Как пользоваться CRM для ведущего: пошаговая инструкция

Что такое CRM простыми словами и зачем она ведущему

Давайте без умных слов. CRM — это просто программа-помощник, в которой в одном месте лежат все ваши заказы. Раньше информация о празднике была разбросана: имя клиента в телефоне, дата в голове, сумма на бумажке, договор в почте. CRM собирает всё это на одном экране. Открыли — и сразу видите: кто заказчик, когда и где праздник, сколько денег вы получите и на каком этапе находится сделка.

Думайте о CRM как об умном ежедневнике специально для ведущего. Обычный ежедневник просто хранит записи. А эта программа ещё и считает за вас: сама вычитает аванс из гонорара и показывает остаток, сама напоминает, что через два дня доплата, сама предупреждает, если вы случайно ставите два праздника на одну дату. Вам не нужно ничего держать в голове — программа держит это за вас.

В PULTEVENT вся эта система живёт в личном кабинете. Основной экран — раздел «Календарь мероприятий», где ваши заказы разложены по датам. А рядом, в блоке «🗂 CRM ведущего», собрано всё остальное: база клиентов, воронка сделок, задачи и центр напоминаний. Не пугайтесь этих названий — дальше мы разберём каждое из них по-человечески и покажем, куда нажимать.

Зачем это ведущему? Чтобы перестать терять деньги и нервы. Забытая доплата — это ваши недополученные тысячи рублей. Двойное бронирование — это испорченная репутация и подведённый клиент. Потерянный контакт — это упущенный повторный заказ. CRM закрывает все эти дыры, а вы освобождаете голову для главного — для самих праздников.

Шаг 1. Регистрация и вход

Начнём с самого простого — с входа. Регистрация занимает пару минут, и, что важно для новичка, ничего платить сразу не нужно. После регистрации вам открывается полный доступ на 48 часов бесплатно, и банковскую карту вводить не требуется. Это сделано специально: вы спокойно пробуете, заводите пару заказов, смотрите, удобно ли вам, и только потом решаете, оставаться ли на подписке.

Сама подписка после пробного периода начинается от 3000 рублей — но пока вы просто знакомитесь, об этом можно не думать. Заведите пробные заказы, потыкайте кнопки, ничего не сломается. Вот что нужно сделать, чтобы попасть внутрь:

1. 1
   Откройте страницу регистрации.

   Нажмите кнопку «Попробовать бесплатно 48 часов» на этой странице или на главной сайта. Откроется простая форма.

2. 2
   Введите почту и придумайте пароль.

   Больше ничего не нужно — ни карты, ни паспортных данных. Запишите пароль, чтобы не забыть.

3. 3
   Подтвердите и войдите.

   После регистрации вы сразу попадаете в личный кабинет. Отсчёт 48 бесплатных часов пошёл — можно работать.

4. 4
   Найдите раздел «Календарь мероприятий».

   Это ваш главный экран. Именно отсюда вы будете вести все заказы. Ниже — что делать дальше.

Если вы уже регистрировались раньше, просто нажмите «Войти» вверху страницы и введите свою почту с паролем. Всё, вы внутри. Переходим к самому интересному — заведём ваш первый заказ.

Шаг 2. Добавляем первое мероприятие в календарь

Мероприятие — это и есть ваш заказ: одна свадьба, один юбилей, один корпоратив. Чтобы завести его, зайдите в раздел «Календарь мероприятий». Перед вами будет календарь с датами, как в обычном телефоне. Добавить праздник можно двумя одинаково простыми способами: нажать на нужную дату прямо в календаре или нажать кнопку добавления мероприятия. Откроется карточка, куда вы впишете детали заказа.

Не переживайте, что нужно заполнить много всего. Обязательно только самое главное — дата. Остальное можно вписать сейчас, а можно вернуться и дополнить позже, когда узнаете подробности у клиента. Вот основные поля, которые вы увидите:

1. 1
   Дата.

   День праздника. Если вы кликнули по дате в календаре, она уже подставится сама.

2. 2
   Время.

   Во сколько начало. Помогает не перепутать, если в один день два заказа — например, утренник днём и юбилей вечером.

3. 3
   Тип.

   Что за праздник: свадьба, юбилей, корпоратив, детский день рождения. Так заказы удобно различать с одного взгляда.

4. 4
   Название.

   Короткая подпись для себя, например «Свадьба Ивановых» или «Юбилей 50 лет, Марина».

5. 5
   Адрес.

   Где проходит праздник: название ресторана или адрес площадки. Пригодится в день мероприятия, чтобы не искать.

Заполнили, сохранили — и заказ появился в календаре на своей дате. Поздравляем, вы только что завели первое мероприятие в CRM. Кстати, здесь же работает защита от двойного бронирования: если вы попробуете поставить второй праздник на уже занятую дату, программа предупредит вас об этом. Так вы никогда случайно не пообещаете двум клиентам одну и ту же субботу.

Шаг 3. Заносим деньги и статус сделки

Теперь самое приятное — деньги. Откройте карточку своего мероприятия (просто нажмите на него в календаре), и вы увидите, что она раскрывается: появляется блок «Деньги, контакты, тайм-лайн вечера». Здесь вы вписываете финансы по заказу, и дальше программа считает всё за вас.

Логика простая. Вы вписываете два числа: общий гонорар (сколько всего стоит ваша работа) и аванс (сколько клиент уже внёс при бронировании). Всё остальное программа делает сама:

• Остаток к доплате считается автоматически: гонорар минус аванс. Вам не нужно доставать калькулятор — сумма, которую клиент ещё должен, всегда перед глазами.
• Напоминание о доплате программа показывает сама, чтобы вы не приехали на праздник и не забыли забрать остаток. Забытая доплата — это ваши потерянные деньги, и как раз от этого система вас страхует.
• Контакты клиента (телефон, имя) вы вписываете тут же, чтобы не искать их в переписке, когда нужно позвонить.

Рядом с деньгами есть ещё одна важная вещь — статус сделки. Это просто отметка, на каком этапе находится заказ. Она помогает с одного взгляда понимать, что происходит с каждым клиентом. Статусы идут по порядку, как ступеньки:

1. 1
   Лид.

   Человек только написал или позвонил, интересуется. Ещё ничего не решено.

2. 2
   Подтверждён.

   Клиент согласился, дата за ним, договорились о работе.

3. 3
   Аванс.

   Клиент внёс предоплату — бронь закреплена деньгами.

4. 4
   Проведён.

   Праздник состоялся, вы отработали.

5. 5
   Закрыт.

   Всё оплачено, вопросов нет, сделка полностью завершена.

Меняете статус по мере движения заказа — и всегда видите полную картину: кто из клиентов пока только думает, кто уже внёс аванс, а с кем всё закрыто. Ничего не теряется и не забывается.

Шаг 4. Заносим договор автоматически — самое главное

А вот и та функция, ради которой многие ведущие и приходят в PULTEVENT. Обычно, чтобы завести заказ, нужно вручную переписать из договора дату, имя клиента, сумму, адрес — это скучно и легко ошибиться. Здесь всё иначе: программа сама прочитает ваш договор и заполнит карточку мероприятия за вас. Вам останется только проверить. Вот как это работает по шагам:

1. 1
   Зайдите в раздел «Календарь».

   Найдите кнопку «📄 Занести договор автоматически (PDF/Word)» и нажмите её.

2. 2
   Нажмите «Загрузить PDF или Word».

   Откроется окно выбора файла на вашем компьютере или телефоне.

3. 3
   Выберите файл договора.

   Это может быть договор в формате PDF или Word. Программа его прочитает.

4. 4
   Поля заполнятся сами.

   Дата, имя клиента, сумма, адрес — всё подставится в карточку автоматически, вручную переписывать ничего не нужно.

5. 5
   Проверьте и нажмите «Добавить в календарь».

   Пробегитесь глазами, всё ли верно, поправьте если надо — и сохраните. Заказ в календаре.

Маленький, но важный совет для новичка. Чтобы программа читала договор идеально, в том же разделе есть кнопка «Скачать шаблон договора». Скачайте этот готовый шаблон, работайте с клиентами по нему — и авто-занос будет срабатывать безупречно, потому что программа заранее знает, где в этом шаблоне что находится. Свои договоры тоже читаются, но с фирменным шаблоном результат самый точный.

И отдельно подчеркнём важное про безопасность, потому что этот вопрос волнует всех. Здесь не используется искусственный интеллект. Разбор договора идёт по чётким правилам на нашем сервере — программа просто знает, в каком месте документа обычно стоит дата, где сумма, где имя. Ваш файл никуда не отправляется на сторону, не передаётся посторонним сервисам. Данные ваших клиентов остаются вашими. Хотите глубже разобраться в этой функции — почитайте отдельный разбор про распознавание договора для ведущего.

Шаг 5. База клиентов, воронка и центр напоминаний

Когда у вас накопится несколько заказов, начинается настоящая магия — программа сама наводит порядок. Разберём три инструмента из блока «CRM ведущего», которые для этого нужны. Пугаться названий не стоит, всё проще, чем звучит.

База клиентов

Это список всех людей, для которых вы работали. Самое удобное — её не нужно вести вручную. База собирается сама из ваших мероприятий: как только вы добавили праздник с именем и контактом клиента, человек автоматически появляется в базе. Там же видно, сколько раз он у вас заказывал и на какую сумму. Так вы сразу узнаёте постоянных клиентов и понимаете, кто приносит вам больше всего. Подробнее о том, как это устроено, — в статье про календарь заказов для ведущего.

Воронка сделок

Помните статусы из третьего шага — лид, подтверждён, аванс, проведён, закрыт? Воронка — это просто наглядная картина всех ваших заказов, разложенных по этим этапам. Одним взглядом вы видите: сколько клиентов сейчас только думают, сколько уже подтвердили, сколько внесли аванс. Это помогает понимать, много ли у вас работы впереди и на кого стоит нажать, чтобы довести сделку до конца.

Центр напоминаний «Требует внимания»

Это ваш личный сторож. Программа сама собирает сюда всё, что нельзя упускать: у кого скоро праздник, кто не внёс аванс, где ждёт доплата, с кем давно не связывались. Вместо того чтобы держать всё это в голове, вы просто заглядываете в блок «Требует внимания» — и сразу видите, что нужно сделать сегодня. Ничего не забывается и не теряется.

Вместе эти три инструмента превращают разрозненные заметки в понятную систему. Если хотите увидеть общую картину того, как всё это связано, посмотрите обзор CRM-системы для ведущих.

Шаг 6. Добавляем задачу с дедлайном

Последний инструмент, который сильно облегчает жизнь, — задачи. Праздник — это не только сам вечер. До него нужно созвониться с клиентом, согласовать сценарий, забрать реквизит, напомнить про доплату. Легко что-то упустить в суете. Чтобы этого не случилось, в CRM есть простые задачи с дедлайном — то есть со сроком, к которому дело нужно сделать.

Работает это как список дел, но привязанный к вашим заказам. Добавить задачу проще простого:

1. 1
   Откройте раздел задач в блоке «CRM ведущего».

   Или добавьте задачу прямо из карточки нужного мероприятия.

2. 2
   Напишите, что нужно сделать.

   Коротко и понятно: «Позвонить невесте», «Забрать аванс», «Согласовать музыку».

3. 3
   Поставьте дедлайн.

   Дату, к которой дело должно быть сделано. Например, за три дня до праздника.

4. 4
   Сохраните.

   Задача попадёт в список, а если срок подходит — программа подсветит её в центре напоминаний «Требует внимания».

Так вы не забудете ни одного важного дела, а вся подготовка к празднику будет разложена по полочкам. Вот и всё — вы прошли путь от регистрации до полноценного ведения заказов. Теперь ваши праздники, деньги и клиенты в одном месте, а голова — свободна.