PULTEVENT
Приглашение на свадьбу с анкетой гостя: кто придёт, вы узнаете без обзвона
Ресторан просит точное число гостей, а половина приглашённых отвечает «конечно придём» в личке и забывает уточнить, вдвоём или с детьми. Анкета внутри приглашения собирает ответы в одну таблицу: имя, придёт или нет, сколько человек, комментарий.
699 ₽ за приглашение · черновик и предпросмотр бесплатно · ссылка на 1, 3, 6 или 12 месяцев
Живой пример — нажмите на печать или заставку. Открыть на весь экран
Подтверждение присутствия в западной традиции называют RSVP, у нас чаще просто «ответьте, пожалуйста». Суть одна: паре нужно заранее знать, сколько людей придёт, чтобы заказать банкет, рассадить гостей и не платить за пустые места.
Обычно это превращается в обзвон и сверку трёх списков: в заметках, в чате с мамой и в голове. Анкета в приглашении PULTEVENT убирает эту работу. Гость отвечает там же, где прочитал приглашение, и ответ сразу появляется у вас в кабинете.
Ниже разобрано, как устроена анкета, что делать с разными ответами, как выгрузить список в Excel для ресторана и когда удобнее поставить свою Google-форму вместо встроенной.
Какие ответы приходят и что с ними делать
1 Придёт один
Самый простой ответ: имя, «приду», один человек. Сразу идёт в итоговое число.
Как провести. Если вы приглашали гостя с парой, а он ответил «один», уточните деликатно, не ошибся ли он.
Одиночные гости важны для рассадки: их стоит сажать рядом со знакомыми.
2 Придёт с парой
Гость указывает двоих. В комментарии часто пишет имя спутника.
Как провести. Имя спутника пригодится для карточек рассадки. Если его нет в комментарии, спросите заранее.
Карточки с правильными именами выглядят внимательно к гостям.
3 Семья с детьми
Родители указывают общее число, а в комментарии пишут про детей и их возраст.
Как провести. Если в поле «сколько человек» гости путаются, пишут ли они детей, поясните это в блоке деталей.
Ресторан готовит детские порции и стульчики, а не выясняет это в день свадьбы.
4 Не сможет
Отказ тоже ответ, и ценный. Он освобождает место и снимает вопрос.
Как провести. Поблагодарите за ответ личным сообщением. Гостю неловко отказывать, и ваша реакция это снимает.
Точное число без мёртвых душ в списке.
5 Придёт только на роспись
Бывает, что гость может быть только на части дня. Обычно пишет это в комментарии.
Как провести. Если таких ответов много, в программе дня стоит ясно разделить, где роспись, а где банкет.
Банкетное число не раздувается за счёт тех, кто уедет после ЗАГСа.
6 Особые пожелания к меню
Вегетарианцы и те, кто не ест определённых продуктов, пишут об этом в комментарии.
Как провести. Попросите в приветствии или деталях: «Напишите в комментарии, если у вас особое меню».
Банкетный менеджер получает список один раз, а не по звонку на каждого гостя.
7 Ответил дважды
Гость ответил «приду один», потом передумал и прислал «придём вдвоём».
Как провести. Перед выгрузкой пролистайте имена: повторы видны сразу, особенно у одной фамилии.
Число гостей не задваивается при подсчёте.
8 Не ответил к сроку
Срок прошёл, а ответа нет. Это нормально: часть гостей просто забывает.
Как провести. Сверьте ответы со своим списком приглашённых. Кого нет, тем отправьте короткое напоминание со ссылкой.
Ресторан получает цифру вовремя, без плавающих «ещё человек десять».
9 Нужен трансфер или ночлег
Для таких вопросов удобнее своя Google-форма вместо встроенной анкеты.
Как провести. Добавьте в форму вопросы: нужен ли автобус, откуда забирать, нужен ли номер.
Все логистические ответы собираются в одной таблице с присутствием.
10 Выгрузка для ресторана
Когда ответы собраны, выгружаете список в Excel и отправляете ресторану вместе с меню.
Как провести. Добавьте в таблицу колонку со столами, когда рассадка готова: тот же файл станет планом зала.
Один файл для всех, кто работает на свадьбе.
Четыре поля
Имя, придёт или нет, сколько человек с ним, комментарий. Ровно то, что нужно для подсчёта, без лишних вопросов, которые гость бросит на середине.
Ответы сразу в кабинете
Каждый ответ появляется у организатора, как только гость нажал кнопку. Не нужно ждать сводки и переписывать сообщения.
Выгрузка в Excel
Список ответов выгружается таблицей. Её можно отправить ресторану, координатору или использовать для рассадки.
Срок ответа
В анкете можно указать «ответьте до» конкретной даты. Гость видит срок и не откладывает ответ на потом.
Как гость заполняет анкету
Анкета стоит внутри приглашения, обычно ближе к концу, после программы и мест. Гость читает, куда и когда его зовут, и тут же отвечает. Никаких переходов на другие сайты и регистрации.
Поля простые: имя, придёт или нет, сколько человек, комментарий. Заполнение занимает меньше минуты. Чем проще форма, тем больше людей отвечает с первого раза.
Где видны ответы
Все ответы собираются в кабинете организатора. Там видно, кто ответил, что выбрал, сколько человек указал и что написал в комментарии. Ответ появляется сразу после отправки.
Если приглашение делал координатор или ведущий, ответы видит он. Удобно передать ему эту работу целиком: пара получает только итоговую таблицу.
Срок ответа: как выбрать дату
Ресторан обычно просит итоговое число гостей за одну-две недели до банкета. Срок в анкете ставьте на неделю раньше этого дедлайна. Неделя уйдёт на напоминания тем, кто не ответил.
Если рассылаете приглашения за два месяца, срок ответа удобно поставить через месяц после рассылки. Слишком далёкий срок гости откладывают и забывают, слишком близкий кажется давлением.
Почему ответы в мессенджере не заменяют анкету
Ответ «да, будем» в переписке теряется среди поздравлений и стикеров. Через месяц уже не вспомнить, кто написал «будем» вдвоём, а кто с детьми. К тому же часть гостей отвечает маме, часть свидетелю, часть паре.
Анкета собирает всё в одном месте и в одном виде. Каждый ответ содержит одинаковые поля, поэтому их можно сложить, отсортировать и отдать ресторану без переписывания руками.
Как считать гостей по ответам
Итоговое число складывается из поля «сколько человек» у всех, кто ответил «приду». Отказы в подсчёт не идут. Перед отправкой ресторану проверьте повторы и сравните список с изначальным.
Порядок проверки перед выгрузкой
- убрать повторные ответы одного гостя, оставить последний
- отметить детей по комментариям
- выписать особые пожелания к меню
- найти тех, кто не ответил, и напомнить
- выгрузить в Excel и отправить ресторану
Встроенная анкета или своя Google-форма
Встроенная анкета закрывает главный вопрос: кто и сколько. Её плюс в том, что ответы сразу в кабинете рядом с приглашением и выгружаются в Excel.
Если вам нужны дополнительные вопросы, например про трансфер от метро, ночлег или выбор горячего, вставьте вместо встроенной свою Google-форму. Тогда ответы будут собираться у вас в форме, а приглашение просто ведёт на неё.
Как написать про анкету в приглашении
Анкету лучше коротко объяснить. Одной фразы достаточно, чтобы гость понял, зачем отвечать и до какого числа.
Формулировки, которые работают
- «Ответьте до 15 июня, чтобы мы успели подготовить для вас место»
- «Нам важно знать, будете ли вы с нами. Это займёт минуту»
- «Если придёте с детьми, укажите их в числе гостей и напишите возраст в комментарии»
- «Не получается прийти? Всё равно ответьте, пожалуйста, мы поймём»
Как напомнить тем, кто не ответил
Напоминание лучше отправлять лично, коротко и без упрёка. Приложите ту же ссылку: гость откроет приглашение и ответит сразу, не ища старое сообщение.
Если гостей много, распределите напоминания. Мама пишет своим родственникам, свидетель напоминает друзьям, пара берёт коллег. Через пару дней список обычно закрывается.
Пожилые гости и анкета
Не все бабушки и дедушки ответят в форме. Для них анкету можно заполнить самим: позвоните, спросите и внесите ответ, как будто это сделал гость. Тогда список останется полным.
Если отправляете пожилым родственникам бумажную открытку с QR-кодом, допишите от руки: «Ответ можно передать через Аню». Так они не будут чувствовать себя обязанными разбираться с формой.
Анкета и изменения в планах
Если после сбора ответов что-то поменялось, например время банкета, поправьте приглашение. Ответы гостей сохраняются, ссылка остаётся прежней.
При серьёзном изменении, вроде переноса даты, попросите гостей ответить ещё раз. Новые ответы появятся в кабинете, а старые можно сверить с ними.
Стоимость
Анкета входит в приглашение, отдельно за неё платить не нужно. Приглашение стоит 699 ₽ за публикацию, разово, без подписки. Черновик и предпросмотр бесплатны.
При оплате выберите срок работы ссылки: 1, 3, 6 или 12 месяцев, цена одна. Оплата через ЮKassa, чек приходит на почту.
Как настроить анкету гостя в приглашении
- 1
Соберите приглашение и включите блок «Анкета гостя».
- 2
Укажите дату, до которой ждёте ответ.
- 3
Если нужны особые вопросы, вставьте свою Google-форму.
- 4
Отправьте тестовый ответ и проверьте, что он появился в кабинете.
- 5
Опубликуйте приглашение за 699 ₽ и разошлите ссылку.
- 6
К сроку выгрузите ответы в Excel и передайте ресторану.
Частые вопросы
Какие вопросы есть во встроенной анкете?
Можно ли добавить свои вопросы?
Где смотреть ответы?
Нужно ли гостю регистрироваться, чтобы ответить?
Можно ли указать срок ответа?
Сколько стоит анкета?
Что делать, если гость ответил дважды?
Смотрите также
Соберите ответы гостей в одной таблице
Включите анкету в приглашении и узнайте, кто придёт, без обзвона. Публикация 699 ₽.
Создать приглашение