Праздник турфирмы 27 сентября: вечер для тех, кто сам всех отправляет отдыхать

Бронирование против продаж: из кого состоит зал 27 сентября

Туристическая компания редко бывает в сборе целиком. Офисы разбросаны по районам, кто-то работает удалённо, гиды вообще числятся на договорах и появляются раз в квартал. День туризма — один из двух-трёх поводов в году, когда все оказываются в одном помещении и наконец видят лица, за которыми стоят рабочие переписки.

• Менеджеры по туризму и подбору туров: самая громкая и самая уставшая часть зала.
• Специалисты по бронированию: работают с системами и сроками, привыкли к точности, к сцене относятся настороженно.
• Визовый отдел: люди с ангельским терпением, которые год объясняют разницу между анкетой и записью на подачу.
• Гиды и экскурсоводы: единственные, кто в этом зале умеет держать внимание группы и не боится микрофона.
• Отель и база отдыха, если компания своя: администраторы стойки, служба размещения, ресторан.
• Отдел продаж, маркетинг, реклама: придут с идеями по оформлению и будут снимать всё подряд.

Кто с кем сядет

Рассадка идёт офисами. Люди, которые весь год общались в рабочих чатах, впервые садятся рядом и первый час просто разговаривают. Не мешайте им: любой конкурс в это время воспринимается как помеха. Гидов и экскурсоводов стоит рассадить по разным столам — они естественным образом растормошат соседей.

Отдельная категория — сотрудники, которые ведут дежурство даже сегодня. У кого-то группа сейчас в аэропорту, у кого-то клиент застрял с документами. Эти люди весь вечер держат телефон экраном вверх, и это нормально. Не шутите про них со сцены.

Сезон закрыт: настроение, с которым туристы приходят на свой праздник

Конец сентября — особенное состояние. Высокий сезон только что кончился, и зал сидит выжатый, но счастливый. Так выглядят люди после долгой смены, когда напряжение отпустило, а сил радоваться ещё не прибавилось.

Из этого следуют простые вещи. Первый час программу не грузим совсем: пусть едят и разговаривают. Активную часть ставим ближе к середине, когда зал оттаял. Финал делаем спокойным, без марафона на выносливость.

На чём здесь строится юмор

Профессиональная фактура у туризма богатейшая, и она понятна всем в зале сразу: горящий тур, овербукинг, чартер с задержкой, ваучер, трансфер, всё включено, страховка, пакет документов на визу. Отдельная классика — клиент, который хочет море и горы в одном отеле, желательно за те же деньги.

Есть и общая боль, на которой шутить можно и нужно: сотрудник туристической компании сам почти никогда не успевает съездить в отпуск. В июле некогда, в августе тем более, в сентябре разгребаешь хвосты. Эта шутка в зале своя, и её принимают тепло.

Чего избегать: подколов про конкретные жалобы клиентов с именами, историй про сорванные поездки и про то, кто из менеджеров какой план не выполнил. Сезон только закончился, раны свежие.

Расписание вечера: от регистрации гостей до последнего трансфера

Праздник приходится на конец сентября, и рабочий день у офисов заканчивается по-разному: кто-то закрывается в шесть, кто-то принимает клиентов до семи. Старт делаю в семь, а первые полчаса держу свободными — опоздавших будет много, и это не вина людей.

Официальную часть ставлю рано и коротко, конкурсы — двумя блоками с большой паузой между ними. К одиннадцати программу сворачиваю: у части зала завтра рабочая суббота или ранние заезды.

• 19:00
  Регистрация в холле, приветственный стол, на стойке табличка с кодом для входа в игры
• 19:30
  Рассадка по офисам, на экране кадры из поездок, присланные сотрудниками
• 19:50
  Открытие, слово директора об итогах сезона
• 20:05
  Вручение наград по результатам сезона, короткие номинации
• 20:20
  Первый тост, горячее, разговоры без сцены
• 20:45
  Разминка: «Угадай страну» по фотографии и силуэту
• 21:05
  Коды аэропортов на скорость
• 21:20
  Тихий блок: музыка, десерт, свободное общение
• 21:40
  «Собери чемодан» — эстафета от офисов
• 22:00
  «Продай тур в невыгодное место»: питч за минуту
• 22:20
  Квиз офис против офиса, счёт на табло
• 22:50
  Розыгрыш по билетам с QR и подведение ставок на вечер
• 23:05
  Общий кадр всей компании
• 23:15
  Танцевальная часть, ведущий отходит в сторону

Итоги сезона и номинации: официальная часть на пятнадцать минут

В туризме результаты считают по сезону, и разговор о цифрах в этот вечер неизбежен. Задача — не дать ему превратиться в планёрку. Мой предел: одно выступление директора и один блок вручения, вместе не дольше двадцати минут.

Директор говорит про сезон в целом, без разбора по офисам и без сравнения показателей вслух. Публичное сравнение офисов на празднике всегда кого-то бьёт, а исправить это уже нельзя.

Номинации лучше делать человеческими, а не только по объёму продаж. «За самую сложную визовую историю сезона», «за спасение группы в аэропорту», «за клиента, который вернулся в четвёртый раз», «за первый самостоятельный тур» — такие формулировки в зале работают сильнее, чем строчка выручки.

Обратный отсчёт вывожу на большой экран таймером: выступающий видит цифры сам и заканчивает без напоминаний. Приём выручает, когда к микрофону выходит собственник и вспоминает, как всё начиналось в двухтысячных.

1. 1

   Возьмите у руководителя список номинаций и проверьте, что никто из офисов не остался без единой.

2. 2

   Уточните правильное произношение фамилий и названий офисов, особенно если компания сетевая по городам.

3. 3

   Договоритесь, что цифры по офисам вслух не называются, а благодарность звучит общая.

4. 4

   Поставьте вручение одним блоком до горячего, а не растягивайте на весь вечер.

5. 5

   Подготовьте по одной фразе о деле на каждого награждаемого, чтобы не читать список подряд.

6. 6

   Отдельно отметьте новичков первого сезона: для них это первое публичное признание в профессии.

Страны, силуэты и коды аэропортов: игры на экране

Два конкурса, которые открывают вечер. Играют все сразу, с места, не вставая из-за стола — именно то, что нужно залу в первый час.

Угадай страну по фотографии и силуэту

На экране появляется кадр без подписей: улица, рынок, вид из окна номера, дорожный знак, вывеска. Задача — назвать страну. Второй уровень сложнее: только силуэт границ государства без названий и без соседей. Ответы уходят с телефонов, счёт собирается сам, и через пару вопросов зал уже спорит столами.

• Что нужно: викторина с картинками, двадцать кадров и десять силуэтов, экран с вариантами ответа.
• Время: двадцать минут.
• Подводный камень: не берите открыточные виды главных достопримечательностей. Этот зал узнаёт их мгновенно, и конкурс кончается за пять минут. Берите бытовые кадры: витрину, автобус, лестницу, вывеску на местном языке.

Коды аэропортов на скорость

Показываю трёхбуквенный код, зал называет город или аэропорт. Начинаю с очевидного, дальше ухожу в редкое. Формат неожиданно азартный, потому что бронировщики знают коды рефлекторно, а отдел маркетинга не знает вовсе — и вот тут начинается веселье за столами, где сидят и те и другие.

• Что нужно: подборка из двадцати кодов, экран, ответы с телефонов или на скорость голосом.
• Время: пятнадцать минут.
• Подводный камень: делайте два уровня. Если весь блок собрать из редких кодов, половина зала выпадет после третьего вопроса и больше не вернётся.

Чемодан, питч и фразы клиента: конкурсы у сцены

Три механики, где нужно вставать с места. Ставлю их во вторую половину, когда зал уже разогрет и не жалеет сил.

«Собери чемодан» на скорость

На столе гора вещей вперемешку: свитер, плавки, зонт, шапка, крем, разговорник, ласты, термос. Команда получает карточку с направлением и сезоном — например, Египет в январе, Карелия в ноябре, Таиланд в сезон дождей — и за минуту собирает чемодан. Судит не ведущий, а зал голосованием с телефонов: что забыли и что положили зря. Разбор чужого чемодана веселее самой сборки.

• Что нужно: два чемодана, гора вещей, карточки с направлениями, голосование гостей.
• Время: двадцать минут на три команды.
• Подводный камень: не кладите личные вещи гостей и ничего, что надевается на голое тело. Только реквизит, который не жалко и который никого не поставит в неловкое положение.

Продай тур в невыгодное место

Участник вытягивает направление, которое продать невозможно: гаражный кооператив, соседний двор, придорожная заправка, чердак пятиэтажки. Минута на подготовку, минута на питч по всем правилам профессии — с описанием размещения, питания и трансфера. Зал голосует, кто купил бы. Это лучший конкурс вечера для менеджеров: они делают то, что умеют, но на абсурдном материале.

• Что нужно: карточки с направлениями, микрофон, таймер на экране, голосование зала.
• Время: двадцать минут на пять участников.
• Подводный камень: жёстко держите минуту. Менеджер, который вошёл во вкус, будет продавать чердак пять минут, и следующий участник останется без внимания.

«Кто это сказал»

Зачитываю реальные фразы, которые в туризме слышали все: «а можно, чтобы море было тёплое, но без людей», «мы хотим горы и пляж в одном отеле», «загранпаспорт закончился вчера, но мы же летим послезавтра». Зал угадывает, кто это произнёс — клиент, менеджер или коллега из соседнего отдела. Дальше добавляю анонимные цитаты самих сотрудников, собранные заранее.

• Что нужно: игра «Кто это сказал» на платформе, двадцать фраз, собранных у команды за неделю.
• Время: пятнадцать минут.
• Подводный камень: цитаты собирайте только добровольно и обезличенно. Ни одной фразы, по которой узнаётся конкретный клиент или конкретная жалоба.

Лото, квиз и ставки: командная часть за столами

Команды собираю по офисам — так они и сидят, и соперничество между офисами в компании уже готовое.

Географическое лото

У каждого стола карточка со странами. Я называю признак: страна без выхода к морю, страна, где принято левостороннее движение, страна, через которую проходит экватор. Стол закрывает подходящую клетку. Побеждает первая закрытая линия. Формат тихий, идёт под еду и не требует вставать.

• Что нужно: карточки на столы, список признаков, экран с текущим признаком.
• Время: двадцать минут.
• Подводный камень: признаки должны быть однозначными. Любая спорная формулировка про части света или границы регионов вызовет в этом зале долгий и обстоятельный спор.

Квиз офис против офиса

Пять раундов: география, туристические термины, коды и авиация, страны и визы, кино про путешествия. Счёт держу на табло команд, финальный раунд объявляю двойным. Смысл в том, чтобы в каждом раунде сильным оказывался свой отдел: бронировщики берут авиацию, гиды — географию, маркетинг — кино.

• Что нужно: свой квиз в конструкторе, табло команд на экране, бланки для ответов.
• Время: тридцать минут.
• Подводный камень: не ставьте вопросы про правила въезда и визовые требования конкретных стран. Они меняются, а в зале сидят люди, которые знают текущую редакцию лучше любого источника.

Ставки на вечер

В начале программы зал делает прогнозы: какой офис возьмёт квиз, кто первым выйдет танцевать, сколько раз за вечер прозвучит слово «овербукинг», кто уйдёт последним. Ставки принимаются на платформе, итоги подводим ближе к финалу. Формат держит внимание сквозь весь вечер и связывает разрозненные блоки в одну историю.

• Что нужно: раздел ставок на вечер, пять-семь понятных вопросов, объявление итогов в конце.
• Время: две минуты на старте и десять на подведение итогов.
• Подводный камень: никаких денежных ставок и ничего про личную жизнь сотрудников. Прогнозы только про события вечера.

Викторина для тех, кто продаёт географию

Вопросы собираю только из общеизвестного и проверяемого: столицы, термины профессии, коды крупных аэропортов. Никаких меняющихся правил и никакой статистики. Два первых вопроса лёгкие — для маркетинга и бухгалтерии, последний для зубров, и его обычно берёт кто-то из гидов.

• Столица Австралии? — Канберра.
• Какому аэропорту принадлежит код SVO? — Шереметьево.
• Что такое ваучер? — Документ, который подтверждает оплату услуг и право туриста получить их у принимающей стороны.
• Чем чартерный рейс отличается от регулярного? — Он выполняется по отдельному заказу под конкретную программу перевозки, а не по постоянному расписанию.
• Что такое овербукинг? — Продажа большего числа мест или номеров, чем есть в наличии, в расчёте на то, что часть клиентов не явится.
• Что даёт шенгенская виза? — Возможность въезда в государства шенгенской зоны, которые отменили паспортный контроль на общих границах, по установленным правилам.
• Что означает трансфер в составе тура? — Перевозку между аэропортом или вокзалом и отелем, включённую в пакет услуг.
• Единственное из семи чудес света древнего мира, дошедшее до наших дней? — Пирамида Хеопса в Гизе.
• Аэропорт какого города обозначается кодом CDG? — Париж, аэропорт Шарль-де-Голль.
• Какое море не имеет берегов? — Саргассово: его границы образованы океанскими течениями.

Про «всё включено» вопрос ставлю отдельно, вне зачёта, как повод для разговора: единого стандарта у этой системы нет, конкретный набор услуг и часы работы баров задаёт сам отель. Зал на этом месте оживает и начинает вспоминать случаи из практики.

Что не работает на корпоративе турагентства

Собрал то, что видел лично или после чего слышал отзывы гостей.

• Пляжная тема в оформлении. Пластиковые пальмы, гирлянды с ананасами и песок в вазах у людей, которые семь месяцев продавали пляжи, вызывают усталость, а не радость.
• Конкурсы на выносливость и марафоны. Зал в конце сезона физически не тянет и уходит с середины.
• Разбор рабочих ошибок в шуточной форме. Номинация «за самую громкую жалобу сезона» кажется смешной только тому, кто её придумал.
• Публичное сравнение офисов по цифрам. Один офис уйдёт с праздника с обидой, и это надолго.
• Розыгрыш путёвки как главный приз, если он один на всю компанию. Радуется один, остальные считают, что зря надеялись. Лучше несколько небольших призов и общий розыгрыш по билетам.
• Шутки про клиентов с узнаваемыми деталями. Туристический рынок в городе тесный, и такие истории расходятся быстрее, чем хотелось бы.

Оформление зала без пластиковых пальм и музыка вечера

Самое сильное оформление для этого зала — собственные фотографии сотрудников из поездок. Соберите их за две недели, отберите по три кадра от человека и пустите на большой экран через проектор. Гости весь вечер ищут себя и коллег, и это работает лучше любой покупной декорации.

Что ставить в зале

Старые бумажные карты на стенах, глобус на входе, гора чемоданов у фотозоны, стойка с табличкой как на регистрации, посадочные талоны вместо карточек рассадки. Всё это опознаётся мгновенно и не выглядит дёшево. Фотозону соберите вокруг чемоданов и таблички с названием компании — снимков оттуда будет больше всего.

Музыка

Фон на сбор — спокойный, без вокала на русском, чтобы не мешал разговорам. В активной части хорошо идёт подборка по странам: короткие узнаваемые куски национальной музыки как переходы между блоками. В финале ставьте то, что зал точно споёт хором, без экспериментов.

Экран

Большой экран через проектор в этом сценарии работает почти без перерыва: кадры сотрудников в паузах, вопросы викторины, силуэты стран, счёт команд, итоги ставок. Пока картинка объясняет правила сама, ведущему не нужно повторять их голосом по три раза, а зал не переспрашивает соседей.

Проверьте заранее одну вещь — интернет в зале. Если сигнал слабый, попросите площадку выделить гостевую сеть и раздайте её название на карточках вместе с кодом входа.

Подводки и тосты для тех, кто весь год провожает других

Тон здесь тёплый и без пафоса. Работают простые вещи: признать, что сезон был тяжёлым, и назвать это словами. Реплики, которые я переписываю под каждую компанию.

• «Сезон закрыт. Впервые за семь месяцев можно выключить звук на телефоне. Не на весь вечер, я понимаю, но хотя бы на час.»
• «За людей, которые весь год отправляли других к морю и сами до него так и не доехали. Сегодня море пришло к вам само, правда, в виде банкетного зала.»
• «Отдельно за визовый отдел. Вы объясняете одно и то же по двести раз в день и ни разу за сезон не повысили голос. Я так не умею.»
• «За гидов. Вы работаете с группой, которая устала, промокла и хочет есть, и умудряетесь удержать её внимание. После этого мой микрофон выглядит лёгкой профессией.»
• «Следующий конкурс для тех, кто умеет продать что угодно. Проверим, насколько «что угодно» — это правда.»
• «Достаём телефоны. Сегодня это не нарушение, а часть программы.»

Подводки держите короткими: одна фраза про суть, одно правило, старт. Длинные вступления зал в таком состоянии просто не слушает.

Финальный тост сделайте про людей, а не про показатели. Одно предложение о том, что чужие поездки складываются из их будней, и переход к танцам.

Директор, руководители офисов и новички: кого выводить к микрофону

Иерархия в туристической компании обычно короткая: собственник или директор, руководители офисов и направлений, менеджеры, стажёры. Но дистанция между уровнями бывает заметной, особенно если компания выросла из одного офиса и часть людей работает с самого начала.

Кого звать смело

Менеджеров по продажам и гидов — они привыкли говорить и не теряются. Экскурсовод, вытащенный на импровизацию, часто становится звездой вечера. Маркетинг выходит охотно, потому что заодно снимает контент.

Кого не трогать

• Собственника и директора за пределами приветственного слова и вручения наград.
• Бухгалтерию и сотрудников бэк-офиса, если они пришли впервые и никого толком не знают.
• Специалистов визового отдела, если конкурс построен на скорости и публичном промахе. У них работа с документами, где ошибка стоит дорого, и публичный промах воспринимается тяжелее, чем кажется.
• Дежурных, у которых сегодня группа в пути.
• Тех, кто в этом сезоне закрывал сложные ситуации с клиентами и до сих пор к ним возвращается мыслями.

Как обращаться

К руководителям на «вы» и по имени-отчеству, к остальным по имени, если компания молодая и все на «ты» между собой — уточните это заранее у организатора одним вопросом. В сетевых компаниях спросите, как правильно называть офисы: у них часто есть внутренние имена по улицам или районам, и звучат они в зале роднее, чем официальные.

Чек-лист подготовки к вечеру туристической компании

Порядок сборки такого праздника. Часть пунктов упирается в сбор материала от самих сотрудников, поэтому начинать надо недели за три.

1. 1

   Уточните состав зала: сколько офисов, сколько человек от каждого, приедут ли гиды и сотрудники отелей.

2. 2

   Соберите фотографии из поездок у сотрудников — на это уходит две недели и три напоминания.

3. 3

   Согласуйте номинации с руководителем и проверьте, что ни один офис не остался без упоминания.

4. 4

   Договоритесь, что цифры по офисам публично не сравниваются.

5. 5

   Соберите анонимные цитаты сотрудников и клиентов для «Кто это сказал», обезличенные и добровольные.

6. 6

   Подготовьте кадры и силуэты стран, проверьте, чтобы среди них не было слишком очевидных.

7. 7

   Составьте подборку кодов аэропортов двумя уровнями сложности.

8. 8

   Проверьте все факты викторины: только устойчивые данные, ничего про визовые правила и цены.

9. 9

   Закупите реквизит для «Собери чемодан»: два чемодана и гора вещей на все сезоны.

10. 10

    Заранее откройте комнату для гостей и прогоните все игры на своём телефоне.

11. 11

    Уточните, кто сегодня на дежурстве, и вычеркните этих людей из сценарных выходов.

12. 12

    Заложите в расписание тихий блок и не отдавайте его под дополнительный конкурс.