Ведущий на корпоратив: как я работаю с компаниями

Чем корпоратив отличается от любого другого праздника

На свадьбе или юбилее в зале собираются люди, которых связывает один человек или одна пара. На корпоративе связь другая: гости видятся каждый будний день, знают друг о друге больше, чем сказали бы вслух, и между ними есть служебные отношения, которые вечером никуда не исчезают.

Отсюда следует простая вещь. Ведущий корпоратива работает не с гостями вообще, а с коллективом, у которого своя история, свои темы и свои границы. Шутка, которая на дне рождения проходит незамеченной, здесь может задеть человека при его руководителе или при подчинённых.

Поэтому к корпоративу я готовлюсь иначе. Мне важно понять, чем компания занимается, как принято обращаться друг к другу, есть ли отделы, которые между собой соперничают, и что за год в компании произошло. Не для того, чтобы шутить про внутреннюю кухню, а чтобы не наступить на больное место.

Ещё одно отличие: у корпоративного вечера почти всегда есть задача, которую формулирует компания. Иногда это благодарность за год, иногда знакомство после найма или слияния команд, иногда просто отдых без всякой повестки. Программа под каждую из этих задач получается разной, и обсуждать её лучше заранее, а не в зале.

Иерархия в зале: директор, руководители, отделы и новички

В любом корпоративном зале есть невидимая структура, и она влияет на вечер сильнее, чем меню. Обычно я держу в голове четыре слоя.

• Первое лицо. Директор или собственник. От того, как он держится, зависит, насколько свободно чувствуют себя остальные. Если он весь вечер стоит у стены, зал тоже осторожничает.
• Руководители направлений. Они смотрят на первое лицо и на своих людей одновременно. Их редко можно вытаскивать в игры первыми: они не хотят выглядеть смешно перед подчинёнными.
• Отделы и устойчивые компании по интересам. Люди садятся к тем, с кем сидят в офисе. Это нормально и ломать это силой не нужно, но можно аккуратно перемешивать.
• Новички и те, кто работает удалённо. Они пришли к людям, которых знают по переписке. Для них вечер либо станет входом в коллектив, либо превратится в четыре часа неловкости.

Что я с этим делаю

Заранее спрашиваю, кто в компании кто, и прошу коротко описать расстановку сил без подробностей и без сплетен. Мне нужны имена и должности тех, кто будет выходить к микрофону, и понимание, кого лучше не трогать. Дальше строю вечер так, чтобы каждый слой был замечен хотя бы раз, но никто не оказался в центре внимания против своей воли.

Как вести корпоратив, чтобы не поставить сотрудника в неловкое положение

Это, пожалуй, главный запрос, который я слышу от компаний. Люди боятся не скуки, а стыда: что кого-то вытащат к микрофону, заставят танцевать или спрашивать про личную жизнь при коллегах.

У меня есть несколько правил, которые я не нарушаю.

• Не вытаскиваю человека, который явно не хочет. Отказ гостя — это ответ, а не начало торга. Уговоры при зале унижают быстрее любой шутки.
• Не шучу про внешность, возраст, семейное положение, зарплату и должность. Даже если компания сама так шутит между собой, у ведущего на это нет права.
• Не строю конкурсы, где проигравший что-то теряет при всех. Соревнование в зале должно заканчиваться смехом, а не осадком.
• Не использую алкоголь как элемент задания. Штрафные рюмки и подобные механики оставляю за рамками.
• Не задаю вопросов, ответ на которые может стоить человеку отношений в отделе.

Практика показывает, что зал охотнее включается, когда чувствует безопасность. Если первые двадцать минут люди видят, что ведущий никого не подставляет, дальше они выходят сами и предлагают больше, чем ведущий рассчитывал.

Награждение сотрудников: как не превратить его в раздачу грамот

Награждение — самая недооценённая часть корпоратива. Компания вкладывает в него смысл, а в зале оно часто выглядит так: тридцать фамилий подряд, одинаковая формулировка, вежливые аплодисменты и общая усталость к пятнадцатой рамке.

Разница между скучной и живой номинацией почти всегда в одном: сказано ли про человека что-то конкретное. Не за добросовестный труд, а за то, что он полгода вёл проект, который никто не хотел брать.

Как я это собираю

Прошу у компании короткие пояснения к каждой награде — одно-два предложения о том, что человек сделал. Это работа на стороне заказчика, и её никто, кроме компании, не сделает. Дальше я привожу формулировки к общему темпу и слежу, чтобы блок не рассыпался.

1. 1

   Уточняю у HR или у организатора список наград и порядок вручения

2. 2

   Прошу к каждому имени одну живую деталь вместо общей формулировки

3. 3

   Разбиваю длинный список на два-три коротких блока в разных частях вечера

4. 4

   Согласую, кто вручает: первое лицо, руководитель направления или коллеги

5. 5

   Проверяю произношение имён и фамилий вслух до начала вечера

6. 6

   Оставляю паузу на фото после каждого вручения, чтобы не гнать людей со сцены

Официальная часть и речь руководителя: как её не затянуть

Официальная часть нужна почти на каждом корпоративе. Проблема не в ней самой, а в длине и в месте. Если первое лицо говорит двадцать минут, когда зал ещё голодный, дальше вечер приходится вытаскивать.

Что я обычно предлагаю. Ставить речь руководителя в первые двадцать-тридцать минут, когда внимание ещё свежее, но уже после того, как гости сели и им налили. Держать выступление в пределах пяти-семи минут. Если говорить хотят несколько человек, разносить их по вечеру, а не выстраивать очередь.

Я не редактирую чужие речи и не навязываю формат — это слово компании, и оно принадлежит ей. Но я всегда спрашиваю заранее, сколько человек выйдет с микрофоном и примерно сколько это займёт. Разница между двумя выступающими и семью для тайминга огромная.

Отдельная просьба к руководителям: цифры года лучше давать крупными мазками. Подробный отчёт со слайдами в зале с накрытыми столами не читается, каким бы важным он ни был. Итоги хорошо звучат как благодарность конкретным командам, а не как презентация.

И ещё: микрофон я передаю сам и остаюсь рядом. Это снимает половину неловкости, если выступающий волнуется или теряет мысль.

Знакомство отделов между собой, если люди почти не пересекаются

Частая задача: в компании выросло число сотрудников, половина работает удалённо или на другом этаже, и корпоратив — единственный вечер в году, когда все в одном помещении. Компания хочет, чтобы люди познакомились. Само это не происходит: за столами садятся своими отделами и до конца вечера оттуда не уходят.

Что здесь работает у меня.

• Короткие представления отделов от первого лица. Не викторина, а несколько минут, где каждый отдел говорит про себя одной фразой, понятной остальным.
• Задания, где команда собирается не по отделам, а по случайному признаку: месяц рождения, любимый вид отдыха, город, где человек вырос.
• Живые вопросы в зал, на которые люди отвечают с места. Они не требуют выхода к микрофону, а разговор при этом начинается.
• Перемешивание на перерывах: место для фото, куда удобно подойти двум незнакомым людям.

Чего я не делаю

Не заставляю людей меняться местами силой и не устраиваю обязательных знакомств по кругу. Взрослые люди сопротивляются принуждению, даже вежливому. Гораздо надёжнее создать повод, ради которого человек сам встанет и подойдёт.

Отдельно стоит подумать про тех, кто работает удалённо и приезжает в офис раз в год. Для них корпоратив — единственная возможность увидеть лица людей, с которыми они переписываются каждый день. Я стараюсь дать таким гостям повод оказаться в общем разговоре в первый же час, пока они не осели в углу с одним знакомым человеком.

Корпоратив в офисе: что реально можно сделать в переговорной

Офисный формат стал обычным делом, и я к нему отношусь спокойно. Но у него есть ограничения, которые лучше признать заранее, а не обнаружить вечером.

Первое — акустика. В офисе почти никогда нет нормального звука, а стены и стекло дают эхо. Если в помещении больше тридцати человек, комплект звука нужен, иначе последние ряды не слышат ничего и через полчаса уходят в свои разговоры.

Второе — пространство. В переговорной или в опенспейсе редко есть место для подвижных активностей. Значит, программа строится вокруг разговора, номинаций и настольных форматов, а не вокруг эстафет.

Третье — ощущение работы. Люди сидят в тех же креслах, где утром были на совещании. Помогает сменить свет, убрать рабочие мониторы из поля зрения и хотя бы переставить мебель.

Четвёртое — время. Офисный корпоратив обычно короче: три-четыре часа, часть людей уезжает раньше. Программу лучше собирать так, чтобы главное — благодарность и награждение — прозвучало в первой половине.

Плюс у офиса тоже есть: все свои, никто не тратит два часа на дорогу, и вечер получается камернее и теплее, чем в большом зале.

Ещё одна деталь офисного формата — уходы. Часть сотрудников живёт далеко и начинает собираться домой раньше остальных. Если благодарности и награждение поставить в конец вечера, половина зала их не услышит, поэтому в офисе я двигаю главное ближе к началу.

Корпоратив в ресторане: зал, звук и соседние столы

Ресторан снимает часть офисных проблем и добавляет свои. Разбираю по порядку то, что чаще всего влияет на вечер.

• Отдельный зал или общий. Если рядом гуляет другая компания, громкость придётся делить, а часть программы — сокращать. Это стоит выяснить при бронировании, а не за неделю.
• Колонны, ниши и вытянутая форма зала. Часть гостей физически не видит того места, где я работаю. Тогда я меняю точку и перемещаюсь по залу, а не стою в одной позиции.
• Свой звук у площадки. Иногда он есть и он приличный, иногда это две колонки для фона. Я всегда уточняю, что именно стоит в зале и кто им управляет.
• Подача блюд. Ресторан живёт своим ритмом, и если горячее выносят посреди номинаций, блок разваливается. Это решается одним разговором с менеджером зала до начала.

Кто с кем договаривается

Я беру на себя связь с площадкой по технике и по подаче, если компания не против. Обычно это экономит организатору несколько часов переписки. Но окончательное решение по меню и по времени остаётся за компанией.

Новогодний корпоратив и его отдельные сложности

Новогодний вечер — самый массовый повод, и у него есть особенности, о которых стоит знать заранее.

Даты. Приличные площадки и свободные даты в декабре разбирают с осени, а последние две недели месяца заняты плотнее всего. Если корпоратив планируется на предновогоднюю пятницу, искать стоит заранее.

Настроение зала. К декабрю люди уставшие, год закрывается, отчёты сдаются. Значит, вечер лучше начинать мягко: дать поесть, дать поговорить, не бросаться в активную программу с порога.

Ожидания. Новогодний корпоратив часто единственный за год, поэтому в него пытаются вместить всё сразу: итоги, награждение, поздравления, конкурсы, лотерею, дискотеку. Обычно приходится честно сказать, что в четыре часа это не помещается, и вместе выбрать главное.

Тематика. Компании нередко хотят костюмированную идею. Я к этому отношусь хорошо при одном условии: тема не должна ставить людей в неудобное положение. Тот, кто пришёл без костюма, не должен чувствовать себя лишним весь вечер.

И ещё одно наблюдение: подведение итогов года в декабре звучит сильнее, чем любая игровая часть. Люди хотят услышать, что сделанное ими было замечено.

И про подарки. Если компания планирует вручение или лотерею, лучше решить заранее, сколько это займёт по времени и кто раздаёт. Раздача сорока коробок из-под стола посреди вечера съедает полчаса и ломает темп, а спланированный блок на десять минут проходит легко и весело.

Работа с организатором и с HR до вечера

Со стороны компании корпоративом чаще всего занимается HR, офис-менеджер или отдельный организатор. Это человек, у которого корпоратив — не единственная задача, и моя работа во многом в том, чтобы не добавлять ему хлопот.

Как это выглядит на практике. Мы созваниваемся или встречаемся один раз содержательно, а дальше общаемся короткими сообщениями. Я присылаю понятный список того, что мне нужно от компании, и не задаю один и тот же вопрос дважды.

Что мне нужно от компании

• Задача вечера своими словами: за что благодарим, что хотим, чтобы люди почувствовали
• Количество гостей и примерный состав: отделы, доля новых людей, средний возраст
• Список наград и выступающих с правильным написанием имён
• Границы: темы, шутки и люди, которых лучше не трогать
• Контакт человека, который будет на площадке в день вечера

Отдельно скажу про день мероприятия. Организатор в этот день занят десятком дел, и правильно, когда ведущий не входит в этот десяток. Я приезжаю заранее, сам проверяю звук и свет и сам решаю мелкие вопросы с площадкой.

1. 1

   Знакомство и разговор о задаче вечера

2. 2

   Сбор фактуры от компании: списки, имена, границы

3. 3

   Согласование структуры вечера и тайминга с организатором

4. 4

   Связь с площадкой по звуку, свету и подаче блюд

5. 5

   Финальная сверка за несколько дней до даты

6. 6

   Приезд заранее, проверка техники, работа в зале

Кто ставит задачу на корпоратив и кто принимает результат

Это неочевидная вещь, но она регулярно определяет, чем закончится вечер. В компании задачу ставит один человек, а оценивает результат другой.

Типичная ситуация: организацией занимается HR, а мнение о вечере складывается у собственника или у генерального директора. Если их представления о вечере расходятся, ведущий оказывается между двумя разными ожиданиями, и узнаёт об этом в зале.

Поэтому на первом же разговоре я спрашиваю прямо: кто принимает решение по программе и чьё мнение о вечере будет решающим. Это не бюрократия, это способ никого не подвести.

Как я обычно предлагаю поступить

• Согласовать общую логику вечера с тем, кто принимает результат, хотя бы в двух-трёх предложениях
• Оставить организатору свободу в деталях, чтобы не согласовывать каждую мелочь по цепочке
• Заранее договориться, кто в зале имеет право менять ход вечера: сдвинуть блок, продлить танцы, убрать номинации

На самом вечере у меня должен быть один человек, к которому я обращаюсь по любым вопросам. Когда таких людей трое и они говорят разное, страдает в итоге зал.

Отдельно про правки в последний момент. Иногда за день до вечера появляется новая идея от руководства: добавить номинацию, вставить видеопоздравление, поменять порядок. Почти всё это выполнимо, если сказать заранее и понимать, что от чего-то другого придётся отказаться. Тайминг вечера конечен, и добавление всегда означает сокращение.

Алкоголь на корпоративе: как я на это смотрю

Вопрос задают почти всегда, и я отвечаю на него одинаково. Алкоголь на корпоративе — дело компании, а не ведущего. Я не советую, сколько ставить на стол, и не комментирую выбор.

Что действительно моя зона ответственности — это программа. Я не строю заданий вокруг выпивки, не устраиваю штрафных и не делаю алкоголь призом. Такие механики выглядят весело первые десять минут и создают проблемы к концу вечера.

Дальше практическая часть. Активную и содержательную часть программы — награждение, слова руководителя, всё, что компании важно, — я стараюсь провести в первой половине вечера. Позже внимание зала неизбежно рассеивается, и дело здесь не только в напитках, но и в усталости.

Если человеку в зале стало нехорошо или он начинает мешать остальным, я не превращаю это в часть шоу и не привлекаю к нему внимание. Тихо переключаю зал, а сам вопрос решается через организатора или через персонал площадки.

И последнее. Ведущий не воспитатель. Моя задача — вести вечер так, чтобы содержательная часть состоялась независимо от того, сколько на столах.

Примерный тайминг корпоративного вечера

Никакого универсального расписания не существует, но общий каркас у большинства корпоративов похож. Ниже — пример вечера на четыре с половиной часа в ресторане, от которого удобно отталкиваться при планировании.

Логика здесь такая. Сначала людям дают сесть, выдохнуть и поесть — на голодный зал не работает ни одна программа. Дальше идёт то, ради чего компания собралась: слово руководителя и благодарности. Потом активная часть, а к концу вечер отпускают в свободное общение и танцы.

Награждение я почти всегда делю на два блока. Тридцать имён подряд зал не выдерживает, а два блока по пятнадцать проходят заметно живее. Между ними обязательно должен быть перерыв: люди курят, звонят домой, ходят за напитками — и это тоже часть вечера, а не потерянное время.

Если корпоратив в офисе, всё то же самое сжимается примерно до трёх часов, а танцевальная часть либо короче, либо отсутствует.

• 17:30
  Сбор гостей, приветственные напитки, рассадка
• 18:00
  Открытие вечера и слово руководителя
• 18:20
  Первый блок за столами, знакомство отделов
• 19:00
  Награждение, первая часть
• 19:40
  Перерыв, горячее, свободное общение
• 20:10
  Награждение, вторая часть
• 20:40
  Интерактивный блок и номера
• 21:30
  Танцевальная часть
• 22:00
  Общее фото и финал вечера

Активности на корпоративе: что обычно работает, а что нет

Слово конкурс у взрослых людей вызывает настороженность, и справедливо. Многие помнят вечера, где их вытаскивали к сцене и просили изображать что-нибудь под музыку.

Что в корпоративных залах работает у меня чаще всего.

• Форматы, где участвует стол целиком, а не один человек. Ответственность размывается, и включаются даже осторожные.
• Игры на общее знание компании: как всё начиналось, кто дольше всех работает, какие проекты были в этом году. Люди узнают о своей компании то, чего не знали.
• Короткие командные форматы между отделами, где выигрыш ничего не меняет, а поводов поговорить остаётся много.
• Спокойные интеллектуальные форматы: викторины, настольные игры для большой компании.

Что работает плохо. Всё, что требует физического контакта между коллегами. Всё, что делает человека смешным против его воли. Длинные конкурсы, где остальной зал больше двух минут просто смотрит.

Отдельно скажу про технику. Больше десяти лет назад я начал делать для своих вечеров интерактивные форматы с экраном, а потом собрал из этого платформу PULTEVENT, которой сейчас пользуются и другие ведущие. На корпоративе экран удобен тем, что зал видит происходящее целиком и включается с места.

Что я спрашиваю у компании перед корпоративом

Чтобы разговор был предметным, привожу вопросы, которые задаю почти всегда. Их можно обдумать заранее — тогда наша первая беседа займёт минут двадцать вместо часа.

• Какой повод и какая задача. Итоги года, юбилей компании, новоселье, знакомство после найма или просто отдых.
• Сколько будет людей и кто они. Возраст, отделы, доля тех, кто в компании меньше года.
• Что было на прошлом корпоративе и что тогда понравилось или не понравилось.
• Есть ли официальная часть, кто выступает и сколько человек с микрофоном.
• Будет ли награждение и сколько примерно позиций.
• Какие темы под запретом и есть ли люди, которых лучше не выводить в центр внимания.
• Площадка, время начала и время окончания, есть ли жёсткий финал по договору аренды.
• Кто будет моим контактом в день вечера.

Ответы на эти вопросы дают почти всё, что нужно для программы. Остальное я добираю сам: смотрю площадку, разговариваю с менеджером зала и приезжаю заранее, чтобы к приходу гостей всё уже работало.

Отдельно уточняю про технику: есть ли у площадки экран или проектор, нужна ли презентация с итогами года, планируется ли видеопоздравление от коллег или от филиала из другого города. Такие вещи требуют проверки заранее, потому что файл, который не открылся в зале, испортить вечер способен сильнее любой неудачной шутки.

И последнее, о чём прошу подумать компанию: чего вы точно не хотите видеть на своём корпоративе. Этот ответ помогает мне не меньше, чем список пожеланий.