EVENTVALD — операционная система мероприятия

Какую проблему EVENTVALD решает на самом деле

Стандартная схема координации выглядит так: общий чат с заказчиком, отдельный чат с площадкой, переписка с диджеем, голосовые от декоратора, таблица с таймингом в облаке и её же версия, скачанная кем-то себе на телефон неделю назад. Пока ничего не меняется, схема держится. Проблема в том, что на живом событии меняется всё и постоянно.

Первое изменение съедает пять минут: написать в три чата, дождаться, что прочитали. Пятое изменение съедает полчаса и один нерв координатора. К десятому кто-то обязательно работает по старой версии — обычно это тот, кому нужно выйти на площадку прямо сейчас.

EVENTVALD убирает ручную рассылку из этого цикла. Программа одна, лежит в приложении, и любое изменение в ней автоматически становится изменением для всех, кого оно касается. Координатор перестаёт быть живым мессенджером между восемью людьми и снова начинает управлять событием.

Отдельно это чувствуется на разборе после праздника. Журнал изменений фиксирует, что и когда произошло, с фактическим временем. Через два дня не приходится восстанавливать хронологию по памяти и по чужим ощущениям — видно, где именно программа поехала и на сколько.

Что EVENTVALD умеет

Событие создаётся из шаблона — свадьба, корпоратив, конференция — или с нуля. Тайминг собирается блоками: у каждого блока есть длительность, ответственный, зона и cue. Блоки можно перетаскивать мышью или импортировать структуру из таблицы, если она уже собрана.

Есть фиксированные блоки — те, что привязаны к жёсткому времени: выездная регистрация, вынос торта, окончание аренды зала. И есть гибкие, которые тянутся и сжимаются. Между ними закладываются буферы — именно они гасят большинство мелких задержек без пересчёта всей программы.

В день события координатор работает в LIVE-режиме со смартфона: старт и финиш блоков, фиксация фактического времени, отметка задержки, сигнал команде. Всё это ровно теми движениями, которые получается сделать одной рукой, стоя в проходе между столами.

Файлы прикрепляются не в общую папку, а к нужному блоку программы: технический райдер — к монтажу, трек первого танца — к первому танцу, гостевой лист — к рассадке. Ищется быстрее, теряется реже.

Что есть внутри

• Единый живой тайминг с фиксированными и гибкими блоками, буферами и ответственными
• LIVE-режим со статусами блока: ожидает, идёт сейчас, задержка, завершён
• Массовый сдвиг программы с предпросмотром и отменой
• Срочные сигналы адресно по ролям и зонам, с подтверждением «принято»
• Приглашение команды по защищённой ссылке или QR, контакты скрыты до принятия
• Задачи и чек-листы на блоках и отдельной доской, с ответственными и сроками
• Файлы и райдеры у нужного блока программы
• Работа офлайн с синхронизацией при возврате сети
• Журнал изменений, экспорт данных, инфраструктура в РФ

Кому это нужно и в какой момент

Организатору — на этапе подготовки: карточка события, бриф, состав команды, согласование программы с заказчиком. Здесь EVENTVALD заменяет разрозненные документы одной структурой, из которой потом растёт весь день.

Координатору — в день события. Это его основной рабочий инструмент: он видит «сейчас» и «через десять минут», отмечает задержки, рассылает сигналы и держит в голове меньше, чем обычно.

Ведущему — как источник правды. Мне не нужны все служебные детали события, мне нужно знать актуальный порядок блоков и что поменялось за последние двадцать минут. В EVENTVALD у ведущего свой cue-лист без чужих финансов и клиентских данных.

Подрядчикам — DJ, площадке, кухне, фотографу, декоратору. Каждому видна своя часть тайминга, а не общий поток информации. Заказчик при этом видит прогресс согласований без служебных заметок команды — вопрос «а что сейчас происходит» задаётся заметно реже.

Чем EVENTVALD отличается от PULTEVENT

Это разные этажи одного мероприятия, и это главное, что стоит понять до сравнения функций.

PULTEVENT работает на сцене и на экране. Это инструмент ведущего во время программы: квизы, игры с гостями, голосования по QR, «Угадай гостя», колесо, табло команд, поздравления на большой экран, таймер конкурса. Всё, что видит зал, живёт здесь. Плюс CRM: календарь бронирований, база клиентов, деньги по сезону.

EVENTVALD работает за кулисами. Это инструмент организатора и координатора: единый тайминг всей команды, статусы блоков, сигналы подрядчикам, роли и права, файлы и райдеры. Гости этого никогда не видят — и не должны.

Они не конкурируют и не заменяют друг друга. На камерном юбилее с ведущим, диджеем и фотографом вам достаточно PULTEVENT: программа вечера и интерактивы. На свадьбе с координатором, площадкой, кейтерингом, декоратором и шоу-программой имеет смысл держать оба: EVENTVALD ведёт день, PULTEVENT ведёт вечер.

Коротко про границу

• PULTEVENT — что происходит на экране в зале: игры, квизы, интерактивы для гостей
• EVENTVALD — что происходит за кулисами: кто, что и когда делает
• PULTEVENT — инструмент ведущего во время программы
• EVENTVALD — инструмент организатора и координатора весь день
• Ведущему нужен первый, организатору второй, на большом событии — оба

Чего в EVENTVALD нет — и это нормально

EVENTVALD не показывает контент гостям. Там нет квизов, игр, второго экрана и голосований зала — это задача PULTEVENT, и мешать их в одном приложении смысла нет.

EVENTVALD не заменяет CRM продаж. Учёт сделок, воронка от заявки до закрытия и клиентская база — отдельная задача; сам сервис честно об этом пишет на странице сравнения. Ведущим с этим помогает CRM внутри PULTEVENT, агентствам — их собственная система.

Офлайн работает, но не волшебно. Тайминг и действия живут без сети и синхронизируются при её возврате, а вот критичный сигнал, отправленный в полном офлайне, честно помечается как недоставленный — вместо того чтобы делать вид, что всё ушло.

И ещё одно: инструмент не заменяет договорённости. Если на планёрке не решили, кто отвечает за вынос торта, ни одно приложение это за вас не решит. EVENTVALD хорош тем, что делает такие дыры видимыми заранее — у блока просто не будет ответственного.

Сколько стоит и как попробовать

После регистрации даётся демо на 24 часа с полным доступом и без привязки карты — этого хватает, чтобы собрать одно реальное событие и позвать в него одного человека из команды. Дальше подписка — 250 ₽ в месяц: все возможности, до 100 активных событий и до 200 участников в событии. Оплата российскими картами и через СБП.

При окончании тарифа данные не удаляются: события переходят в режим только для чтения на grace-период, так что архив прошлых свадеб и корпоративов остаётся при вас.

Смотреть продукт: eventvald.ru. Подробности по разделам — возможности, роли в команде и шаблоны тайминга.

Три проекта одного автора

У Руслана Барашкина сейчас три продукта, и они закрывают разные задачи индустрии. PULTEVENT — платформа для ведущего: интерактивы, второй экран, тайминг вечера и CRM. EVENTVALD — операционная система мероприятия для организатора и координатора. PLACEEVENT — бесплатный портал артистов и подрядчиков праздника, где исполнитель размещает анкету с портфолио и контактами, а заказчик ищет специалиста напрямую, без комиссии.

Ссылки: eventvald.ru и placeevent.ru. Про самого автора — в материале «Руслан Барашкин — ведущий мероприятий».