PULTEVENT
Органайзер для подготовки к свадьбе: 10 полок вместо папки с бумагами
У любой свадьбы со временем появляется папка: договоры, чеки, распечатки, листки с рассадкой. Органайзер в Кабинете пары раскладывает то, что из этой папки нужно каждый день, по понятным разделам и открывается у обоих в телефоне.
500 ₽ за пару на 12 месяцев · начать заполнять можно до оплаты · бесплатно, если кабинет подарил ведущий
Папка невесты обычно начинается с одного договора на площадку. Через два месяца в ней уже двадцать листов, три версии списка гостей и стикер с телефоном флориста. Найти нужное можно, но только тому, кто эту папку собирал.
Органайзер для подготовки к свадьбе устроен иначе. Бумаги можно и дальше хранить в папке, а вот сроки, списки, решения и материалы переезжают в разделы, у каждого из которых своё место и свой ответственный. Жених открывает органайзер со своего телефона и видит ровно то же, что невеста.
Ниже разберу, какие полки нужны свадебному органайзеру, что класть на каждую и как это устроено в Кабинете пары от PULTEVENT. Если захотите собрать такую структуру в тетради, этот разбор тоже пригодится.
Структура свадебного органайзера: что класть на каждую полку
1 Сроки из договоров
Не сами договоры, а даты из них: предоплаты, доплаты, финальная цифра гостей, последний день отмены.
Как провести. Подписали договор с фотографом, сразу завели пункт «доплата фотографу» с датой и ответственным. Бумагу убрали в папку.
Бумага лежит спокойно, а срок из неё не ускользнёт.
2 Задачи по месяцам
Готовый план подготовки, который считается от даты свадьбы.
Как провести. Выключаете пункты, которые вам не нужны, добавляете свои: визу для гостей из-за границы, пошив костюма.
Органайзер показывает, что делать сейчас, а не всё сразу.
3 Контакты подрядчиков
Кто есть кто среди тех, кто работает на свадьбе, и как с ними связаться в день торжества.
Как провести. В тайминге у каждой строки есть ответственный. Распечатка расписания заменяет отдельный листок с контактами.
В день свадьбы свидетель знает, кому звонить, если опаздывает машина.
4 Список гостей
Имена, сторона, кем приходится паре, +1, дети, питание, статус ответа.
Как провести. Мамы присылают свои списки, вы вставляете их одним куском и чистите дубли. Дальше только отмечаете ответы.
Финальная цифра для банкета берётся из списка, а не из памяти.
5 Рассадка
План зала со столами и гостями на них.
Как провести. Столы ставите как в зале, гостей раскладываете перетаскиванием. Кабинет предупредит о лишнем человеке за столом.
Рассадка живёт в одном месте и не переписывается накануне ночью.
6 Расписание дня
Что, во сколько, где и кто отвечает, от сборов до торта.
Как провести. Выбираете шаблон под формат свадьбы, подгоняете время под площадку, печатаете.
Все подрядчики живут по одному расписанию.
7 Люди для ведущего
Карточки родителей, свидетелей, бабушек, крёстных с фото и заметками.
Как провести. На каждую ключевую фигуру карточка: кем приходится, за каким столом, можно ли давать микрофон.
Ведущий знает семью до того, как возьмёт микрофон.
8 Тосты
Кто говорит, когда, сколько минут и в каком порядке.
Как провести. Составляете очередь и отмечаете, кому уже сказали. Длинные речи видны заранее.
Никто не узнаёт о своём тосте в момент, когда ему дают микрофон.
9 Музыка
Первый танец, выход пары, танец с родителями и стоп-лист.
Как провести. Загружаете трек и отмечаете, с какого места и до какого он звучит. В стоп-лист пишете то, что ставить нельзя.
Звукорежиссёр и ведущий работают с вашим файлом, а не с похожим из интернета.
10 Фото, видео и истории
Снимки из детства, общие фото, видео, история знакомства и ответы родных на анкету.
Как провести. Загружаете снимки пачкой с телефона. Ссылку на анкету отправляете родным, они дописывают случаи и фото.
Для слайд-шоу и игр у ведущего будет всё, и собирать не придётся в последний вечер.
Всё разложено по разделам
Задачи, гости, рассадка, тайминг, тосты, музыка, фото. У каждого типа информации своя полка, и ничто не лежит в общей куче.
Сроки из договоров не теряются
Дату доплаты за площадку или финальной цифры гостей вы вносите пунктом с дедлайном. Кабинет напомнит за три дня и в сам день.
Одна версия на всех
Нет трёх вариантов рассадки у трёх родственников. Правите в одном месте, и видно, кто изменил последним.
Материалы сразу у ведущего
Фото из детства и песни лежат в органайзере, а приглашённый ведущий забирает их к себе без пересылок.
Что оставить в бумажной папке
Подписанные договоры, чеки об оплате, свидетельство о браке и паспорта в день регистрации. Это бумаги, которые нужны в оригинале, и им место в прозрачной папке с кнопкой.
Всё остальное бумаге не нужно. Список гостей меняется десять раз, рассадка ещё чаще, а распечатка с таймингом устаревает к вечеру того же дня. Такие вещи удобнее держать в органайзере, который правится с телефона.
Почему у органайзера должна быть структура
Однажды пара показала мне свой органайзер: один длинный документ на сорок страниц. Там было всё, и ничего нельзя было найти. Песня первого танца оказалась между меню и телефоном водителя.
Хорошая структура отвечает на вопрос «куда это положить» мгновенно. Имя человека уходит в гостей, дата оплаты в чек-лист, трек в музыку. Тогда и найти потом тоже легко.
Органайзер для двоих
Папку носит один человек. Органайзер в кабинете открывают оба, у каждого свой вход и равные права. Если жених взял на себя трансфер и музыку, он работает в своих разделах и не просит невесту прислать фото папки.
Можно пригласить помощника, например свидетеля, который отвечает за гостей с одной стороны. Видно, кто и что менял последним, так что вопрос «кто удалил тётю из списка» решается быстро.
Где органайзер помогает ведущему
Мне как ведущему нужны пять вещей: люди, тосты, музыка, фото и история пары. В кабинете это отдельные разделы, и я вижу их заполненность заранее. Если «Кто есть кто» пустой за месяц до свадьбы, я напомню об этом сам.
Фото и песни ведущий забирает из органайзера прямо в пульт PULTEVENT. Паре не нужно собирать архивы и проверять, открылся ли файл.
Как перенести старую подготовку в органайзер
Если вы уже полгода готовитесь в заметках и таблицах, начинать заново не придётся. Гостей вставляете списком из буфера или файлом Excel и CSV. Задачи отмечаете выполненными там, где уже всё сделано.
Обычно на перенос уходит один вечер. Зато после него у вас одна точка правды вместо пяти.
Три ошибки, которые органайзер снимает
Первая: две версии списка гостей. Невеста считает по своему, мама по своему, ресторан получает третью цифру. В органайзере список один, а статусы ответов видны всем.
Вторая: забытая доплата. Сроки в договорах написаны мелко, и вспоминают о них, когда подрядчик уже звонит сам. Пункт с дедлайном и напоминанием за три дня эту историю закрывает.
Третья: материалы в последний вечер. Фото из детства, песни, истории для ведущего. Когда у них есть своя полка, их складывают постепенно, а не ищут по архивам накануне свадьбы.
Как делить полки между собой
Самый рабочий вариант, который я видел: невеста берёт образ, гостей и рассадку, жених берёт музыку, трансфер и тосты, историю пары пишут вдвоём. Каждый отвечает за свои разделы и не ждёт команды.
В чек-листе у пункта есть ответственный: жених, невеста или оба. Так раздел органайзера превращается в личный список дел, и никому не приходится держать чужие задачи в голове.
Доступ и приватность
Органайзер закрыт. Его видят участники пары, помощник, если вы его добавили, и приглашённый ведущий. Поисковики страницы кабинета не индексируют.
Кабинет работает в браузере и требует интернета. Устанавливать ничего не надо.
Сколько стоит органайзер
500 ₽ за пару, 12 месяцев доступа, один платёж без подписки. Оплата через ЮKassa, картой или по СБП. Если ваш ведущий работает на PULTEVENT, он может подарить кабинет.
До оплаты можно завести кабинет и разложить первые полки. Пригласить второго из пары и загрузить файлы можно после оплаты. Если что-то непонятно, напишите в чат поддержки.
Чего в органайзере нет
Сметы и подсчёта расходов нет, бюджет ведите отдельно. Хранилища для сканов договоров тоже нет: раздел материалов предназначен для фото и видео к празднику.
Разослать приглашения гостям из органайзера нельзя. Для этого у PULTEVENT есть «Онлайн-приглашения» за 699 ₽.
Как собрать свадебный органайзер за вечер
- 1
Создайте кабинет и впишите дату свадьбы.
- 2
Перенесите сроки из подписанных договоров в чек-лист.
- 3
Вставьте гостей списком или файлом Excel.
- 4
Выберите шаблон тайминга и подгоните время.
- 5
Оплатите 500 ₽ и позовите второго по ссылке.
- 6
Загрузите фото и музыку, пригласите ведущего.
Частые вопросы
Можно ли загрузить в органайзер сканы договоров?
Чем онлайн-органайзер лучше тетради?
Сколько стоит органайзер свадьбы?
Можно ли дать доступ свидетельнице?
Работает ли органайзер на телефоне?
Что если мы уже всё ведём в таблице?
Смотрите также
Разложите подготовку по полкам
Заведите органайзер свадьбы в Кабинете пары. Первые разделы можно заполнить ещё до оплаты.
Создать кабинет пары