Софт для корпоративов: когда заказчик — компания, а не человек

Чем заказчик-компания отличается от частного

Разница проявляется в шести местах, и каждое из них влияет на подготовку.

Ключевая строка здесь предпоследняя. На корпоративе у вас есть доступ к материалу, которого нет больше ни у кого: внутренние цифры, реальные фразы коллег, история компании за год. Именно на нём строятся сильные блоки — потому что зал реагирует на своё в разы сильнее, чем на общие вопросы про кино и музыку.

И последняя строка объясняет, почему стоит вкладываться в отчёт. Решение о следующем годе принимается не в момент вашего ухода с площадки, а через недели, на совещании, где вас нет.

Цепочка согласования: кто решает на самом деле

Обычно вы общаетесь с одним человеком — из HR, из отдела внутренних коммуникаций или с офис-менеджером. Он ваш заказчик, но он не последняя инстанция.

Первое звено: исполнитель. Тот, с кем вы переписываетесь. Он реально погружён, знает людей и понимает, что зайдёт. Он же ваш главный союзник.

Второе звено: его руководитель. Смотрит на смету и на риски. Ему важно, чтобы не было скандала и чтобы деньги выглядели оправданно.

Третье звено: тот, чьё имя произносят шёпотом. Генеральный, собственник, реже — совет директоров. Часто он ничего не согласовывает, но одна его реплика способна перевернуть программу за три дня до даты.

Практический вывод: все ключевые вещи должны быть зафиксированы письменно и как можно раньше. Не потому, что вам не доверяют, а потому, что человек, который вас нанял, будет пересказывать вашу программу другим людям, и пересказ неизбежно исказится.

Что обязательно проговорить письменно

• кто выходит на сцену и в каком качестве — поимённо;
• есть ли алкоголь и в каком формате;
• кого нельзя трогать шутками, включая темы, а не только людей;
• кто вручает награды и по какому списку;
• можно ли снимать и публиковать фотографии и видео;
• во сколько официальная часть и сколько она длится — сотрудники расходятся раньше, чем кажется;
• кто из руководства говорит и сколько минут ему отведено на самом деле.

Красные линии корпоратива

На частном празднике неудачная шутка портит вечер. На корпоративе она портит человеку карьеру, а вам — репутацию в целой отрасли, потому что HR-специалисты общаются между собой плотнее, чем невесты.

Не трогайте иерархию. Всё, что выставляет начальника смешным в глазах подчинённых, — мина. Даже если начальник сам не против: подчинённые запомнят, а он через неделю вспомнит по-другому.

Не трогайте зарплаты и премии. Ни в вопросах, ни в шутках, ни намёком. Это самая горячая тема в любом коллективе, и вы о ней ничего не знаете.

Не трогайте увольнения и сокращения. В компании, где полгода назад была реорганизация, любая шутка про «кто следующий» убивает зал мгновенно.

Не выводите людей на сцену без предупреждения. Вообще никого. В зале могут быть люди, для которых это невыносимо, и вы об этом не узнаете, пока не станет поздно.

Не показывайте на экране ничего, чего не видели заранее. Всё, что сотрудники присылают с телефонов — сообщения, фотографии, — проходит через вашу модерацию. В PULTEVENT это устроено так: сообщение приходит вам, вы решаете, идёт ли оно на большой экран. Без этого корпоратив не проводится.

Иерархия в зале: кого выводить на сцену, а кого нет

Корпоративный зал устроен не как свадебный. На свадьбе все примерно равны и пришли ради одной пары. На корпоративе в комнате есть структура, и она никуда не девается от того, что подали шампанское.

Практически это значит следующее. Руководитель на сцене — это всегда официальный момент, даже если он шутит. Сотрудник на сцене рядом с руководителем чувствует себя не так, как на свадьбе у друга. А человек, которого вывели на сцену против воли при трёхстах коллегах, запомнит это на годы.

Рабочая схема — командный формат вместо личного. Отдел против отдела, стол против стола, случайно собранные команды. В команде человек прикрыт: он участвует, но не солирует. Это снимает почти весь риск и при этом даёт ту же энергию.

Второй приём — добровольность через технику. Когда участие идёт с телефонов, никто никого никуда не выводит: отвечают все, кто хочет, остальные просто смотрят на экран. По ощущению зала вовлечены все, по факту публично не рискует никто.

И третий — заранее согласованные лица. Если в программе есть выход конкретного человека, он должен об этом знать. Не «сюрприз», а договорённость. Сюрпризы на корпоративе работают только в одну сторону: приятные вещи для тех, кто к ним готов.

Три механики на материале компании

В PULTEVENT есть три раздела, сделанных именно под корпоратив. У них общая особенность: заводского набора там почти нет, только примеры, потому что материал даёт заказчик. Именно поэтому они и работают.

«Кто это сказал». Вы заранее собираете реальные фразы сотрудников — из рабочих чатов, с планёрок, из внутренних рассылок. На экране появляется цитата, зал угадывает автора. Это самый сильный корпоративный формат из всех, что я знаю: люди узнают своих, смеются от узнавания, и никакой сценарий такого не даёт.

«Отдел против отдела». Командное соревнование по реальной структуре компании. Продажи против производства, бухгалтерия против маркетинга. Работает на здоровом внутреннем соперничестве, которое в любой компании и так есть. Очки видны на табло, и зал следит за счётом сам.

«Год компании в цифрах». Вопросы про то, что происходило за год: сколько было проектов, сколько новых людей пришло, в каком месяце был рекорд. Формат двойного назначения: развлекает и одновременно проговаривает результаты года так, что это не выглядит отчётным докладом.

К ним добавляется общее: табло команд, где виден счёт, и обычные викторины, которые тоже можно наполнить своими вопросами. Плюс участие с телефонов по QR-коду — без установки приложений, что для корпоративного зала критично: половина сотрудников не поставит ничего на рабочий телефон.

Как собрать материал у заказчика

Самая трудоёмкая часть подготовки корпоратива. Материал есть у компании, но он не лежит в готовом виде, и просто попросить «что-нибудь про вас» бесполезно.

Что просить и у кого

• десять-пятнадцать реальных фраз сотрудников с указанием авторов — просите у того, кто сидит в рабочих чатах, обычно это ваш контакт из HR;
• структуру компании: какие отделы, сколько человек в каждом, кто руководитель — нужно для командного деления;
• пять-семь цифр года: проекты, клиенты, новые сотрудники, рекорды, география;
• внутренние шутки и мемы — самое ценное и самое трудное, потому что их приходится объяснять;
• список награждаемых с точными формулировками и правильными ударениями в фамилиях;
• фотографии с прошлых мероприятий, если они были;
• логотип в нормальном качестве и корпоративные цвета.

Работает такой приём: не просите всё сразу, а присылайте короткие запросы по одному в неделю. Список из семи пунктов вгоняет человека в ступор, и он откладывает его на потом. Один вопрос «пришлите, пожалуйста, список отделов с числом людей» закрывается за пять минут.

И проверяйте фамилии вслух. Фамилия награждаемого, произнесённая неправильно при всей компании, — маленькая, но абсолютно ненужная ложка дёгтя.

Награждение: самый недооценённый блок вечера

Награждение выглядит как формальность, которую надо быстро проговорить и перейти к веселью. На самом деле это единственный момент вечера, ради которого часть зала вообще пришла.

Что портит награждение: длинный список без пауз, невнятные формулировки, отсутствие реакции зала, вручающий, который читает с бумажки, и полное отсутствие визуального ряда. Человек выходит, ему что-то дают, зал вяло хлопает, следующий.

Что его вытаскивает. Первое — экран. Имя и формулировка крупно, чтобы зал видел, за что человека награждают, а не гадал. Второе — темп: не больше семи-восьми человек подряд, дальше внимание падает, и лучше разбить награждение на две части в разных концах вечера. Третье — короткая конкретика в формулировке: не «за добросовестный труд», а «за то, что вытащил проект, который все считали безнадёжным». Эту фразу вы должны получить от заказчика заранее.

Четвёртое — тишина перед объявлением. Две секунды паузы стоят больше, чем любая музыкальная отбивка, хотя отбивка тоже не помешает: в платформе есть набор коротких звуков, включая барабанную дробь и туш, и они запускаются кнопкой с телефона.

Удалённые сотрудники и гибридный формат

После нескольких лет распределённой работы почти в каждой компании есть люди, которые физически не приедут. Игнорировать их — значит на глазах у всех разделить коллектив на настоящих и остальных.

Что здесь надо понимать трезво: полноценно включить удалённых в банкетный зал невозможно. Человек по видеосвязи не почувствует того, что чувствует человек за столом, и притворяться обратного не стоит. Но есть форматы, где разница минимальна.

Что работает для тех, кто не в зале

• викторины и голосования: удалённый сотрудник отвечает с телефона так же, как сидящий в зале, и попадает в общий зачёт;
• видеопоздравления, записанные заранее, — они и для зала ценны, и для человека, который не смог приехать;
• сообщения в ленту, которые появляются на большом экране после вашей модерации;
• командный зачёт, где в команде есть и те, кто в зале, и те, кто дома.

Чего делать не стоит: выводить длинную видеосвязь с удалёнными на большой экран во время застолья. Технически это работает, эмоционально — нет: зал видит неловкого человека в квартире, а человек видит спины и слышит гул. Короткое включение на две минуты в нужный момент даёт в разы больше.

Отчёт для HR: что отдать на следующий день

Тот, кто вас нанял, будет объяснять расходы. Иногда сразу, иногда в конце года при планировании бюджета. Ваша задача — дать ему материал, с которым не стыдно прийти к руководству.

Что войдёт в хороший короткий отчёт

• сколько человек участвовало в интерактивных блоках — цифра, которую нельзя получить никак иначе;
• результаты командного соревнования: какой отдел победил и с каким счётом;
• итоги голосований, если они были;
• сообщения и фотографии, которые сотрудники прислали в ленту;
• список музыки, если заказчик просил;
• две-три ваши наблюдения о зале: что зашло, что нет, что стоит учесть в следующем году.

Последний пункт превращает отчёт из формальности в консультацию. Никто, кроме вас, не смотрел в этот зал шесть часов подряд с профессиональным вниманием, и ваше наблюдение «сотрудники производства почти не участвовали, потому что сидели дальше всех от экрана» стоит дороже любых цифр.

Часть данных платформа собирает сама: итоги викторин и голосований остаются в разделах, история музыки в DJ-пульте выгружается таблицей со временем и названиями. Остальное — двадцать минут вашей работы на следующий день.

Корпоратив, где я чуть не вывел на сцену не того

Меня зовут Руслан Барашкин, я веду корпоративы, свадьбы и юбилеи больше десяти лет по Москве и Петербургу. История, которая научила меня задавать вопросы письменно.

Новогодний корпоратив, производственная компания, около ста восьмидесяти человек, площадка за городом. Программа была согласована за три недели, всё чётко. В блоке-разогреве я собирался вызвать на сцену человека, чью фамилию мне назвал сам заказчик как «нашу звезду, он любит внимание, вытащите его обязательно».

За сорок минут до начала ко мне подошла женщина из HR — не мой основной контакт, а её коллега, которая просто оказалась рядом. Спросила, что в программе. Я перечислил. На фамилии она изменилась в лице и сказала: «Пожалуйста, не надо. Он в конце ноября подал заявление, работает последнюю неделю, и половина зала об этом знает».

Мой контакт про это либо не знал, либо забыл. Я поменял блок за пять минут — вместо личного выхода сделал командный, и вечер прошёл нормально. Но я до сих пор представляю себе эту сцену: человек, который через три дня уходит, стоит под аплодисменты, а зал переглядывается.

С тех пор у меня есть правило. За неделю до корпоратива я отправляю заказчику короткое письмо с одним вопросом: «Есть ли изменения по людям и по темам, которые мне надо учесть?» Формулировка нейтральная, и отвечают на неё почти всегда честно. Устные договорённости трёхнедельной давности на корпоративе устаревают быстрее, чем кажется.