачать все файлы на диск ноутбука: облако на площадке может не открыться.

5. 5

   Запустить интерактивы с выключенным Wi-Fi и убедиться, что экранная часть идёт без интернета.

6. 6

   Поесть нормально, а не батончиком в машине: следующая еда будет через восемь часов.

7. 7

   Положить в машину воду и что-то съедобное на вечер.

8. 8

   Выехать с запасом в час к тому времени, когда должен зайти в зал.

9. 9

   Взять наличные и карту с деньгами — парковку иногда оплачивают на месте.

10. 10

    Прогнать вслух первые три минуты, пока едешь: голос должен разогреться до зала.

Первые двадцать минут на площадке

Заходя в зал, я не бросаюсь ставить технику. Сначала обхожу его глазами гостя за дальним столом в углу.

Привычка появилась после корпоратива: экран стоял красиво по центру, но зал заполнился, официанты выкатили сервировочный стол — и треть гостей перестала видеть картинку.

1. 1

   Найти администратора, представиться и договориться, что дальше все вопросы идут через него.

2. 2

   Спросить, где оставить вещи и где переодеться.

3. 3

   Пройти по залу и сесть за дальний стол: видно ли экран оттуда, из угла, с крайних мест.

4. 4

   Найти розетки рядом с точкой, где встанешь, и посчитать, хватает ли их на ноутбук, свет и зарядку.

5. 5

   Поставить ноутбук так, чтобы он не оказался на маршруте официантов.

6. 6

   Подключиться к проектору или телевизору и вывести картинку до прихода гостей.

7. 7

   Посмотреть, как на этом проекторе выглядит белый и тёмный фон: на бледной лампе тёмные слайды пропадают.

8. 8

   Взять микрофон и сказать несколько фраз в пустой зал: уровень, гул, свист обратной связи.

9. 9

   Договориться со звукорежиссёром, как именно заводится звук с ноутбука и кто им управляет.

10. 10

    Найти выключатель света или человека, который его приглушает по знаку.

11. 11

    Найти розетку за кулисами, где можно подзарядить телефон.

12. 12

    Уточнить у администратора время подачи блюд: блоки строятся вокруг них, а не наоборот.

Кабели, переходники, розетки: техническая часть

Техника подводит не поломками, а несовпадениями: разъём не тот, кабель короткий, розетка занята кофемашиной.

Я приехал в лофт с новым ноутбуком, где только USB-C, а на площадке висел проектор с VGA. Спасла переходка, случайно оставшаяся в бардачке. Больше на случайности не рассчитываю: набор переходников лежит в сумке всегда.

1. 1

   Взять HDMI-кабель не короче пяти метров: короткий привяжет ноутбук к самому неудобному месту в зале.

2. 2

   Положить переходники под все разъёмы своего ноутбука: USB-C — HDMI, HDMI — VGA, и питание к ним, если требуется.

3. 3

   Взять удлинитель на пять розеток и сетевой фильтр.

4. 4

   Проверить, что блок питания ноутбука лежит в сумке, а не остался в розетке дома.

5. 5

   Взять кабели для звука: мини-джек — два тюльпана и мини-джек — мини-джек.

6. 6

   Положить запасной провод для микрофона, если работаешь проводным.

7. 7

   Взять свою мышку или пульт-презентер, если управляешь не от ноутбука.

8. 8

   Выставить режим второго экрана, а не дублирование рабочего стола: на проекторе должна быть картинка, а на ноутбуке — управление.

9. 9

   Подобрать разрешение под проектор и посмотреть, не срезаются ли края изображения.

10. 10

    Отключить спящий режим, заставку и автоматическое затемнение экрана.

11. 11

    Приклеить кабели скотчем к полу везде, где ходят люди.

12. 12

    Оставить свободную розетку под зарядку телефона и повербанка.

Wi-Fi, вход по QR и что делать, когда сети нет

Тут важно развести две вещи. Экранная часть с моего ноутбука работает без интернета: викторины, детская анимация, бинго, «Что за трек», караоке, колесо, лотерея, таймер, табло — всё крутится локально, и пропавшая связь на них не влияет. Телефоны гостей — другая история: вход по QR, голосования и ответы требуют, чтобы гости и мой ноутбук были в одной сети.

На загородной площадке роутер стоял у стойки администратора, а зал был в тридцати метрах за кирпичной стеной. У входа сеть ловилась, за дальними столами — нет. Половина гостей не подключилась, и голосование я доигрывал поднятыми руками.

1. 1

   Узнать у администратора имя сети и пароль — записать в заметки, а не запомнить.

2. 2

   Пройти с телефоном до самых дальних столов и проверить, добивает ли туда сигнал.

3. 3

   Проверить, что гостевая сеть не изолирует устройства друг от друга: иногда она пускает в интернет, но не даёт видеть ноутбук.

4. 4

   Спросить, где стоит роутер, и прикинуть, можно ли встать ближе к нему.

5. 5

   Подключить ноутбук кабелем, если рядом есть свободный порт: провод надёжнее воздуха.

6. 6

   Проверить раздачу со своего телефона как запасной вариант и посмотреть, сколько устройств она держит.

7. 7

   Вывести QR на экран и просканировать его вторым телефоном с того расстояния, где реально сидят гости.

8. 8

   Сделать QR крупным и подержать на экране дольше, чем кажется нужным: половина зала достаёт телефон не сразу.

9. 9

   Заранее решить, чем заменить каждый блок с телефонами, если сеть не поднимется.

10. 10

    Предупредить заказчика, что вход гостям по QR не требует установки приложений — этот вопрос задают каждый раз.

За час до старта: прогон и разговор с командой

Час до начала — не время доделывать. Это время договориться с людьми рядом и один раз пройти начало ногами.

Пункт про жесты появился после свадьбы, где мы с диджеем весь вечер перекрикивались через зал: он не слышал, музыка вступала не там. Пять минут разговора заранее сняли бы всё.

1. 1

   Прогнать вслух первый блок целиком, стоя ровно на том месте, где будешь работать.

2. 2

   Открыть каждый интерактив по очереди и убедиться, что он запускается одним кликом, а не поиском файла.

3. 3

   Проверить громкость музыки в пустом зале и прикинуть запас на гул от гостей.

4. 4

   Договориться с диджеем о жестах: громче, тише, стоп, подложка под конкурс.

5. 5

   Показать фотографу, где будут стоять гости в игровых блоках.

6. 6

   Сказать администратору, в какой момент выносят торт и как вы друг другу это подтверждаете.

7. 7

   Разложить призы так, чтобы дотягиваться до них, не уходя со сцены.

8. 8

   Поставить воду в стороне от техники, но в шаге от себя.

9. 9

   Перевести телефон в беззвучный и выключить вибрацию.

10. 10

    Сходить в туалет — это тоже пункт списка, и он реальнее многих.

11. 11

    Переодеться и посмотреть на себя в зеркало целиком, а не по частям.

12. 12

    Взять три минуты и просто молча постоять.

Пятнадцать минут: короткая проверка перед выходом

За пятнадцать минут уже ничего не чинят. Если сейчас выясняется, что проектор не даёт картинку, ты не лезешь в кабели, а переходишь к плану Б.

Поэтому список короткий и состоит из состояний, а не действий: каждый пункт проверяется взглядом. Я прохожу его уже в костюме, с микрофоном в руке.

1. 1

   Микрофон включён, индикатор горит, запасные батарейки лежат в кармане пиджака.

2. 2

   На экране стоит заставка, а не рабочий стол с папками и случайными файлами.

3. 3

   Первый трек выбран и поставлен на паузу.

4. 4

   Ноутбук подключён к сети, а не работает от батареи.

5. 5

   Уведомления выключены, лишние окна закрыты.

6. 6

   Шпаргалка с именами лежит там, куда рука дотягивается не глядя.

7. 7

   Заказчик на месте и знает, что стартуем через пятнадцать минут.

8. 8

   Диджей видит тебя и готов.

9. 9

   Телефон беззвучный и лежит экраном вниз.

Если отказал проектор, звук или ноутбук

Однажды у проектора перегрелась лампа в середине детского блока: картинка погасла, двадцать детей смотрят на белую стену. Я перевёл игру в голос и доиграл вопросами вслух — дети не заметили, потому что я не заметил вслух.

Пропала картинка

• Проверить кабель с обеих сторон: он выпадает гораздо чаще, чем ломается техника.
• Переключить вывод изображения с клавиатуры — система иногда сама сбрасывает второй экран после спящего режима.
• Перевести блок в голос: викторина отлично играется вопросами вслух, если вопросы у тебя перед глазами на листе.

Пропал звук

• Посмотреть, не переключился ли вывод звука на телевизор вместо микшера.
• Попросить у диджея линию и воткнуться напрямую в его пульт.
• Вести блок на микрофоне: музыкальные игры превращаются в игры на память, и зал играет не хуже.

Ноутбук не включается

• Достать телефон: сценарий и список имён там лежат с вечера, этого хватает, чтобы вечер шёл.
• Запустить одну из игр, которые идут вообще без техники. У меня их четыре, и они выручали не раз.

Правило простое: план Б работает, только если придуман заранее. Придуманный на месте — это паника с названием.

Что лежит в моей сумке всегда

Этот список не зависит от площадки и формата: каждая строка в нём появилась после конкретного вечера.

Английские булавки попали туда после свадьбы, где у невесты за десять минут до выхода оторвалась бретелька. Они нашлись у меня, и никто ничего не узнал.

1. 1

   Удлинитель на пять розеток и сетевой фильтр.

2. 2

   HDMI-кабель пять метров и набор переходников под свои разъёмы.

3. 3

   Блок питания ноутбука и заряженный повербанк.

4. 4

   Восемь батареек АА и четыре ААА.

5. 5

   Изолента и широкий скотч для крепления кабелей к полу.

6. 6

   Ножницы и канцелярский нож.

7. 7

   Английские булавки, нитки с иголкой, пара запасных пуговиц.

8. 8

   Влажные салфетки и бумажные платки.

9. 9

   Карандаш-пятновыводитель.

10. 10

    Пластыри и простое обезболивающее.

11. 11

    Запасная рубашка в отдельном пакете.

12. 12

    Маркер, ручка и десяток чистых листов А4.

13. 13

    Флешка со сценарием, музыкой и фотографиями этого вечера.

14. 14

    Печатная шпаргалка с именами гостей и порядком блоков.

После финального трека: пока не забылось

Первые годы я после мероприятия просто приезжал домой и падал. Через неделю от вечера оставалось «нормально прошло» — и ни одной детали, из которой можно что-то улучшить.

Однажды я так забыл радиомикрофон: положил на подоконник за шторой на время танцев. Ехал за ним через полгорода на следующий день.

1. 1

   Пересчитать технику по списку до того, как выйдешь из зала: микрофоны, кабели и переходники теряются в темноте лучше всего.

2. 2

   Заглянуть под столы и за занавес — там всегда остаётся реквизит.

3. 3

   Попрощаться с администратором и поблагодарить его лично, а не через заказчика.

4. 4

   Забрать остаток оплаты, если он не переведён на карту.

5. 5

   Сразу в машине надиктовать в телефон три вещи: что сработало, что провисло, что убрать совсем.

6. 6

   Отметить, какие вопросы викторины зал взял с ходу, а на каких завис.

7. 7

   Записать имена подрядчиков, с которыми хочется работать снова.

8. 8

   На следующий день написать заказчику и попросить отзыв, пока впечатление свежее.

9. 9

   Спросить у фотографа, когда будут кадры: из них собирается портфолио.

10. 10

    Внести правки в свои наборы вопросов, пока помнишь, что именно резало слух.