Вопросы ведущему перед заказом: что спрашивать и как читать ответы

Почему список вопросов надёжнее, чем ощущение от разговора

Вы смотрите десятое видео подряд. Все улыбаются в кадре, у всех гости хлопают, у всех красивая нарезка под музыку, и вы всё ещё не понимаете, чем один человек отличается от другого. Это нормально. Промо-ролик показывает лучшие двадцать секунд из шести часов работы и никогда не показывает, что было, когда на площадке пропал свет или когда родственник со стороны жениха взял микрофон и говорил пятнадцать минут.

Ощущение от первого созвона тоже плохой измеритель. Человек, который зарабатывает голосом и умением расположить к себе за минуту, расположит и вас. Это его профессия, а не доказательство того, что он хорошо проведёт именно ваш вечер и именно с вашими гостями.

Список вопросов работает иначе. Он переводит разговор из плоскости «понравился или нет» в плоскость проверяемых вещей: свободна ли дата, что входит в сумму, кто отвечает за звук, что написано в договоре. На такие вопросы нельзя ответить обаянием. На них отвечают либо конкретно, либо уклончиво, и разница видна сразу, даже если вы заказываете ведущего первый раз в жизни.

Ещё одна польза списка в том, что он снимает с вас неловкость. Многие боятся показаться дотошными и в итоге не спрашивают ничего, а потом узнают про доплату за переработку в час ночи.

С какого вопроса начать первое сообщение

Первое сообщение решает больше, чем кажется. Если написать только «здравствуйте, сколько стоит», вы получите цифру без контекста и сравните между собой то, что несравнимо. Гораздо полезнее сразу дать факты и задать один точный вопрос.

Что стоит написать о себе в первых строчках:

• дата и день недели
• город и площадка, если она уже выбрана
• повод: свадьба, юбилей, корпоратив отдела
• примерное количество гостей
• во сколько начало и во сколько вы планируете закончить

После этого задайте главный вопрос: свободна ли у вас эта дата. Всё остальное не имеет смысла обсуждать, пока вы не знаете ответа.

Какой ответ нормальный

Нормально, когда человек отвечает по существу: дата свободна, дата занята, дата под предварительной бронью до конкретного числа. Нормально, когда в ответ приходят встречные вопросы про формат и площадку.

Что должно насторожить

Настораживает ответ, в котором нет ни слова про дату, зато сразу идёт длинное сообщение о том, какой это будет вечер. Настораживает и обратное: сухая цифра цены без единого уточнения. Человек, которому не важно, что именно у вас происходит, скорее всего, приедет с одной и той же программой, которую он ведёт каждую субботу.

Вопросы про дату, занятость и запасной вариант

Дата кажется простым пунктом, но именно здесь чаще всего возникают неприятные сюрпризы за месяц до события. Спрашивайте прямо.

• Свободна ли эта дата прямо сейчас или она под предварительной бронью
• До какого числа вы держите дату без предоплаты
• Не стоит ли у вас на этот день ещё одно мероприятие раньше или позже
• Во сколько вы приедете на площадку и сколько времени вам нужно до начала
• Что произойдёт, если мы перенесём дату на другой день

Вопрос про второе мероприятие в тот же день многие стесняются задать, а он важный. Если утром у человека выездная регистрация в области, а вечером ваш банкет в городе, вы получите ведущего, который приедет за двадцать минут до сбора гостей и будет весь вечер думать о дороге.

Какой ответ нормальный

Нормально, когда дату держат без денег несколько дней и говорят точный срок. Нормально, когда человек честно говорит про второе событие и объясняет, как разведены тайминги.

Что должно насторожить

Настораживает формулировка «пока свободно, но у меня очередь, решайте сегодня». Спешка на этом этапе — способ не дать вам сравнить и подумать. Настораживает и отказ обсуждать перенос даты: жизнь длинная, а свадьбы переносят чаще, чем принято думать.

Вопросы про программу и порядок вечера

Здесь заказчик обычно теряется, потому что не знает, что вообще бывает на празднике, и не может оценить ответ. Поэтому спрашивайте не про содержание, а про способ работы.

• Как вы строите программу под конкретный вечер
• Будет ли у нас общий тайминг и когда вы его пришлёте
• Сколько активностей вы планируете и сколько времени гости просто сидят за столом
• Что вы делаете, если гости не хотят выходить и участвовать
• Кто отвечает за то, чтобы ведущий и фотограф не мешали друг другу
• Можно ли убрать конкурсы, которые нам не нравятся

Какой ответ нормальный

Нормально, когда человек описывает логику: сначала знакомство и общий разговор, потом более активная часть, ближе к вечеру спокойные моменты, между блоками паузы на еду и танцы. Нормально, когда он говорит, что финальный сценарий появится после встречи с вами, а не сейчас.

Что должно насторожить

Настораживает готовая программа, присланная в первом же сообщении одинаковым файлом. Настораживает и обратная крайность: «всё будет по ситуации, я импровизирую». Импровизация — это то, что происходит поверх подготовки, а не вместо неё.

Отдельно спросите про то, чего вы точно не хотите. Если вас передёргивает от конкурсов с раздеванием или от вопросов про первую брачную ночь, скажите об этом сразу и посмотрите на реакцию.

Вопросы про деньги, предоплату и доплаты

Денежный разговор проще, если вы задаёте вопросы не про итоговую цифру, а про её устройство. Одна и та же сумма у двух людей может означать разный объём работы.

• Что входит в названную сумму и сколько часов работы она покрывает
• Сколько стоит каждый следующий час, если вечер затянется
• Какая предоплата и когда вносится остаток
• Входит ли в сумму встреча с вами и подготовка сценария
• Отдельно ли оплачивается диджей, звук, реквизит
• Нужно ли оплачивать дорогу, если площадка за городом
• Как вы принимаете оплату и будет ли документ

Какой ответ нормальный

Нормально, когда сумма разложена на части и вы понимаете, за что платите. Нормально, когда про переработку говорят заранее и называют цену часа до того, как вы её спросили.

Что должно насторожить

Настораживает ответ «там разберёмся» про доплаты. Разбираются такие вещи обычно в час ночи, когда гости просят продлить, а вы стоите с телефоном и считаете наличные. Настораживает и слишком большая предоплата сразу: половина суммы — обычная практика, полная оплата за полгода вперёд встречается реже и требует объяснения.

Не стесняйтесь спросить, что будет с предоплатой, если событие отменится. Это не проявление недоверия, это обычный вопрос взрослых людей.

Вопросы про звук, свет и технику на площадке

Техника — самая недооценённая часть разговора. Заказчик думает, что микрофон есть у всех, а на деле именно здесь вечер чаще всего ломается: фонит колонка, садится батарейка в радиосистеме, музыка играет с телефона через встроенные динамики зала.

• Кто привозит звук: вы, площадка или отдельный человек
• Сколько микрофонов будет и есть ли запасной
• Кто ставит музыку во время вечера
• Нужен ли нам проектор или экран под вашу программу
• Вы работаете со своим ноутбуком и своими файлами
• Приедете ли вы заранее, чтобы всё проверить
• Что делать, если площадка не даёт подключиться к своей аппаратуре

Какой ответ нормальный

Нормально, когда человек сам спрашивает название площадки и говорит, что созвонится с менеджером зала. Нормально, когда есть запасной микрофон и запасные батарейки, и об этом говорят буднично, без пафоса.

Что должно насторожить

Настораживает ответ «звук обычно есть в ресторане». Обычно — не то слово, на которое стоит опираться. Настораживает и отсутствие интереса к площадке: зал на двести человек с высоким потолком и маленький подвальный ресторан требуют разного подхода к звуку и к громкости голоса.

Вопросы про договор и то, что в нём написано

Договор нужен не для того, чтобы судиться. Он нужен, чтобы обе стороны один раз проговорили условия и записали их, пока все спокойны и доброжелательны.

• Работаете ли вы по договору
• Можно ли прислать шаблон заранее, до внесения предоплаты
• Что в нём написано про дату, время и продолжительность
• Что там про предоплату и её возврат
• Прописано ли, что вечер ведёте именно вы
• Есть ли пункт про перенос даты
• Как оформляется доплата за дополнительные часы

Какой ответ нормальный

Нормально, когда шаблон присылают без напряжения и предлагают прочитать спокойно. Нормально, когда в договоре есть скучные пункты про сроки и суммы, а не только красивые слова о сотрудничестве.

Что должно насторожить

Настораживает раздражение в ответ на просьбу показать документ. Настораживает фраза «мы всегда работаем на доверии, у меня никогда не было проблем». Может быть и правда не было, но ваш вечер — не то место, где стоит проверять статистику на себе.

Отдельно уточните пункт про замену. Если человек заболеет, кто приедет вместо него и согласуют ли эту замену с вами.

И последнее по этой теме: договор читают до предоплаты, а не после. После перевода денег переговорная позиция у вас другая, и просить изменить формулировку будет заметно неудобнее.

Вопросы на случай форс-мажора

Эти вопросы задают реже всего, потому что неприятно думать о плохом, когда готовишь праздник. Но именно они показывают, работает человек системно или полагается на удачу.

• Что будет, если вы заболеете за два дня до события
• Кого вы предложите на замену и как мы будем это решать
• Что вы делаете, если гости приехали на полтора часа позже
• Что делаете, если кто-то из гостей выпил лишнего и лезет к микрофону
• Что если площадка отключит электричество или сорвётся подача блюд
• Как вы поступите, если между родственниками начнётся конфликт

Какой ответ нормальный

Нормально, когда у человека есть конкретный ответ про замену: имена коллег, порядок передачи сценария, возврат части денег. Нормально, когда про пьяного гостя говорят без осуждения и без геройства: подхожу, увожу разговор, отдаю микрофон только на короткий тост.

Что должно насторожить

Настораживает ответ «я никогда не болею». Настораживает и то, что человек ни разу не сталкивался с задержкой или конфликтом. За десять лет работы такое встречает каждый, и умение об этом рассказать спокойно — хороший признак.

Формулируйте эти вопросы буднично, без драматизма: мы понимаем, что всякое случается, расскажите, как вы обычно поступаете. В такой подаче они звучат как обычное обсуждение условий, а не как проверка на честность.

И зафиксируйте ответ письменно хотя бы в переписке. Через полгода никто не вспомнит, о чём договаривались устно в марте.

Вопросы про гостей и деликатные темы

На любом празднике есть темы, которые нельзя трогать. Развод родителей, недавняя утрата, бывшая жена именинника, ребёнок от первого брака, болезнь кого-то из близких, сложные отношения между двумя семьями. Ведущий об этом не догадается сам.

• Как вы собираете информацию про гостей и про запретные темы
• Что вы делаете, если тема всплыла в тосте у гостя
• Будут ли шутки про возраст, вес, национальность, деньги
• Как вы работаете с пожилыми гостями и с теми, кто не хочет участвовать
• Что вы делаете с детьми, если их будет много
• Как вы поступаете, если гости разного круга общения и плохо знакомы

Какой ответ нормальный

Нормально, когда человек сам поднимает эту тему раньше вас и говорит, что перед событием пришлёт анкету или задаст список вопросов о семье. Нормально, когда он честно говорит: шутки про внешность и деньги я не использую.

Что должно насторожить

Настораживает удивление в ответ на этот вопрос. Настораживает формулировка «я чувствую зал». Чувствовать зал важно, но чувство не заменяет знания о том, что отца невесты нельзя вызывать к микрофону вместе с матерью.

Список вопросов для копирования в переписку

Скопируйте эти пункты и отправьте одним сообщением. Отвечать по списку удобно обеим сторонам, и вы сразу увидите, кто пишет по делу, а кто пропускает неудобное.

• Свободна ли у вас дата и до какого числа вы её держите без предоплаты
• Нет ли у вас в этот день второго мероприятия
• Сколько часов работы входит в сумму и сколько стоит каждый следующий час
• Что именно входит в стоимость, кроме вашего присутствия
• Какая предоплата и когда вносится остаток
• Работаете ли вы по договору и можно ли посмотреть шаблон
• Кто привозит звук и сколько будет микрофонов
• Кто ставит музыку во время вечера
• Как вы строите программу и когда пришлёте тайминг
• Можно ли убрать то, что нам не подходит
• Как вы собираете информацию о гостях и запретных темах
• Что будет, если вы заболеете, и кто приедет вместо вас
• Что вы делаете, если гости опаздывают на час или больше
• Во сколько вы приедете на площадку
• Когда мы встретимся или созвонимся, чтобы всё обсудить подробно

Пятнадцать пунктов выглядят внушительно, но нормальный ответ на них умещается в одно длинное сообщение или в десятиминутный разговор.

1. 1

   Скопируйте список целиком

2. 2

   Добавьте сверху дату, город, площадку и число гостей

3. 3

   Отправьте одинаковый текст трём-четырём кандидатам

4. 4

   Сравните ответы через сутки, а не сразу после первого

Какой ответ считать нормальным, а какой тревожным

Когда ответы придут, разложите их по одному признаку: отвечает человек на заданный вопрос или на другой, более удобный.

Признаки нормального ответа

• отвечает по пунктам, ничего не пропуская
• там, где не знает, говорит, что уточнит
• сам задаёт встречные вопросы
• называет цифры и сроки, а не «примерно» и «обычно»
• спокойно относится к тому, что вы выбираете из нескольких

Признаки, из-за которых стоит насторожиться

• пропущен вопрос про деньги или про договор
• вместо ответа приходит предложение созвониться, и так дважды подряд
• на всё отвечает «конечно, сделаем» без деталей
• обесценивает ваши вопросы: «вы слишком заморачиваетесь»
• давит сроками и говорит про очередь из клиентов

Отдельно обратите внимание на то, как человек говорит о других заказчиках. Если в разговоре с вами он высмеивает чужие свадьбы, гостей или коллег, то и о вас он будет говорить так же в следующем разговоре с другим клиентом.

Пропущенный вопрос сам по себе не приговор. Люди отвечают с телефона между делами и что-то теряют. Но если после вашего напоминания пункт снова остался без ответа, это уже позиция.

Полезно раскладывать ответы не в голове, а в заметке: столбец с именами, строки с вашими пунктами. Через неделю вы забудете, кто из четверых что писал про доплату за час, а таблица помнит.

И не пытайтесь найти идеального кандидата, у которого все ответы безупречны. Ищите того, у кого нет пропущенных пунктов там, где для вас это важно.

Вопросы, которые ведущий должен задать вам в ответ

Проверка работает в обе стороны. По тому, что человек спрашивает у вас, видно, как он готовится. Если за весь разговор он не спросил ничего, кроме даты и бюджета, программа будет собрана из готовых блоков.

Вот что вы, скорее всего, услышите от того, кто работает вдумчиво:

• какой у вас формат и почему вы выбрали именно такой
• кто гости, сколько им лет, знакомы ли они между собой
• есть ли темы, которых нельзя касаться
• что вам категорически не нравится на праздниках
• какие праздники вы видели и что там понравилось
• есть ли номера от гостей и кто про них знает
• во сколько реально закончится вечер и когда уедет последний автобус
• кто на площадке принимает решения, если вас нельзя отвлекать

Эти вопросы неудобны для человека, который ведёт три события в неделю по одному шаблону, поэтому он их не задаёт. Если ваш собеседник спрашивает про гостей и про запретные темы сам, вы уже видите, как он будет работать.

Хороший разговор в итоге выглядит не как допрос с вашей стороны, а как обмен. Вы выясняете условия, он выясняет вечер.

Как читать ответы: скорость, тон и количество деталей

Кроме содержания, у переписки есть форма, и она тоже информативна. Смотрите на три вещи.

Скорость

Ответ через десять минут ночью не лучше ответа на следующее утро. Важнее предсказуемость: если человек написал, что ответит завтра, и написал завтра, это признак того, что он держит договорённости. Пропасть в четыре дня без предупреждения на этапе, когда вы ещё выбираете, — плохой прогноз на этап, когда вы уже заплатили.

Тон

Обратите внимание, меняется ли тон, когда вы задаёте неудобный вопрос про деньги или про договор. Лёгкое раздражение в переписке обычно превращается в заметное раздражение при личном обсуждении.

Детали

Считайте конкретику. В хорошем ответе есть цифры, сроки, имена площадок, названия оборудования. В пустом ответе есть прилагательные и обещания. Прилагательные ничего не стоят, потому что их пишут все.

Ещё один способ проверки: задайте один и тот же вопрос дважды с интервалом в неделю, немного другими словами. Человек, который отвечает по-настоящему, ответит одинаково. Тот, кто говорит то, что вы хотите услышать, начнёт путаться в суммах и часах.

Ещё обратите внимание на то, читает ли человек ваши сообщения целиком. Если вы написали, что гостей сто двадцать, а в ответе идёт расчёт на маленькую компанию, дальше будет так же: вас будут слушать вполуха и на встрече, и в день события.

Какие вопросы лучше задать голосом, а не в переписке

Часть вещей в тексте не проверяется. Вы можете десять раз прочитать, что человек хорошо работает с залом, но не узнаете, как звучит его голос и как быстро он соображает, пока не поговорите.

Голосом стоит обсуждать:

• сложную семейную ситуацию, о которой неудобно писать текстом
• сомнения по бюджету, если вы хотите понять, где можно сократить
• спорные моменты сценария, которые вы не можете сформулировать письменно
• всё, что вы боитесь написать, чтобы не обидеть

В разговоре обращайте внимание на паузы. Хороший признак — когда человек думает перед ответом на сложный вопрос, а не выстреливает заготовку. Второй хороший признак — когда он говорит «не знаю, надо уточнить у площадки» вместо того, чтобы придумать ответ на ходу.

После разговора обязательно вернитесь в переписку и коротко зафиксируйте то, о чём договорились: сумму, часы, дату встречи. Это делается одним сообщением на три строчки и снимает половину будущих недоразумений. Устная договорённость через четыре месяца существует в двух разных версиях, письменная — в одной.

Отдельно стоит послушать, как человек говорит о вещах, которые ему неудобны. Разговор о деньгах и о возможном отказе — самая честная часть беседы, потому что заготовок для неё обычно нет.