Чек-лист сценария перед мероприятием

Зачем сверять готовый сценарий отдельно

Сценарий обычно пишут за одну-две недели до мероприятия, а детали площадки, заказчика и подрядчиков за это время успевают измениться: розетка оказалась не там, диджей сменил плейлист, заказчик добавил гостей.

Проверка накануне — это не переписывание сценария заново, а сверка конкретных пунктов с тем, что реально будет на площадке в день мероприятия.

Ниже — пункты по четырём зонам: площадка, заказчик, диджей и техника, плюс отдельно сам файл сценария.

Сверка с площадкой

Эти пункты стоит закрыть звонком администратору зала за три-пять дней до мероприятия.

1. 1

   Точное время начала доступа в зал и время, к которому нужно освободить площадку

2. 2

   Расположение розеток у места, где будет стоять техника ведущего и проектор

3. 3

   Разрешена ли собственная колонка или нужно подключаться к звуку площадки

4. 4

   Где встанет проектор или телевизор и виден ли экран со всех столов

5. 5

   Есть ли ограничение по громкости или времени активности в договоре с площадкой

6. 6

   Кто на площадке отвечает за свет и можно ли его приглушить в нужный момент

Сверка с заказчиком

Список для последнего звонка или сообщения заказчику — обычно за два-три дня до мероприятия.

1. 1

   Финальное число гостей и не изменился ли их возрастной состав

2. 2

   Не появились ли новые пожелания к программе с момента согласования сценария

3. 3

   Кто произносит ключевые тосты и в каком порядке — не изменился ли список

4. 4

   Есть ли гости с особыми обстоятельствами: маленькие дети, гости на инвалидной коляске, аллергии, о которых нужно знать ведущему

5. 5

   Подтверждено ли время кульминационного момента (торт, первый танец, вручение)

6. 6

   Остаётся ли в силе запрет или разрешение на определённые темы и форматы, обсуждённые на брифе

Сверка с диджеем или звукооператором

Даже если диджей знаком по прошлым мероприятиям, тайминг и плейлист стоит свериться заново — они меняются от заказа к заказу.

1. 1

   Финальный тайминг программы отправлен диджею с указанием, где ведущий говорит, а где идёт музыка

2. 2

   Согласован трек для выхода к кульминационному моменту (торт, первый танец)

3. 3

   Диджей знает про экранные интерактивы и не будет накладывать музыку поверх звука с проектора

4. 4

   Согласовано, кто подаёт сигнал на смену музыкального блока — ведущий или сам диджей по тайм-коду

5. 5

   Уточнено, какое оборудование привозит диджей, а что должно быть у ведущего своё

Сверка техники

Технический блок стоит проверить в двух местах — дома перед выездом и повторно на площадке за час до начала.

1. 1

   Ноутбук или планшет заряжен и есть зарядка с собой

2. 2

   Экранные интерактивы открыты и проверены на реальном интернете площадки, а не только дома

3. 3

   Проектор или телевизор подключён и картинка видна из точки, где сидят гости

4. 4

   QR-код для подключения гостей выведен на экран и читается с расстояния последнего стола

5. 5

   Есть запасной способ показать программу, если проектор откажет — например, музыкальный блок без экрана

Сверка самого файла сценария

Отдельная проверка — сам текст сценария, а не то, что вокруг него.

1. 1

   Тайминг в сценарии совпадает с финальным временем начала и окончания мероприятия

2. 2

   Имена гостей, которые упоминаются в тостах и связках, написаны верно и в актуальном составе

3. 3

   Кульминационный момент в сценарии стоит на том же времени, что согласовано с площадкой и диджеем

4. 4

   Резервный блок на случай задержки прописан и понятен без дополнительных пояснений

5. 5

   Финальная версия сценария сохранена в месте, доступном офлайн — на случай, если на площадке не будет интернета для облачного файла

Что делать, если сверка выявила расхождение

Расхождение — это не повод паниковать, а повод скорректировать сценарий заранее, пока есть время. Например, если площадка сообщила, что проектора не будет там, где планировалось, тайминг стоит пересчитать за день до мероприятия, а не в момент, когда гости уже рассаживаются.

Если расхождение касается диджея — сменился плейлист или тайминг — лучше созвониться и свести тайминги заново, чем полагаться на то, что «как-нибудь совпадёт» на площадке.

Изменения от заказчика в последние дни (добавились гости, сместилось время торта) стоит сразу внести в письменный сценарий, а не держать в голове — в день мероприятия легко забыть устную договорённость.

За сколько дней проверять каждый блок

Сверку не обязательно делать всю в один день — распределение по срокам снижает риск, что что-то забудется в последний момент.

• За 7 дней
  Сверка с площадкой: розетки, экран, доступ в зал
• За 5 дней
  Сверка с диджеем: тайминг, плейлист, оборудование
• За 3 дня
  Сверка с заказчиком: число гостей, изменения программы
• За 1 день
  Проверка техники дома, финальная версия сценария
• За 1 час до начала
  Повторная проверка проектора, интернета и QR-кода на площадке

Экранные форматы в чек-листе — отдельная строка

Если в программе есть интерактивы с телефонов гостей — квиз, голосование, караоке-баттл — их стоит проверять отдельно от общей техники, потому что они зависят от интернета на конкретной площадке, а не только от исправности проектора.

На PULTEVENT комната для гостей работает через сервер, а не локально, поэтому стабильный интернет на площадке — обязательное условие, и его стоит проверить заранее, а не полагаться на то, что вай-фай заведения справится в моменте с подключением полусотни телефонов одновременно.

Что проверять в день мероприятия, уже на площадке

Накануне сверка идёт по документам и переписке, а на площадке — глазами и руками. Разница принципиальная: вчера вам сказали «проектор есть», сегодня вы видите, какой он, где стоит и добивает ли картинка до дальних столов.

• Встаньте у самого дальнего стола и посмотрите на экран. Если с этого места не читается текст в двадцать четыре пункта, весь экранный блок программы придётся переигрывать: увеличивать шрифт, сокращать вопросы, менять формат.
• Пройдите маршрут, по которому будете выводить людей к микрофону. Между столами должно оставаться место, чтобы гость прошёл, не протискиваясь боком мимо сидящих.
• Проверьте розетки в той точке, где реально встанете, а не там, где планировали по схеме. Удлинитель без заземления и один тройник на всю технику — обычная история в банкетных залах.
• Спросите у администратора, во сколько подают горячее и сколько минут занимает вынос на весь зал. Эта цифра сдвигает второй блок сценария чаще, чем что-либо ещё.

Если хоть один пункт разошёлся с планом, правку вносите в сценарий сразу, на месте, а не держите в голове. Через два часа вы будете помнить про гостей, тосты и подарки — но не про то, что решили поменять местами два блока.

Комментарий Руслана

Проверял сценарий за день до банкета в Москве — юбилей компании на 70 человек. По телефону администратор зала подтвердил, что проектор будет там же, где и на предыдущих мероприятиях, которые я там вёл.

На площадке за час до начала выяснилось, что зал в этот день перепланировали под другую рассадку, и место для проектора оказалось за колонной — половина столов экрана не видела. Розетка, которую я планировал использовать, тоже оказалась не там.

Успел пересобрать план за 40 минут: перенёс экран на свободную стену сбоку, взял удлинитель у администратора. С тех пор в сверке за день до мероприятия у меня отдельным пунктом идёт не «подтвердите место проектора», а «пришлите фото зала в текущей рассадке» — по фото расхождение видно сразу, а не со слов администратора.

Сколько стоит доступ к платформе для проверки

Проверить экранные интерактивы можно бесплатно в первые 48 часов после регистрации — этого времени достаточно, чтобы протестировать формат перед конкретным заказом. Дальше доступ стоит 3500 ₽ один раз, навсегда, без подписки.