Встреча с заказчиком: как ведущему провести бриф и получить заказ

Формат встречи: где, сколько и как готовиться

Идеальный вариант — живая встреча в кафе, недалеко от дома или работы заказчика. Нейтральная территория, спокойная обстановка, можно разложить телефон и показать пару вещей на экране. Я всегда предлагаю выбрать место им: человек, который приехал в удобное для себя кафе, расслаблен, а расслабленный человек говорит гораздо больше.

Видеозвонок стал нормальной альтернативой, и половина моих встреч сейчас проходит именно так. Работает не хуже, если соблюдать два условия: камера включена у обеих сторон и в кадре сидят оба героя вечера, а не один. Свадьбу заказывают двое, и решение почти всегда принимается вдвоём. Разговор с одной невестой без жениха потом упирается в «мне надо посоветоваться», и вы теряете неделю.

Встреча на площадке — отдельная история и очень сильный ход, но подходит она не всем. Если пара уже выбрала ресторан, предложить встретиться прямо там — значит сразу разговаривать предметно: вот здесь стол молодожёнов, вот тут будет тесно для танцев, отсюда экран не видно. Заказчик видит, что вы думаете о его вечере, а не о себе.

Про длительность. Мой стандарт — час, максимум полтора. Меньше часа не хватает, чтобы дойти до сути: первые двадцать минут уходят на разогрев и общие слова. Дольше полутора часов люди устают, внимание падает, и решение с большой вероятностью откладывается «на подумать». Я слежу за временем и стараюсь подойти к разговору о деньгах на пятидесятой минуте.

Готовлюсь я минимально, но обязательно. До встречи узнаю три вещи: дату, площадку и повод. Смотрю площадку в интернете, чтобы понимать, о чём речь, — банкетный зал, лофт, шатёр, ресторан с колоннами. Одна фраза на встрече вроде «у вас там низкий потолок в дальнем углу, надо продумать, где встанет экран» стоит десяти минут рассказов о себе.

И то, что я перестал делать: приносить папку с отзывами, распечатки и ноутбук с длинными видео. Всё, что мне нужно, помещается в телефон, и достаю я его один раз — минуты на три, ближе к концу, когда уже понятно, о каком вечере мы говорим.

Что обязательно выяснить на брифе

У меня есть внутренний список, и я не заканчиваю встречу, пока не закрою его весь. Список не зачитывается вслух — это было бы похоже на допрос. Но в голове он есть всегда, и в конце я мысленно прохожусь: что осталось незакрытым.

Начинаю с фактов: повод, дата, площадка, время начала и окончания, количество гостей. Дальше состав: сколько примерно молодёжи, сколько людей старшего возраста, есть ли дети и сколько, есть ли гости из других городов. Состав меняет программу сильнее, чем повод. Восемьдесят человек, где сорок — родственники за пятьдесят, и восемьдесят человек студенческой компании — это два разных вечера.

Потом герои вечера. Кто они, чем занимаются, как познакомились, что любят, над чем смеются, есть ли общие истории, которые знают все гости. Здесь я записываю дословно: живая фраза заказчика потом превращается в подводку лучше, чем любая моя выдумка.

Дальше самое ценное — болевые точки. Спрашиваю прямо: «Есть ли в семье люди, которых лучше не приглашать к микрофону? Есть ли темы, которые лучше не трогать? Кто-то с кем-то в ссоре?» Первые секунды после этого вопроса люди мнутся, а потом рассказывают всё. Именно тут выясняется, что бывшая жена отца приглашена, что сын невесты от первого брака болезненно реагирует на слово «папа» и что дедушка плохо слышит и не поймёт конкурс на скорость.

Отдельный блок — «чего категорически нельзя». У каждого заказчика есть свой список, и он редко совпадает с моими ожиданиями. Кто-то не переносит конкурсы с переодеванием, кто-то — вопросы про детей, кто-то — любые розыгрыши. Я всегда прошу назвать хотя бы три вещи, которых они не хотят видеть. Отрицательные пожелания заказчики формулируют гораздо точнее положительных.

И организационное: кто ещё в команде — фотограф, видеограф, диджей, декоратор, координатор; кто принимает решения по программе; кто будет со мной на связи в день мероприятия. Плюс бюджет, о котором отдельно ниже. Всё это укладывается в час, если не пересказывать свою биографию.

Что я не отпускаю заказчика, не выяснив

• Повод, дата, площадка, время начала и окончания, количество гостей.
• Состав зала: возраст, дети, гости из других городов, соотношение своих и приглашённых.
• Кто герои вечера, чем живут, какие общие истории знают все гости.
• Болевые точки: кто с кем в ссоре, кого нельзя звать к микрофону, какие темы под запретом.
• Три вещи, которых заказчик категорически не хочет видеть на своём вечере.
• Кто ещё в команде, кто принимает решения и кто будет на связи в день мероприятия.

Слушать больше, чем говорить

Простое правило, которое перевернуло мою конверсию: если по итогам встречи говорил в основном я, встреча провалена. Норма — примерно семьдесят процентов времени говорит заказчик. Моя работа — задавать вопросы и уточнять.

Механика тут не про вежливость, а про доверие. Человек, который рассказал вам про свою семью, про сложные отношения с матерью, про то, чего боится на собственной свадьбе, уже вложился в этот разговор. Уйти от вас после такого разговора психологически труднее, чем после демонстрации видео.

Помогает техника уточняющего вопроса. Заказчик говорит: «Хотим, чтобы было душевно». Это ничего не значит, но за этим словом всегда что-то стоит. Спрашиваю: «А что для вас душевно? Приведите пример вечера, где вам было хорошо». И человек начинает рассказывать про юбилей тёти три года назад — с конкретными деталями, из которых потом собирается программа.

Второй приём — пауза. Задали вопрос и молчите. Не подсказывайте варианты, не заполняйте тишину. Люди почти всегда договаривают самое важное на второй фразе, после паузы. Я в первые годы боялся этих пауз и перебивал, и это стоило мне лучших деталей.

И третье — записывать при них. Открыто, в блокнот или в телефон, комментируя: «Так, дедушка Николай Иванович, плохо слышит, записал». Заказчик видит, что его слова не улетают в воздух. Одно это действие делает для доверия больше, чем полчаса рассказов о вашем опыте.

Про себя я говорю мало и только тогда, когда это отвечает на конкретное опасение. Заказчик боится, что вечер будет пошлым — рассказываю, как строю программу без этого. Боится, что гости не включатся — объясняю, что делаю с молчаливым залом. Не рассказ о себе вообще, а ответ на его страх.

Почему нельзя приносить готовый сценарий

Соблазн понятный: показать заказчику готовую программу, чтобы он увидел, как всё будет. Я так делал и теперь считаю это ошибкой, причём дорогой. Приносить готовый сценарий на первую встречу — значит сообщить человеку, что его вечер будет таким же, как у всех, вы просто подставите имена.

Есть и вторая проблема. Готовая программа переводит разговор в режим оценки: заказчик начинает разбирать пункты, что-то ему не нравится, вы защищаетесь, и вместо разговора про его семью получается спор про конкурс с шариками. Я так однажды потерял хороший заказ, доказывая ценность блока, который сам придумал полгода назад.

Третье — вы отдаёте материал бесплатно. Программу, которую вы принесли на бумаге, легко забрать и отдать кому угодно. Такие истории случаются регулярно, и вернуть ничего нельзя.

Что вместо. Я говорю о структуре и логике вечера, а не о содержании. «Первый блок — знакомство зала, задача сделать так, чтобы через двадцать минут люди за разными столами уже общались. Второй — семейный, с историями. Ближе к десяти включаем экранные форматы, потому что зал к этому времени наелся и хочет активности». Заказчик получает картину вечера, но не готовый продукт.

И один раз за встречу я показываю телефон. Три минуты, не больше: как выглядит экранная угадайка про героя вечера, как я управляю программой с телефона, как гости отвечают со своих телефонов. Это работает лучше любых слов, потому что человек видит не обещание, а инструмент. У меня для этого PULTEVENT, и показываю я обычно один-два раздела, а не тридцать восемь — задача заинтересовать, а не устроить презентацию.

После бронирования я собираю индивидуальную программу и присылаю её тайминг за две-три недели до вечера. К этому моменту у меня уже есть предоплата, а у заказчика — ощущение, что программа делалась под него. Так оно и есть.

Как и когда называть цену

Правило простое: цена называется во второй половине встречи, после того как вы поняли вечер. Сумма, произнесённая в первые пять минут, всегда воспринимается как дорогая, потому что человеку ещё не с чем её соотнести. Та же сумма после часа разговора про его семью выглядит совсем иначе.

Если заказчик спрашивает о деньгах сразу — а он часто спрашивает, — я не ухожу от ответа и не темню. Отвечаю честно: «Скажу обязательно, но давайте я сначала пойму, о каком вечере речь: от площадки, количества гостей и продолжительности сумма отличается заметно. Дайте мне десять минут». За десять лет никто ни разу не отказался подождать.

Называть цену нужно ровно и без извинений. Не «ну, где-то около сорока, но можно обсудить», а «моя работа на вашем вечере стоит столько-то, в это входит вот это и вот это». Любая дрожь в голосе на этом месте читается мгновенно, и торг начинается автоматически.

Про порядок сумм скажу аккуратно, потому что вилки сильно зависят от города, сезона и формата. В среднем по рынку в Москве и Петербурге гонорар ведущего на свадьбу укладывается в диапазон от тридцати до ста двадцати тысяч рублей, в регионах ниже, а на новогодние корпоративы в декабре ставки традиционно выше обычных. Точную цифру каждый считает сам, исходя из загрузки и уровня.

Обязательно проговаривайте, что входит в сумму, — это снимает половину будущих конфликтов. У меня в стоимость включены встреча, подготовка программы, работа на вечере в оговорённые часы, экранная часть и своя техника для неё. Отдельно оплачивается работа сверх времени, выезд за пределы города и репетиция церемонии, если она нужна.

И последнее: озвучив цену, замолчите. Это тяжело, особенно первые годы, но заполнять паузу после названной суммы — значит начинать торговаться с самим собой. Пусть заказчик ответит первым.

Как вести разговор о деньгах

• Называть цену во второй половине встречи, когда картина вечера уже понятна.
• На ранний вопрос о деньгах отвечать честно: «скажу через десять минут, когда пойму формат».
• Произносить сумму ровно, без «около» и без извиняющейся интонации.
• Сразу проговаривать, что входит в стоимость и что оплачивается отдельно.
• Не заполнять паузу после названной цифры — ответить должен заказчик.
• Держать ориентиры по вилкам в среднем по рынку, но считать свою цену от своей загрузки.

Что делать, если заказчик торгуется

Торг бывает разный, и первое, что надо сделать, — понять, какой именно. Есть человек, у которого правда ограниченный бюджет, и он говорит об этом прямо. И есть человек, для которого торг — привычка, спорт и способ проверить вас на прочность. Реагировать на них нужно по-разному.

С первым я работаю через объём, а не через цену. Ставка остаётся прежней, но меняется наполнение: короче тайминг, без расширенной экранной части, без выездной церемонии. Формулировка примерно такая: «В такой бюджет я могу зайти вот в таком объёме, и это будет честный хороший вечер. Полный формат стоит столько». Человек получает выбор, а вы не роняете ставку.

Со вторым проще, чем кажется. На фразу «а если дешевле?» я отвечаю спокойно и коротко: «Это моя цена, она не меняется». И дальше молчу. В половине случаев человек соглашается тут же — он и не рассчитывал, что получится, просто попробовал. Скидка, выданная в первую минуту торга, сообщает заказчику, что изначальная цена была придумана.

Чего я не делаю никогда — не снижаю цену за обещания. «У нас будет много гостей, все вас увидят, будут рекомендовать» — это не оплата. За десять лет ни один такой вечер не принёс мне заказов больше, чем обычный, а работать за половину пришлось по-настоящему.

Отдельный случай — жёсткий торг с самого начала разговора, до того как вы вообще обсудили вечер. Для меня это стоп-сигнал. Опыт устойчивый: человек, который торгуется десять минут на первой встрече, потом торгуется по каждому пункту, требует правок в час ночи и просит доработать час бесплатно. Я такие заказы не беру, даже когда календарь пустой.

И честная мысль напоследок. Если торгуются почти все ваши заказчики подряд, дело не в них, а в цене или в подаче. При здоровой ставке соглашаются примерно пять-шесть человек из десяти обратившихся. Если соглашаются девять из десяти и всё равно просят скидку — вы стоите дешевле рынка и добираете разницу собственным ресурсом.

Как закрыть встречу и превратить собранное в материалы вечера

Самая обидная встреча — та, которая прошла отлично и закончилась ничем. Полтора часа тепла, взаимопонимания, смеха, а на выходе «мы подумаем и напишем». Дальше неделя тишины, вежливое «мы выбрали другой вариант» — и всё это время вы держали дату свободной.

Лечится это одним: у встречи должен быть запланированный финал в виде конкретного действия. Я подвожу к нему заранее и говорю прямо: «Мне ваш вечер интересен, я готов его вести. Дата у меня пока свободна, но она в сезоне, и держать её без брони я не могу. Бронь — это предоплата тридцать процентов и договор, я пришлю его сегодня».

Формулировка про календарь работает не как давление, а как факт, и это правда: даты в мае и декабре уходят. Важно сказать это спокойно и без нажима. Я никогда не выдумываю несуществующих конкурентов на дату — во-первых, это враньё, во-вторых, оно всегда чувствуется.

Если человек всё-таки хочет подумать, я не давлю, но фиксирую срок: «Хорошо, давайте так: я держу дату до четверга, в четверг напишу вам и мы примем решение». Это не ультиматум, а нормальный рабочий срок, и он резко повышает шансы. Без названного дня «подумать» растягивается на месяц.

После встречи, в тот же вечер, я отправляю короткое письмо: спасибо за разговор, кратко резюме — повод, дата, площадка, ключевые пожелания и то, чего быть не должно, — и следующий шаг с реквизитами. Заказчик видит, что его услышали и записали. Это письмо приносило мне заказы даже в тех случаях, когда на встрече человек колебался.

И про то, что дальше делать с собранным материалом. Всё, что вы записали на встрече, — это половина фактуры. Вторая половина у гостей, и вытаскивать её перепиской с роднёй в чатах — самый выматывающий способ из существующих. Я отдаю заказчику одну ссылку на анкету для гостей: он рассылает её в семейный чат, люди по QR-коду сами присылают истории и факты о герое вечера. Через два дня я захожу и вижу готовый список, из которого собираются экранные разделы — угадайки, квизы, поздравления. Заказы и договорённости при этом лежат в CRM в PULTEVENT, а не в переписках, и я не держу в голове, кто внёс предоплату и кому что обещал.

Финал встречи по шагам

• Сказать прямо, что вам интересен этот вечер и вы готовы его вести.
• Объяснить, что дата держится только по брони: предоплата тридцать процентов и договор.
• Если человек хочет подумать — назвать конкретный день, до которого дата держится.
• В тот же вечер отправить письмо с резюме встречи и реквизитами.
• Передать заказчику ссылку на анкету для гостей, чтобы факты собирались без переписки с роднёй.
• Занести заказ со статусом и датой в CRM, а не в заметки телефона.